Приложение для инвентаризации имущества: как проводить «ревизию» на предприятии в 3 раза быстрее

Ежегодная инвентаризация имущества превращается для компаний в многодневный стресс. Представьте: сотрудники отвлекаются от своих задач, чтобы дни напролет пересчитывать стулья, компьютеры или станки по бумажным описям. В результате — человеческие ошибки и данные, которые не соответствуют действительности. А ведь современные средства автоматизации позволяют проводить пересчет активов организации в 3 раза быстрее и с абсолютной точностью. Процесс выглядит просто: сотрудник с ТСД быстро сканирует штрих-коды или RFID-метки, и сведения в реальном времени попадают в «1С». В статье расскажем, как наше приложение для автоматизации учета имущества DM.Invent помогает превратить хаос «ревизии» в быструю и четкую процедуру.

Традиционный сценарий проведения «ревизии» на предприятии включает несколько трудоемких этапов. Инвентаризация имущества начинается с подготовки: в «1С» создают документ с перечнем активов, подлежащих проверке (форма ИНВ-1), распечатывают бумажные описи. Эти листы передают сотрудникам, которые отправляются пересчитывать активы и фиксировать их состояние. После многодневного обхода заполненные формы возвращают в бухгалтерию.

Следующий шаг — механический перенос данных из бумажных описей в систему «1С». На это уходят долгие часы: нужно аккуратно ввести в базу собранные сведения. После того как информация окажется в системе, формируют сличительную ведомость (форма ИНВ-18) и выявляют расхождения. Каждая ошибка в описи, неразборчивая цифра или опечатка при вводе искажает итоговую картину. Бухгалтер выполняет двойную работу, а инвентаризация имущества растягивается на недели, превращаясь в рутину, которая отвлекает от более важных задач.

Современные инструменты для инвентаризации ОС — специализированное оборудование и ПО — позволяют помочь бухгалтеру полностью исключить бумажную волокиту и ручной ввод. Речь идет как о сборе точных данных с местонахождения активов, так и об их автоматическом переносе в систему. Основой такого подхода является предварительная маркировка имущества специальными идентификаторами — штрих-кодами или RFID-метками.

Когда предприятие внедряют автоматизацию учета основных средств, возникает вопрос о выборе технологии: остановиться на классических штрих-кодах или использовать RFID-метки.

Как правило, для инвентаризации офисной техники или мебели в компании подходит экономичное и простое решение — штрих-коды. Их надежность проверена временем. Но необходимость сканировать каждый идентификатор по отдельности делает проведение «ревизии» слишком медленным для больших организаций.

Основное преимущество RFID (радиочастотной идентификации) — возможность сканировать десятки меток одновременно на расстоянии, без необходимости прямой видимости. Это ускоряет проведение инвентаризации в разы, особенно в крупных компаниях.

Приложение для инвентаризации DM.Invent — программное обеспечение из линейки DataMobile, которое разработано для ТСД на Android. Софт синхронизируется с «1С», позволяя выгрузить документ инвентаризации на мобильное устройство, а после сбора данных — отправить результаты пересчета ОС обратно в учетную систему.

Мы сделали приложение для проведения инвентаризации настоящим помощником, который берет на себя всю рутину. Вот как это работает:

1. Вы выгружаете на ТСД перечень основных средств из «1С» — например, только по одному офису или цеху или материально ответственному лицу (МОЛ). Не придется листать всю базу предприятия — вы работаете только с нужной выборкой.

2. В процессе проведения «ревизии» мобильная программа для ТСД фиксирует факт наличия ОС. Сразу можно изменить место хранения оборудования, назначить нового МОЛ или списать изношенное имущество, прикрепив фотографию для обоснования.

3. После завершения результаты — фактические остатки, комментарии, фото — выгружаются в «1С» одним кликом. Система автоматически формирует необходимые документы, и бухгалтеру не приходится часами вводить данные вручную.

Наше программное обеспечение для ТСД не просто инструмент для идентификации ОС, а мобильная система управления активами компании. Приложение для инвентаризации берет на себя рутинную работу, позволяя сотрудникам сосредоточиться на анализе данных, а предприятию — получать достоверную информацию.

С помощью стандартных средств «1С» можно присваивать объектам штрих-коды и печатать этикетки на стационарном принтере, но процесс привязан к рабочему месту. Мобильное приложение DM.Invent позволяет проводить маркировку «в полях». Сотрудник может сгенерировать штрих-код для нового объекта непосредственно на ТСД и сразу распечатать этикетку на мобильном Bluetooth-принтере.

Маркировка объектов с помощью RFID-меток с нашим приложением для ТСД происходит в таком порядке:

Таким образом, наше программное обеспечение для инвентаризации помогает подготовить к ней основные средства предприятия, независимо от выбранной технологии.

Мобильное приложение для ТСД устанавливают на мобильные устройства с операционной системой Android. Выбор оборудования зависит от применяемой технологии — штрих-коды или RFID.

Если достаточно работы со штрих-кодами, оптимальное решение — приобретение готового комплекта с годовой подпиской на DM.Invent. Это избавляет от необходимости самостоятельного подбора совместимых компонентов.

Например, Комплект Учет основных средств с ТСД iData включает популярный терминал iData K3S с физической клавиатурой и аккумуляторной батареей на 5 000 мАч. Подходит для работы со штрих-кодами в офисах, госучреждениях, на производственных предприятиях.

Комплект Учет основных средств с ТСД «АТОЛ» предлагает популярное российское оборудование — можно выбрать модель терминалов, например, АТОЛ Smart.Slim или АТОЛ Smart.Slim Plus с коммуникационной подставкой в комплекте. Это не только обеспечивает совместимость с ПО DM.Invent, но и упрощает согласование закупки там, где важен аспект импортозамещения.

Если задача — скоростная инвентаризация имущества на крупных объектах, рекомендуем оборудование с поддержкой RFID. Примеры популярных моделей:

Независимо от выбора технологии, комбинация специализированного оборудования и программного обеспечения DM.Invent позволяет выстроить эффективную систему учета основных средств.

Программное обеспечение DM.Invent трансформирует подход к управлению активами организации. Основные преимущества, которые получает компания:

Автоматизация учета ОС — инвестиции в точность и прозрачность контроля имущества организации. С DM.Invent компания получает надежный инструмент для управления активами.

Подпишитесь на канал и читайте больше полезных материалов о применении IT-технологий на предприятии.