Как мы внедрили систему адаптации сотрудников в Битрикс24 для компании из 60 сотрудников — опыт Wollmer

Привет! Я Даня Пынков – руководитель IT в Wollmer. Передо мной стояла задача упростить жизнь HR-отделу насколько это возможно. Это и Найм и Адаптация в большой компании.

Речь пойдет о Wollmer - это бренд бытовой техники и электроники, от блендеров до телевизоров. В компании сейчас 60+ человек. И выросла она с 20 до 60+ буквально за полтора года. Наши HR прошли огонь и воду за этот период, учитывая, что нужно было нанять не только новеньких, но и местами найти замену олдам.

Основная проблема была в не описанном процессе адаптации и хаосе в хранении артефактов по новичкам. Руководители новичков держали кучу информации в разных местах: резюме на HH, результаты тестирований - в переписке, какие-то свои выводы по новичку - в голове. Вышестоящий руководитель не мог оценить, кого нанял его сотрудник, только со слов сотрудника. В общем, тотал хаос.

Рассказываю, как мы выстроили систему адаптации в Битрикс24 — с нуля до автоматизации.

Я уже написал, что в 2025 году у нас сформировалась устойчивая боль: мы нанимаем людей, а полной картины по ним нет ни у кого. HR отвечал за собесы и тестирование, за адаптацию - руководитель сотрудника, за выдачу доступов - IT, за всякие проходки и прочее - офис-менеджер.

Мы быстро поняли, что система так себе:

● вышестоящее руководство не понимало, нормального ли кандидата выбрал сотрудник;

● структура адаптационных встреч не соблюдалась, про них забывали;

● документы типа NDA с новенькими подписывались не сразу;

● люди уходили из компании, а доступы к жизненно важным сервисам оставались у них и пр.

Кроме того минусы были и в самой системе адаптации, не только в хаосе:

● мало кто знал что значит “адаптация новичка” в компании Wollmer;

● не было планов вхождения в должность, четко очерченных зон ответственности новичка;

● никто не фиксировал результаты адаптации новичка и все шло будто бы по наитию.

То есть работы был вагон не только в наведении порядка, но и в создании процесса адаптации. Решение было очевидным: выстроить структурированную систему адаптации и упаковать её в единое пространство. Мы выбрали Битрикс24 как основную платформу, с которой уже работала компания.

● Вводный день сводился к "познакомься с коллегами". Никакого знакомства с экосистемами, в которых будет работать человек; никаких разъяснений зон ответственности. Человека просто за ручку водили по кабинетам и рассказывали ху из ху.

● Не было формализованного понимания, когда и как принимать решение о прохождении испытательного срока.

● Ни документации, ни стандартов оценки — только личное мнение руководителя, основанное на небольшом отрезке времени. Надо говорить, что часто после испытательного срока приходилось прощаться с людьми, потому что ну не работают как нужно?

● Новички не понимали, к кому идти с вопросами и где искать информацию. Приходилось по многу раз отвлекать руководителей.

● Топ-менеджмент не понимал, справляется новичок или нет.

Мы поставили три ключевые цели:

● Ускорить вхождение в должность и обеспечить автономность сотрудника.

● Сделать оценку адаптации прозрачной и основанной на артефактах.

● Навести порядок в источниках данных о сотрудниках через упаковку всех артефактов в Битрикс.

Я здесь коротко расскажу, я все-таки за IT отвечаю, а не HR менеджер. Дальше будет раздел с тем как мы упаковали все это в Битрикс24.

Внедрение такой системы подсветило, что адаптация нормально у нас не настроена. И мы вместе с HR отделом взялись за работу.

HR расписал все нужное для найма со своей стороны:

- резюме;

- результаты выполнения тестового задания;

- транскрибация всех собесов и протоколы по ним;

- план вхождения человека в должность. Его теперь должен был делать руководитель человека.

Также HR расписал все, что будет происходить в адаптации:

Расписания встреч и вхождения новичка в компанию.

