Что скрывается за аутсорсингом печати: сервис, экономика и данные

Аутсорсинг печати часто воспринимают как услугу про принтеры и картриджи. На практике в средних и крупных компаниях это ближе к управлению инфраструктурой: устройствами, расходными материалами, счетчиками, сервисными заявками, простоями, доступами и стоимостью отпечатка.

Пока в офисе стоит два принтера, процесс можно вести вручную. Если у компании есть филиалы, склад, производство или большой парк МФУ, печать быстро становится операционной задачей. Ошибка в учете, задержка расходников или простой устройства могут влиять на работу бухгалтерии, логистики, проектного отдела, склада или клиентского сервиса.

На этом рынке работают компании, которые берут печатную инфраструктуру на обслуживание по модели MPS - Managed Print Services. Один из российских примеров такой компании - Леком. Компания работает с офисной и печатной инфраструктурой с 1992 года и развивает сервис, аутсорсинг печати, мониторинг парка устройств и собственные IT-продукты.

MPS, или аутсорсинг печати, - это модель, при которой подрядчик отвечает не за разовую поставку оборудования, а за рабочее состояние печатной инфраструктуры клиента.

В контур MPS могут входить:

Смысл модели в том, что клиенту не нужно управлять каждым устройством отдельно. Компания получает понятную зону ответственности: кто обслуживает парк, кто привозит расходники, кто реагирует на поломку, как фиксируются счетчики и из чего складывается стоимость печати.

Ручное управление печатью обычно держится на таблицах, переписке и отдельных сотрудниках, которые знают, где какой принтер стоит и когда в последний раз меняли картридж. Пока парк небольшой, этого может быть достаточно.

Проблемы появляются при масштабе:

В такой ситуации печать перестает быть бытовой задачей и становится частью операционного управления. Без единого процесса сложно понять, сколько компания реально тратит на печать, какие устройства экономически оправданы, где возникают повторяющиеся сбои и какие риски связаны с простоем.

Стоимость печати не ограничивается ценой принтера и картриджа. В корпоративном контуре на нее влияют несколько групп затрат.

Первая группа - оборудование. Это покупка, аренда или предоставление техники в рамках сервисной модели, а также замена устройств, которые уже не справляются с нагрузкой.

Вторая группа - расходные материалы. Картриджи, тонер, барабаны и другие ресурсные узлы нужно закупать, хранить, доставлять и менять вовремя.

Третья группа - сервис. Сюда входят диагностика, ремонт, профилактика, выезды инженеров, запчасти и подменная техника.

Четвертая группа - простои. Если устройство не работает, сотрудники тратят время на обходные решения: ищут другой аппарат, переносят печать, задерживают отгрузку, документы или внутренний процесс.

Пятая группа - администрирование. Кто-то должен принимать заявки, согласовывать закупки, вести учет, проверять счета, собирать показания и отвечать на вопросы подразделений.

MPS нужен не только для того, чтобы снизить цену отдельного отпечатка. Более точная задача - сделать затраты видимыми и управляемыми. Экономический эффект зависит от структуры парка, нагрузки, условий договора, географии, уровня сервиса и исходного состояния процессов.

Счетчики показывают фактический объем печати. Без них сложно корректно распределять расходы между подразделениями, контролировать условия договора и понимать реальную нагрузку на устройства.

Мониторинг добавляет к счетчикам эксплуатационные данные:

Эти данные нужны не только сервисной компании. Они полезны IT-службе, закупкам, финансам и операционным руководителям. Если видно, какие устройства перегружены, где чаще возникают ошибки и какие расходники заканчиваются, решения принимаются раньше, чем простой станет проблемой.

Пример такого подхода - Принтомер Леком. Это система мониторинга и аналитики печатной инфраструктуры. Она собирает технические параметры устройств: счетчики, статусы, ошибки, уровни расходников, модели и серийные номера.

Принтомер Леком не относится к системам управления заданиями печати класса PaperCut, MyQ, uniFLOW или SafeQ. Его задача - не pull-print, очереди и политики пользователей, а эксплуатационная прозрачность парка устройств. Система работает с техническими параметрами оборудования и не собирает содержимое документов.

В MPS важна не только техника, но и способность поддерживать ее в рабочем состоянии. Каталог устройств сам по себе не решает вопрос простоев, расходников и выездов.

Для устойчивой сервисной модели нужны:

У Леком есть два офиса - в Москве и Красногорске, собственная сервисная база, склады, подменный фонд, штатные инженеры и транспорт для выездов. На сайте компании указаны 25 000+ клиентов, 30+ лет работы на рынке и 2 собственных сервисных центра.

Такая инфраструктура нужна не для презентации, а для практической работы. Склад сокращает ожидание деталей и расходников. Подменный фонд помогает не останавливать процесс из-за одного неисправного аппарата. Штатные инженеры повышают управляемость сервиса. Логистика влияет на скорость реакции.

MPS не является универсальным решением для любой компании. В небольшом офисе с несколькими устройствами полноценная модель может быть избыточной. Но при большом или распределенном парке она закрывает несколько типовых рисков.

