Электронный документооборот. Что это и как работает!

Всем привет! В этой статье раскрою тему: Электронный документооборот. Что это и как работает!

С вами Станислав Сергейкин, рассказываю про сервисы Контура. Подписывайтесь! Будете знать, как работать с ними.

Давайте без воды приступать к теме статьи. Электронный документооборот — это система создания, передачи, хранения и обработки документов в электронном виде. Она позволяет автоматизировать весь процесс документооборота, включая отправку и получение документов, их хранение и архивацию, а также интеграцию с различными процессами компании.

Теперь скажу простыми словами, как это понимаю я. Например, нужно отправить и подписать документ. Как это происходит без электронного документооборота? Сначала нам нужно распечатать документ, подписать от руки и отправить (по почте либо транспортной компанией). Вторая сторона забирает, также подписывает от руки и отправляет нам. Все это занимает время, а главное деньги.

С помощью электронного документооборота весь обмен документами происходит электронно (по интернету). Это намного дешевле, быстрее, удобнее.

Всегда пользовался Диадок. Полностью устраивает. Ниже представлен скриншот моего личного кабинета в данном сервисе. Контур Диадок — это один из операторов для электронного документооборота, пользуюсь им примерно с 2020 года.

Хотите также отправлять и подписывать документы?
Переходите по ссылке https://kontur.ru/diadoc?p=w35383 и получите 25 исходящих документов на 30 дней бесплатно!

Переходим по ссылке https://kontur.ru/diadoc?p=w35383 , где нас встречает главная страница, и нажимаем «Попробовать бесплатно». Затем вводим данные нашей компании и начинаем пользоваться этим сервисом.

Теперь переходим к теме: «Как работает электронный документооборот». Покажу в своем личном кабинете весь процесс работы.

Допустим, нам нужно отправить документ. Для этого жмем «Новый документ» (его можно либо перетащить с компьютера, либо создать в редакторе). Документ мы с вами загрузили, затем идет пункт «Отправить», то есть кому этот документ мы хотим прислать. Здесь мы вводим либо название организации, либо ИНН.

Потом мы выбираем тип документа, ну давайте, допустим, акт. Выбрали акт и заполняем все поля (номер документа, валюта, сумма и т. п.). Если мы выберем любой другой, например, договор, то, соответственно, поля поменяются.

Поэтому выбираем нужный тип документа и заполняем все разделы. Далее нам остается нажать «Подписать» и отправить снизу. На этом всё. Мы подписали и отправили документ нашему контрагенту за один клик. Вторая сторона заходит в личный кабинет своего оператора и также просто подписывает этот документ. Как я раньше говорил, это намного быстрее, дешевле и удобнее.

Здесь также можно несколько документов объединить в одну папку и отправить все за один раз.

Рассмотрим поподробнее интерфейс. Вот у нас был новый документ,который мы уже с вами создавали, входящие, то есть это те документы, которые нам пришли. Есть исходящие документы, те, которые мы отправили, внутренние (документы внутри вашей компании, между сотрудниками и т. п.). Черновики, здесь всё понятно, те документы, которые мы сохранили как черновики. Также присутствуют удаленные документы, которые удалили когда-то. В основном, это весь интерфейс, который отвечает за отправку документов.

Рассмотрим основные виды электронного документооборота:

1) Внутренний;

Предназначен для ведения делопроизводства внутри компании. В нем участвуют только сотрудники и руководство компании. Обмениваются приказами, заявлениями, служебными записками.

Внутренний документооборот почти не регламентируется законодательством. В компаниях свои особенности, правила его использования.

2) Внешний;

Документооборот с контрагентами, к которым относятся партнеры, клиенты, поставщики и т. п. Компании направляют друг другу договоры, счета, акты и т. п. Благодаря использованию электронной подписи (ЭП) передаваемая документация имеет юридическую значимость.

3) С государственными органами.

Из названия понятно, что это документооборот с государством. Большинство ведомств и госорганов уже принимают электронную документацию. Например, ФНС.

На этом тему: Электронный документооборот. Что это и как работает! я раскрыл! Надеюсь, что эта статья была полезна для вас!

Подписывайтесь на соц. сети:

ВКонтакте: https://vk.com/stas_sergeykin
Телеграм: https://t.me/promarketing_biz

Бесплатная консультация по маркетингу:

Телеграм: https://t.me/sergeykinmarketing
Телефон: +7 920 334 34 44
WhatsApp: https://wa.me/79203343444

Сайт: https://sergeykin-marketing.ru