"Заблокировать" или "удалить": в Яндекс 360 между этими словами - вся почта и все файлы уволенного

Человек уволился, обходной подписан, ноутбук сдан. Администратор пишет в чат: "учётку его закрываю?" - и вы отвечаете "закрывай", потому что вопрос звучит примерно как про пропуск на проходной.

Из всего увольнения это единственное действие в облаке, которое потом нельзя переиграть.

Я основатель компании +Альянс, облачные офисы - наша ежедневная работа, и я насмотрелся, как принимается это решение: между двумя другими задачами, за минуту, человеком, которому оно не кажется важным. Дальше - что остаётся у компании после такой минуты. Цитаты снимал со справки Яндекса 5 августа 2026 года; справку правят без версий и объявлений, так что через полгода её стоит перечитать.

Первое - удаление аккаунта. Формулировка справки короткая и без запасных выходов: удалили учётную запись на домене организации - сотрудник теряет все данные на Диске и в Почте, "восстановить данные будет невозможно". Льготного срока в этой строчке не предусмотрено. Обращение в поддержку в ней тоже не упоминается.

Второе - блокировка. Тот же раздел документации описывает её как отдельную операцию: заблокировать сотрудника с аккаунтом на домене можно, например, если его данные попали к злоумышленникам, и при этом "вся информация о его аккаунте сохранится". Человек не сможет читать и отправлять письма, не сможет управлять своим ящиком. Но если на его адрес была настроена пересылка, она продолжит работать - письма клиентов не улетят в пустоту. А разблокируете - сотрудник продолжит работу.

Одно действие обратимо. Второе - нет. И выбирает между ними чаще всего не тот человек, которому потом объяснять юристам, почему переписки по сделке больше не существует.

Вопрос, который возникает сразу: а платить за заблокированного сотрудника надо? Отвечу не цитатой из справки, а по нашей практике работы с платформой: надо. Заблокированная учётная запись тарифицируется так же, как активная. Человек уволен, ящиком не пользуется - а в подписке он есть, и в счёте тоже.

И правильно вспоминают: корзина есть. На Диске их даже две. Посчитаем, что они дают.

У каждого сотрудника на Диске своя корзина: удалённый файл лежит там тридцать дней, потом уходит автоматически. Пока лежит - вернуть его можно. Тут вопросов нет.

Нюанс прячется в одной строчке справки: пока файл лежит в корзине, он всё ещё занимает место на Диске сотрудника. Дальше арифметика простая. Место кончилось, отчёт сдавать вечером - и корзина вычищается вручную. Тридцать дней не наступают. Такое решение человек принимает сам и ни с кем не согласовывает, а справка вариантов не оставляет: то, что ушло из корзины, - хоть по автоматике, хоть руками, - назад не возвращается.

Есть второй уровень - корзина организации. Оттуда администратор может вытащить как раз то, что сотрудник у себя уже вычистил. Механизм полезный. Только работает он не всегда и не для всего.

Доступна корзина организации не на всех тарифах - в списке "Основной", "Продвинутый", "Корпоративный + Управление организацией" и "Корпоративный Максимум". Срок хранения справка описывает через слово "обычно": обычно тридцать дней, а при нехватке места старое вычищается раньше.

"Обычно" - нормальное слово для прогноза погоды. Для плана восстановления - так себе.

Места там немного: по 10 ГБ на сотрудника. Файлы от 10 ГБ туда не попадают вообще - не с урезанным сроком хранения, не частично: их там просто нет. И ещё одно, самое неприятное для бизнеса: корзина организации собирает то, что удалили с персональных Дисков сотрудников. С общих дисков - нет. Общая папка отдела, куда складывают договоры и макеты, этой страховкой не накрыта.

С почтой короче. Письма в папке "Удалённые" хранятся тридцать дней, в "Спаме" - десять, после чего удаляются с серверов навсегда. Ничего похожего на корзину организации для писем в справке не описано.

И главное. Всё, что я перечислил, - про удалённые файлы и письма внутри живого аккаунта. Если аккаунт удалён целиком, ни одна из этих корзин в истории не участвует. Возвращаемся к цитате в эпиграфе.

Вот что мне кажется самым важным во всей этой арифметике, и это уже не про Яндекс, а про то, как устроена работа.

