Автоматизация инвентаризации товаров: как сократить время учета и повысить точность складских операций

Представьте, что ваш склад функционирует как отлаженный механизм, где инвентаризация товаров выполняется параллельно с другими операциями и не мешает отгружать заказы клиентам. Раньше «ревизия» могла парализовать бизнес на несколько недель, но сегодня все изменилось. Тотальная цифровизация склада и, в частности, автоматизация инвентаризации, превращает рутину в процедуру, которую можно выполнять хоть каждый день. Складской учет становится прозрачным, а руководство фокусируется на развитии продаж. В статье разберем, как провести инвентаризацию товаров без стресса и при этом получить достоверные результаты.

Инвентаризация товаров — сверка фактического наличия остатков на стеллажах с цифрами в базе. Грамотный учет товаров помогает планировать закупки без заморозки денег. Автоматизация инвентаризации превращает «ревизию» из стрессового события в технологичный процесс.

Традиционное проведение инвентаризации на складе часто превращается в настоящий кошмар. Пересчет продукции вручную вынуждает компанию останавливать отгрузки, а персонал — выходить в ночные смены. Усталость неизбежно приводит к погрешностям в описях, пропускам строк и пересортице визуально похожих номенклатурных позиций, в результате чего учет товаров становится недостоверным.

Кроме того, пока бумажные ведомости «дойдут» до офиса, ситуация на полках уже изменится. Опечатки оператора при вводе количества единиц в базу дополнительно искажают информацию, и в итоге учет товарных остатков теряет свою ценность для принятия управленческих решений.

Автоматизация инвентаризации избавляет работников от необходимости вести учет складских остатков вручную. Система фиксирует каждую отсканированную позицию. Это радикально уменьшает вероятность погрешностей, поскольку программа для инвентаризации товаров не позволяет посчитать один и тот же предмет повторно.

Кроме того, собранные сведения передаются в корпоративную базу автоматически. Это полностью исключает этап ручного переноса цифр с бумаги в «1С», когда данные часто искажаются еще сильнее. В результате повышения точности учета инвентаризация склада дает точное представление о реальном положении дел.

Автоматизация инвентаризации товаров строится на основе маркировки изделий и адресных ячеек. Каждому месту хранения и единице продукции присваивают уникальный идентификатор. Благодаря этим меткам инвентаризация склада становится абсолютно точной. Ниже рассмотрим, какие технологии применяют сегодня для реализации этой задачи.

Для считывания маркировки с изделий и ячеек применяют терминал сбора данных (ТСД) — специализированный мини-компьютер со встроенным 2D-модулем. При пересчете продукции сотрудник просто наводит луч сканера на цифровую метку, и ПО добавляет позицию в документ.

Терминал сбора данных выдерживает падения на бетонный пол, защищен от пыли и влаги. Многие модели, вроде iData K8, считывают штрих-коды даже с поврежденных этикеток. Терминал сбора данных передает собранные сведения в «товароучетку», что исключает этап ручного ввода. Так, автоматизация инвентаризации с ТСД позволяет отказаться от бумажных ведомостей, избежать случайного дублирования позиций при подсчете и внесении информации в базу.

Автоматизация складского учета опирается на штрихкодирование товаров и ячеек. При этом ТСД считывают любые коды за доли секунды. Для обязательной маркировки в соответствии с требованиями «Честного ЗНАКа» применяют идентификаторы Data Matrix. Складской учет отслеживаемой продукции с помощью ИТ-решений — условие легальной деятельности компаний, торгующих медикаментами, парфюмерией, многими продуктами питания и изделиями легкой промышленности. На крупных предприятиях также используют радиочастотные метки (RFID), позволяющие пересчитывать сотни позиций одновременно даже без прямой видимости.

Автоматизированная инвентаризация склада представляет собой поэтапный процесс, требующий предварительной подготовки. Сначала проверяют читаемость штрих-кодов адресов. Затем кладовщик проходит по маршруту и проводит пересчет остатков на складе, сканируя метки с помощью терминала. В финале результаты выгружают в «1С», где формируется документ «Инвентаризация товаров».

Проведение инвентаризации на складе требует, чтобы каждая упаковка и ячейка имели четкую маркировку. Особое внимание уделяется качеству штрих-кодов. Если его невозможно считать сканером или он неудачно расположен, автоматизированная инвентаризация склада теряет свою эффективность, поскольку кладовщик вынужден тратить время на безуспешные попытки «обработки» маркировки.

Чтобы создать качественные стикеры со штрих-кодами, рекомендуем купить термотрансферный принтер этикеток. Например, TSC ML240P, который печатает долговечные изображения в высоком разрешении. Это гарантирует мгновенное считывание кодов — учет товарных остатков остается безупречно точным.

Инвентаризация с ТСД начинается с того, что сотрудник получает на устройство задание со списком номенклатуры для проверки. Пересчет остатков на складе происходит путем простого сканирования: сначала считывает адрес ячейки, затем штрих-код с упаковки изделия. Программа для инвентаризации товаров не позволяет учесть одну позицию дважды. После этого кладовщик выгружает собранные сведения в учетную систему. Благодаря такому подходу инвентаризация с ТСД выполняется в рабочие часы и без остановки отгрузок.

DataMobile — программа для мобильного учета товаров, которая помогает оптимизировать всю складскую логистику. Софт поддерживает такие процессы:

Система обеспечивает онлайн-обмен с базой, что позволяет вести складской учет в режиме реального времени и мгновенно обновлять остатки. Если кладовщик зашел в «мертвую» зону Wi-Fi — работа не прерывается: ПО сохраняет результаты каждого сканирования в памяти терминала, а при восстановлении подключения — передает сведения в «1С». Такое решение позволяет вести непрерывный учет товаров в любой точке помещения независимо от качества интернет-соединения.