● День 1: велком-обучение, подключение к тестам.

● День 14: первая встреча с обсуждением зоны ответственности, понимания процессов, оценки по «формуле сотрудника».

● 1,5 месяца: вторая встреча по промежуточным итогам и работе с адаптационным квестом.

● 2 месяца: самопрезентация - человек рассказывает другим сотрудникам компании чем именно он занимается.

● 2,5 месяца: адаптационный опрос. Позже мы отказались от этого этапа.

● 3 месяца: финальная встреча с руководителем и HR и решение о прохождении испытательного срока.

Тестирования, которые проходит новички. Каждый стажер проходит два обязательных теста в первую неделю:

● Тип мотивации.

● Ключевые компетенции.

Теперь задача моего IT отдела - систематизировать эти и другие артефакты, по максимуму все автоматизировать, настроить все нужные напоминания, чтобы исключить человеческий фактор.

Ну а дальше уже моя вотчина. Че делали

Сначала оформили единый регламент адаптации с четкими целями:

● Понимание ценностей компании.

● Освоение функционала и должностных обязанностей.

● Диагностика мотивации и потенциала через тесты.

● Постоянная обратная связь и контроль прогресса.

Далее зафиксировали каждый этап адаптации — от вводного дня до итоговой встречи после прохождения испытательного срока, обычно на 3 месяце.

Создали шаблон карточки стажера:

Данные о менторе, руководителе, дате выхода

● План вхождения в должность.

● Пройденные тесты, встречи, обратная связь.

Так по каждому новому сотруднику есть единое пространство, где руководитель сотрудника и руководитель выше могут посмотреть почти любую информацию: от резюме и результатов прохождения теста, до транскрибации встреч с новичком и перечисления выданных доступов. Карточка живёт в Битриксе, доступна HR и руководителю. Все статусы меняются вручную или по автоматизации.

Мы встроили в карточку напоминания на ключевые этапы, о них говорил выше:

Карточка не сможет незаметно отлежаться на первом этапе, будут напоминания, что пора бы на следующий.

Внедрили напоминания через HR-бота: он шлёт велком-сообщения, уведомления о задачах и контрольных точках. Подключили автоматическую постановку задач на заполнение самопрезентации и прохождение тестов. Все результаты фиксируются в CRM и могут быть экспортированы.

Каждый сотрудник за три месяца формирует набор материалов:

● Результаты тестов

● Адаптационный квест

● Итоги адаптационных встреч

● План вхождения и его статус

Эти артефакты — основа для принятия решения о прохождении испытательного срока.

● 100% сотрудников прошли тестирование, до этого мы просто не знали, кто прошел, а кто - нет.

● 8 из 10 стажеров успешно прошли адаптацию, понимают свою зону ответственности, знают и уверенно выполняют свои задачи.

● Руководители отделов получают регулярную и структурированную обратную связь от топ-менеджмента по каждому новому сотруднику.

● HR отслеживает зоны роста и может использовать полученные данные для развития сотрудников.

● Все артефакты по сотрудникам хранятся в одном месте.

● Формализация планов вхождения: нужно было заставить думать о результатах с первого дня. К этому не все руководители были готовы, но со временем адаптировались. Кроме того, это решило проблему “мертвых душ” - сейчас все сотрудники действительно нужные компании, а не для галочки на пару задачек в неделю.

● Поддержание актуальности карточек — требует дисциплины от HR и руководителей.

● Внедрить дашборд с визуализацией адаптации.

● Сделать автоматическую рассылку рекомендаций на основе результатов тестов.

● Интегрировать адаптацию с системой карьерных треков и оценки эффективности.

Адаптация — это не про «разместить в чате». Это про то, чтобы новичок не чувствовал себя потерянным, а компания — не теряла время и деньги. Мы собрали HRM-систему на базе Битрикс24 и доказали, что даже без отдельного IT-продукта можно выстроить управляемую, прозрачную и эффективную адаптацию.