Корзина отсчитывает время от вашего действия: удалили - пошли тридцать дней. А бизнес узнаёт, что документ нужен, совсем от других событий. Пришла претензия от контрагента. Банк или проверяющие попросили подтвердить операцию. Новый менеджер поднимает историю клиента, чтобы понять, о чём вообще договаривались. Всплывает старый проект, который считали закрытым.

Ни одно из этих событий не сверяется с датой, когда кто-то нажал "удалить". Они приходят, когда приходят. Совпасть с тридцатидневным окном они могут разве что случайно.

Получается забавная вещь: страховка у вас вроде есть, но срок её действия отсчитывается от момента, который вы не контролируете, и заканчивается до того, как наступает страховой случай.

Виноватых тут, кстати, нет. Корзина решает свою задачу и решает её хорошо: она отвечает на "я только что удалил не тот файл, верните", а месяца на такое хватает кому угодно. Если сотрудник успел вычистить свою корзину, у администратора остаётся дополнительный шанс - в тех рамках, что перечислены выше. И документация ничего не смягчает: все неудобные формулировки я взял из открытого доступа. Спорить стоит не с платформой, а с собственным допущением - тем, где функцию удобства однажды записали (в голове, а иногда и в регламенте) как гарантию сохранности и больше к этому пункту не возвращались. Страховка, которую вам никто не продавал и по которой перед вами никто не обязывался. Кнопка в интерфейсе, а не полис.

Кстати, о допущениях. Технический разбор тех же пределов я выкладывал [на Хабре]. Самое ценное там оказалось в комментариях: читатель, пришедший в тему со стороны баз данных, написал, что из разобранных ситуаций самая недооценённая - именно удаление аккаунта. Не лимит в гигабайтах и не срок хранения. Операция без обратного хода.

Дальше - то, что я бы записал в требования, прежде чем что-то выбирать и покупать.

Начинается всё с даты: нужно не "что уцелело на сегодня", а состояние на конкретный день - вопрос ведь придёт к вам в формулировке "покажите, как было в марте". Рядом с датой стоит точность. Восстановление, при котором ради одной строчки переписки на место возвращается весь ящик, в живой работе не применяют, слишком дорого по последствиям; доставать нужно ровно то письмо и ровно тот файл, за которым пришли.

Охват. Общие диски и общие ящики - наравне с личными: именно на коллективном штатная страховка кончается первой.

И то, ради чего затевался весь текст. Копия должна жить дольше учётной записи, из которой её сняли. Аккаунт уволенного удалён - данные никуда не делись, и вернуть их можно в другую учётную запись, раз исходной больше нет.

Теперь честно про свой интерес. Мы в +Альянсе делаем "+Альянс Бэкап Яндекс 360" - сервис ровно под этот список.

Он по расписанию копирует Почту, Диск, общие диски с учётом прав доступа, общие почтовые ящики, Календари, Контакты и Задачи; Трекер пока в статусе beta. Копии складываются не к нам, а в ваше хранилище: собственный сервер или хранилище в вашей серверной, либо облачное S3-хранилище на территории РФ. Шифрование - вашим ключом, закрытый ключ остаётся только у вас.

Восстановление гранулярное: отдельное письмо, файл или задачу - или весь ящик целиком на выбранную дату. Вернуть можно в исходную учётную запись или в другую учётную запись организации. Для увольнений есть отдельная история - архивирование данных уволенных сотрудников. Плюс журналы операций с указанием, кто и что делал, и роли доступа, чтобы бэкап всей корпоративной почты не оказался открытым для любого администратора.

Про реестр российского ПО скажу заранее, чтобы это не выяснилось у вас на тендере: "Бэкап Яндекс 360" в реестр пока не внесён, регистрация в процессе. Разработчик российский, работает с 2008 года и является технологическим партнёром Яндекса, но записи в реестре по этому продукту сегодня нет. Появится - напишу отдельным постом.

Даже если вы ничего не станете менять, эти вопросы стоит задать вслух:

Если на последнем вопросе стало неуютно - разберём вашу конфигурацию на демонстрации, без обязательств. У "+Альянс Бэкап Яндекс 360" есть 30 дней пробного периода с полной функциональностью: без банковской карты и без ограничения по числу пользователей. Написать можно на zakaz@plus-aliance.ru.

Кнопка "удалить" никуда не денется, и однажды её всё равно нажмут. Вопрос только в том, что останется у компании после неё.