Линейка нашего программного обеспечения DataMobile включает несколько версий, благодаря чему мобильная автоматизация склада доступна компаниям любого масштаба. Если у вас небольшой продуктовый магазин формата «у дома» или бутик одежды, будет достаточно базовой конфигурации Стандарт. Когда необходима автоматизация инвентаризации на производстве или крупном торговом складе, стоит рассмотреть старшие конфигурации софта с большей функциональностью. Для быстрого внедрения рекомендуем использовать готовые комплекты, включающие терминал сбора данных (ТСД Chainway или iData) и годовую подписку на версию Online с удобным управлением лицензией в сервисе DMcloud.

Наличие четырех конфигураций ПО позволяет выбрать софт для мобильного учета товаров под свои задачи и внедрить цифровизацию склада даже индивидуальным предпринимателям с небольшим бюджетом.

Автоматизация складского учета с DataMobile обходится без привлечения ИТ-специалистов, поскольку все работает «из коробки». Мы предусмотрели готовые модули интеграции для популярных учетных программ, которыми пользуются российские предприниматели. Достаточно скачать, установить и настроить эти компоненты для начала работы.

Софт поддерживает интеграцию с десятками программ, включая «1С:Управление торговлей», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», а также с продуктами «ДАЛИОН», «ШТРИХ-М» и другими.

Удобная инвентаризация товаров в «1С» — одно из важных преимуществ нашего софта. Способ передачи сведений в базу зависит от версии ПО. В конфигурациях Online Lite и Online сотруднику достаточно нажать кнопку «Завершить» на экране ТСД после сканирования всех позиций. В версиях Стандарт и Стандарт Pro пользователь инициирует передачу данных вручную, выбирая удобный способ: облачные сервисы «Яндекс.Диск» или FTP-сервер, подключение к компьютеру через USB-порт или док-станцию (кредл), которая одновременно заряжает терминал и синхронизирует данные.

В обоих случаях инвентаризация товаров в «1С» оформляется автоматически. Бухгалтер видит результаты учета складских остатков и расхождения, освобождается от рутинной бумажной работы. Система создает сличительную ведомость и итоговый документ «Инвентаризация товаров», который остается только провести. Таким образом, независимо от того, какой способ передачи данных вы используете, автоматизация складского учета на базе нашего ПО полностью исключает ручной ввод и обеспечивает контроль товарных запасов без опечаток и искажений.

Внедрение современных технологий требует стартовых инвестиций в оборудование и ПО, но эти затраты окупаются очень быстро. Автоматизация складского учета снижает операционные расходы, ускоряет оборачиваемость и устраняет убытки от неэффективного управления запасами. Такой подход меняет экономику предприятия.

Комплексная автоматизация склада под ключ включает поставку оборудования, настройку ПО и обучение персонала, что позволяет быстрее достичь окупаемости. Инвентаризация склада превращается из дорогостоящей процедуры в инструмент повышения прибыльности бизнеса.

Автоматизация инвентаризации товаров сокращает время пересчета с нескольких суток, а иногда и недель, до 1–2 дней. При этом сотрудники выполняют «ревизию» прямо в рабочие часы: склад продолжает функционировать в штатном режиме, и компания не теряет прибыль из-за вынужденной остановки отгрузок и приемки. К тому же проведение инвентаризации на складе с использованием ТСД не предполагает привлечения дополнительного персонала. В результате учет товаров требует минимальных трудозатрат, инвентаризация склада перестает быть стрессовым событием, а компания экономит деньги на оплате сверхурочных часов или найме внештатных работников.

Автоматизация инвентаризации товаров гарантирует повышение точности учета, так как полностью исключает две главные причины расхождений: ошибки при пересчете и опечатки при переносе цифр в базу. Терминал сбора данных не перепутает визуально похожие позиции, а программа для ТСД заблокирует повторное сканирование одного и того же штрих-кода. Собранные сведения попадают в учетную систему напрямую, минуя этап ручного ввода и ошибки оператора.

Компания больше не замораживает средства в неликвидных остатках, а менеджеры не упускают продажи из-за «внезапно закончившейся» продукции, которая на самом деле хранится в дальней ячейке. Учет товарных остатков дает возможность планировать закупки заранее и заказывать ходовые позиции до того, как полки опустеют. Также мобильная автоматизация склада на основе штрихкодирования товаров снижает риски внутренних краж за счет создания цифрового следа каждой операции.

Яркий пример того, как грамотная автоматизация склада меняет бизнес, — опыт ГК «Протеко», крупнейшего поставщика стоматологических материалов и инструментов в России. Компания управляет тремя распределительными центрами в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске, где ежедневно оборачивается более 2 000 SKU. Стояла задача создать централизованную систему, объединяющую складской учет во всех локациях.

Автоматизация склада позволила компании организовать единое информационное пространство для контроля товарных запасов, настроить адресное хранение, обеспечить прослеживаемость серийных номеров и сроков годности продукции. Для реализации этой цели заказчик выбрал терминалы Chainway C61 и старшую версию ПО DataMobile Online. Сейчас автоматизация склада помогает сотрудникам мгновенно находить продукцию по адресу ячейки, безошибочно собирать заказы и выявлять расхождения с данными «1С» в режиме реального времени. В результате повысилась скорость приемки, размещения и отгрузки, а точный складской учет полностью исключил пересортицу. Подробнее об этом проекте можно узнать в видеокейсе: автоматизация склада в ГК «Протеко».

Подписывайтесь на канал — мы рассказываем, как наладить точный учет товаров и оптимизировать складскую логистику без лишних затрат и сложных внедрений.