Доска VK WorkSpace для компаний: защита данных, управление правами и совместная работа

Как использовать сервис в компаниях любого масштаба — от стартапов до промышленных гигантов. Рассказываем о расширенных возможностях Доски для бизнеса и распределенных команд

Привет! На связи команда VK WorkSpace — платформы для корпоративных коммуникаций и совместной работы сотрудников от VK Tech. В платформу входят почта с календарем и адресной книгой, мессенджер, видеоконференции, диск с редактором документов, опросы, заметки, задачи, проекты и доска.

Доска VK WorkSpace — один из инструментов платформы, интерактивное пространство для визуализации идей, задач и решений. Доска входит в единую подписку на все сервисы VK WorkSpace.

Доска — это уже не вспомогательный инструмент, а полноценная рабочая среда для стратегического планирования, брейнштормов и оперативных совещаний. Мы провели исследование на 36 000 пользователях и выяснили, что визуальная организация контента становится новой нормой деловой коммуникации. Команды используют онлайн-доски, чтобы редактировать контент в режиме реального времени, создавать интеллект-карты и структурировать процессы.

В Доске VK WorkSpace можно создавать любое количество онлайн‑досок и работать на них вместе с коллегами. Ниже — несколько типовых сценариев.

Мозговые штурмы. На доске удобно фиксировать идеи, группировать результаты с помощью фреймов и быстро приводить хаотичное обсуждение к структуре. В помощь команде — готовые шаблоны и инструменты редактирования: карандаши, текстовыделители, фигуры, стикеры, тексты, файлы и многое другое.

Например, шаблон «Голосование точками» подойдет для быстрой приоритизации идей

Онбординг новичков. Можно собрать «доску‑навигатор»: оргструктура, контакты коллег, база знаний, ссылки на корпоративные политики, чек‑лист задач на первую неделю — всё в одном пространстве и в понятном визуальном формате.

Дорожные карты. На Доске удобно собирать роадмапы — с описанием стратегии и этапами развития проектов. Для совместной работы есть комментарии и реакции, а связи между блоками можно отметить стрелками.

Ретро. Шаблоны быстрого и командного ретро помогают подвести итоги квартала или года. А общие таймеры — держать обсуждение в заданном темпе и не расползаться по деталям.

UML-диаграммы деятельности. Команда может проектировать процессы и схемы прямо на доске: добавлять фигуры для обозначения этапов, прикреплять файлы с инструкциями, выделять цветом критичные шаги.

Во многих b2c‑досках на этом сценарии обычно и заканчиваются. Но бизнесу нужны дополнительные опции: быстрый перенос данных, управление доступами, защита конфиденциальной информации и контроль действий пользователей. Все это есть в обновленной Доске VK WorkSpace.

Раньше Доска была доступна только в облачной версии платформы. Сейчас сервис получил и версию On‑Premise — для развертывания в контуре заказчика. Это важно для крупных компаний, которые размещают ПО в собственной ИТ‑инфраструктуре, чтобы усилить контроль над данными и соблюдать строгие регуляторные требования.

В VK WorkSpace — гибкая линейка тарифов. Компания может выбрать подходящий набор опций под текущие задачи, а затем масштабироваться и переходить на более функциональные решения без лишних трат. С Доской может работать любое количество пользователей:

✅ На тарифе «Базовый» пользователи могут создавать неограниченное количество онлайн-досок.

✅ На тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный» можно создавать любое количество онлайн-досок, а также добавлять неограниченное количество команд.

Команды — это рабочие группы пользователей с общими досками. Создавать команды и приглашать в них коллег может любой сотрудник, зарегистрированный на платформе.

Если компания выбирает SaaS‑версию, она может быть спокойна за соответствие требованиям к хранению данных. Дата‑центры VK Tech сертифицированы по стандарту Tier III, находятся в России и соответствуют 152‑ФЗ.

Если компания переходит из Miro, ей важно сохранить не только контент, но и структуру работы команд: кто к каким доскам подключен и с какими ролями. В Доске VK WorkSpace для этого предусмотрена массовая миграция — с переносом всей структуры команд и досок, выданных доступов к доскам и ролей пользователей в командах. Опция реализована через скрипт, а не через Miro API — это обеспечивает полную автоматизацию процесса.