Первый риск - непрозрачные расходы. Без счетчиков и отчетности сложно понять, сколько стоит печать и какие подразделения создают основную нагрузку.

Второй риск - простой. Если нет подменной техники, склада и понятной реакции на инцидент, неисправность одного устройства может остановить часть процесса.

Третий риск - избыточный парк. Компании нередко продолжают обслуживать устройства, которые уже не подходят по нагрузке, стоимости владения или надежности.

Четвертый риск - хаотичные закупки. Расходники покупаются срочно, с запасом или без учета реального потребления.

Пятый риск - зависимость от отдельных сотрудников. Если все знания о парке находятся у одного администратора или офис-менеджера, процесс становится уязвимым.

MPS переводит эти вопросы в управляемый процесс: с ответственными, регламентами, данными и отчетностью.

Корректно рассматривать MPS как сервисную и операционную модель, а не как обещание автоматической экономии для всех. Результат зависит от исходного состояния парка и зрелости процессов.

MPS не заменяет всю IT-инфраструктуру. Он не решает сам по себе вопросы документооборота, информационной безопасности, пользовательских политик печати или интеграции с учетными системами, если эти задачи не входят в конкретный проект.

Также MPS не отменяет необходимости управленческих решений на стороне клиента. Нужно определить требования к SLA, правила учета, уровень доступности, зоны ответственности, перечень площадок и требования к безопасности.

Поэтому корректный проект начинается не с выбора модели принтера, а с обследования парка и процессов: где стоят устройства, кто ими пользуется, сколько печатают, какие документы критичны, какие сбои повторяются и какие ограничения есть у компании.

Леком интересен как пример компании, которая прошла путь от ремонта оргтехники к управлению печатной инфраструктурой. Компания начала работу в 1992 году, первые годы развивалась как сервисная организация, а с 2004 года начала работать с MPS.

В такой модели Леком закрывает несколько уровней:

Первый крупный контракт по аутсорсингу печати был заключен компанией в 2004 году и, по материалам Леком, действует до сих пор. Также в материалах компании указано, что Volvo Восток работает с Леком с 2006 года, Unilever - с 2009 года.

Длительные контракты в сервисной модели важны, потому что печатная инфраструктура проходит через смену техники, изменение цен, новые требования безопасности, импортные ограничения и изменение внутренних процессов клиента.

Печать постепенно перестала быть отдельной «железной» задачей. Принтеры, МФУ и сканеры работают в корпоративной сети, требуют доступа, передают технические статусы, связаны с закупками, финансами, сервисными заявками и учетными системами.

Поэтому компании, которые работают с печатной инфраструктурой, постепенно двигаются к смежным IT-задачам: мониторингу, аналитике, автоматизации, интеграциям и информационной безопасности.

У Леком это проявляется не только в MPS, но и в собственных продуктах. Помимо Принтомера, компания развивает ЛекомСкан - запатентованное решение для массового считывания DataMatrix-кодов при приемке и отгрузке маркированного товара. Продукт может интегрироваться с 1С, WMS, ERP, CSV, TXT или MySQL в зависимости от проекта.

Этот пример показывает, что граница между сервисом техники и IT-процессами становится менее жесткой. В реальном бизнесе устройство, данные, учетная система и операционный регламент часто являются частями одной задачи.

Аутсорсинг печати обычно имеет смысл там, где печать влияет на ежедневные процессы и требует управляемости:

Если печать нерегулярная, парк небольшой, а простой отдельного устройства не влияет на процессы, достаточно обычного обслуживания по заявке. Если же печать связана с документами, отгрузкой, филиалами, SLA и регулярными затратами, MPS становится способом управлять инфраструктурой, а не реагировать на проблемы постфактум.

Не обязательно. Аренда может быть частью модели, но MPS шире. В него входят сервис, расходники, мониторинг, отчетность, ремонт, подменная техника и управление состоянием парка.

Чаще всего он актуален средним и крупным компаниям, особенно с филиалами, складами или большим количеством устройств. Для небольшого офиса полноценная модель может быть избыточной.

Предварительную оценку можно сделать после анализа парка, нагрузки, расходов, счетчиков и сервисной истории. Универсальный процент экономии некорректен: результат зависит от исходной ситуации.

Оба параметра важны, но их нельзя рассматривать отдельно. Низкая цена отпечатка теряет смысл, если сервис не справляется с простоями. SLA, подменный фонд, склад и инженерная поддержка напрямую влияют на реальную стоимость процесса.

Мониторинг показывает техническое состояние устройств: счетчики, ошибки, статусы, расходники и нагрузку. Управление печатью отвечает за задания, очереди, пользователей, политики и доступ. Это разные классы решений, которые могут дополнять друг друга.

Аутсорсинг печати - это не только про поставку принтеров и картриджей. В зрелой модели это управление инфраструктурой: техникой, расходниками, счетчиками, сервисом, простоями, отчетностью и данными.

Леком в этом контексте выглядит как пример компании, которая выросла из сервисного бизнеса в поставщика комплексных решений для печатной и офисной инфраструктуры. Такой формат особенно актуален там, где печать остается частью операционных процессов, а не вспомогательной бытовой задачей.