Как мы за 3 недели помогли увеличить прибыль компании

Разработали простую систему управленческого учета за небольшие деньги. В результате собственник моментально видит отдачу от бизнеса и понимает, как увеличить прибыль от торговых центров.

К нам обратился собственник трех торговых центров, сдает в аренду площади разных масштабов: от помещения до целого этажа. За каждым объектом недвижимости закреплен администратор. Он ведет оперативный учет денежного потока в своем центре: вносит данные об арендаторах, о доходах и расходах в Excel файл. В результате вся информация о контрагентах, исходящих и входящих платежах хранится в трех не связанных между собой таблицах.

Проблема, с которой столкнулся клиент

Собственник не видит общей картины рентабельности своего бизнеса

Поскольку таблицы администраторов не связаны между собой, и нет единого отчета с итоговыми цифрами, собственнику приходится вручную собирать и сводить данные о доходах, расходах и капитальных затратах по отдельному торговому центру и в общем по компании. Это занимает много времени, не позволяет оперативно оценить отдачу от каждого объекта и быстро принять эффективные стратегические решения для дальнейшего развития.

Рецепт для лечения системы управленческого учета

За один месяц разработать простую и экономичную систему учета, которая позволит собирать и обобщать информацию о результате работы центров в общем и каждого в отдельности. В итоге собственник сможет оперативно оценивать рентабельность своего бизнеса. Новое решение состоит из трех элементов:

Что сделали, чтобы достигнуть поставленные задачи

Эти отчеты автоматически обмениваются данными с файлами администраторов, поэтому клиент видит всегда актуальную информацию.

Каких результатов достигли

Проект реализовали за 3 недели. Используя бесплатные инструменты Google Data Studio и Google таблицы, мы создали экономичный вариант учета, который позволяет быстро провести бизнес-анализ и принять верные решения. С помощью новой системы ведения управленческого учета собственник:

1. Система учета деятельности торговых центров

Рабочий файл для администратора состоит из следующих листов:

Пример справочников

На скриншоте приведены тестовые значения, поскольку данные о компании клиента конфиденциальны

Позволяет отследить все соглашения, заключенные с каждым контрагентом: администратор вносит информацию как об арендаторах, так и заключенных с ними договорах

В процессе ведения учета его можно легко и быстро дополнять другими статьями.

Примеры вкладок о доходах и расходах

Администратор вносит плановые показатели по выручке и указывает вариант поступления денежных средств.

Зеленый столбец — этаж, на котором расположено арендуемое помещение, определяется автоматически при указании арендатора (столбец А) и номера договора (столбец В).

В этой вкладке столбцы от A до G заполняются автоматически, исходя из ранее введенных данных во вкладке «Учет плановой выручки». Чтобы увидеть данные о полученной выручке (К) и остатке после оплаты (J), необходимо указать только дату платежа и его фактическую сумму (столбецы H и I соотвественно).

В столбце «Выручки» внедрили важную и удобную автоматизацию: если клиент внес предоплату (обеспечительный платеж), то эта сумма автоматически появляется в столбце «Выручка», когда наступает указанный расчетный месяц.

В этой вкладке администратор ведет учет расходов закрепленного за ним торгового центра. Удобна тем, что большинство данных не нужно заполнять вручную, а выбирать из представленных вариантов: столбцы A, B, D и F сделаны в виде выпадающих списков, которые формируются из соответствующих справочников.

В этой вкладке капитальные вложения учитываются с автоматическим расчетом амортизации. Администратор выбирает из готового списка нужную статью затрат, указывает ее сумму и дату списания средств, а также количество месяцев, когда будет начисляться амортизация.

2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

На основе Google таблицы создали Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), куда данные попадают автоматически из учетных файлов администраторов. Этот файл содержит:

Показывает результат деятельности всей организации по годам и месяцам. Чтобы увидеть данные по конкретному месяцу, нужно выбрать конкретный год, нажать на значок «+» в верхней части экрана и выбрать из списка месяц.

Выглядит аналогично общему ОПиУ с данными по конкретному центру.

3. Единая панель (дашборд) ключевых показателей

Дашборд содержит пункты меню для переключения между отчетами, всего их 7:

Пример панели — общего отчета

На скриншоте приведены тестовые значения, поскольку данные о компании клиента конфиденциальны

На любом графике при наведении курсора всплывает дополнительное окно, в котором видна детализация данных в конкретной точке.

Панель — отчет по торговому центру

По показателям аналогична общему отчету.

Пример панели — отчет с детализацией показателей по каждому центру

Если собственника не устраивают показатели «выручка», «расходы», «рентабельность», этот отчет поможет ему понять причину снижения дохода. Исходя из ключевых данных, указанных на экране, он сможет без сбора дополнительной информации провести анализ следующих данных:

— поступления денежных средств,

— выручке по этажам и по арендаторам торгового центра,

— расходов по статьям и подстатьям.

Если вы хотите разработать аналогичную систему управленческого учета для своей организации, вы можете написать нам на данный e-mail: shmidt@salecg.com