Для запуска миграции нужно, чтобы корпоративная учетная запись в Miro соответствовала доменной учетной записи в VK WorkSpace, а у сотрудников были адреса внутри домена. Чтобы воспользоваться опцией, нужно отправить запрос в службу поддержки, получить файл со скриптом и загрузить его в соответствующий раздел панели администратора. Опция доступна на тарифе «Индивидуальный».

Когда онлайн-доски становятся рабочим инструментом для нескольких команд или целого предприятия, важно понимать, кто и что делает в сервисе, а также управлять доступами централизованно — без ручной настройки на каждой доске.

Логирование и аудит. В Доске VK WorkSpace доступны логи действий пользователей: вход в сервис, просмотр, изменения контента и события, связанные с настройками прав доступа. В On-Premise-версии логи Доски находятся в отдельном разделе, а в SaaS есть общий раздел «Аудит-логи» для всех сервисов. Опция дает базу для расследования инцидентов и регулярного контроля: можно видеть, кто и когда выполнял действия с досками, находить подозрительную активность и оценивать риски утечек конфиденциальных данных.

При выгрузке администратор может задать параметры логов:

Команды и доступы. Все команды на домене автоматически отображаются в панели администратора. Администратор может просматривать их списком, находить по названию, просматривать состав и роли участников, контролировать и менять типы доступов, закрывать доступ к команде для новых пользователей. Также можно предоставить доступ к команде внешним пользователям или только коллегам.

Там же можно сменить владельца команды — например, если сотрудник перешел в другое подразделение или покинул компанию.

Единый вход (SSO). В VK WorkSpace поддерживается SSO по протоколу OpenID Connect. Это позволяет пользователям входить в сервисы по единому логину и паролю, а администраторам — централизованно управлять доступами и при необходимости подключать многофакторную аутентификацию для защиты от утечек и кибератак.

В обновленной Доске появились дополнительные фишки, которые упрощают совместную работу с корпоративным контентом — особенно когда его становится много и необходимо структурировать информацию.

Режим презентации. На досках можно собирать презентации с помощью фреймов: один фрейм — один экран или слайд. В режиме презентации объекты вне фреймов (комментарии, фигуры, стикеры, изображения и др.) отображаться не будут — это помогает аккуратно показывать «визуальную» часть и не отвлекаться на рабочие элементы. Слайды можно менять местами, просто перетаскивая их курсором мыши.

Шаблоны. Пользователям доступен набор предустановленных шаблонов: воронка продаж, голосование точками, таблица 4 × 4, карта концепций, карта взаимодействия, быстрое и командное ретро, Business MindMap, SWOT-анализ, канвас бизнес‑модели, приоритизация, оргструктура, CJM и другие. В облачной версии Доски пользователи теперь могут создавать собственные шаблоны и сохранять их в списке.

Поиск по доске. Встроенный поиск помогает быстро находить элементы на доске, если контента много и визуально ориентироваться сложно.

История версий. В облачной версии сервиса владельцы досок могут отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям. Для этого нужно открыть список «Дополнительные функции» рядом с названием доски и выбрать пункт «История изменений». Это помогает работать с контентом и быть уверенным, что при необходимости можно «откатить» доску к исходному состоянию.

Вставка таблиц из сторонних редакторов. Таблицы можно переносить на доску в пару действий — через «Ctrl + C → Ctrl + V». Это экономит время, когда нужно быстро перенести данные из привычных инструментов в визуальный формат и продолжить обсуждение уже на онлайн‑доске.

Если вы выбираете онлайн‑доску для компании, имеет смысл смотреть не только на инструменты для командных сессий, но и на то, как сервис живет в корпоративном контуре: на миграцию, доступы, аудит, SSO, варианты развертывания. Подробнее о Доске VK WorkSpace вы можете узнать на сайте →

Вы можете подключиться к VK WorkSpace и протестировать все возможности платных тарифов за 1 ₽ в течение 30 дней.

Протестировать за 1 ₽ →

А какими сервисами для работы вы пользуетесь? Нравится ли вам, когда несколько рабочих инструментов собраны в единую экосистему и доступны в режиме одного экрана?