Как использовать Яндекс Мессенджер для бизнеса и личных целей

Когда рабочие вопросы обсуждают сразу в нескольких приложениях, нужные сообщения быстро теряются. Файлы остаются в одном сервисе, задачи — в другом, а договорённости приходится искать по разным чатам. Яндекс Мессенджер помогает собрать общение команды в одном пространстве и связать его с инструментами Яндекс 360.

Сервис подходит не только компаниям. В нём можно переписываться, созваниваться, обмениваться файлами, создавать групповые чаты и подписываться на каналы с обычным Яндекс ID. Но именно в корпоративной версии раскрываются главные преимущества: адресная книга сотрудников, отдельный рабочий контур, централизованное управление доступами и связь с другими продуктами Яндекса.

Разберём, как устроен Яндекс Мессенджер, чем личная версия отличается от корпоративной и как организовать работу так, чтобы чаты не превратились в ещё один источник информационного шума.

Яндекс Мессенджер входит в Яндекс 360 и работает в браузере, на компьютере и смартфоне. Набор возможностей зависит от того, в каком пространстве находится пользователь.

Для личного общения достаточно Яндекс ID. Можно читать каналы, пользоваться существующими диалогами, отправлять сообщения и файлы, звонить. Однако личный сценарий ограничен: сервис не синхронизирует адресную книгу телефона и не позволяет свободно искать новых собеседников по номеру или публичному имени.

Компаниям нужна подписка Яндекс 360 для бизнеса. После её подключения у сотрудников появляется закрытое пространство организации. В нём доступны корпоративные контакты, внутренние чаты и каналы, управление правами, боты и другие рабочие функции. Переписки организации отделены от внешних диалогов, поэтому личные и служебные сообщения не смешиваются.

В Мессенджере есть привычные чаты, звонки и обмен файлами. Для компаний его главное преимущество — отдельное рабочее пространство и связь с сервисами Яндекс 360.

В личном чате можно переписываться с одним человеком, обмениваться вложениями и переходить к звонку. Для обсуждения с несколькими участниками создают групповую беседу.

В обычном групповом чате может состоять до 3000 человек, а во внутреннем чате организации — до 10 000. Поэтому один и тот же инструмент подходит и небольшой проектной группе, и крупной компании. Сотрудников можно находить во внутренней адресной книге, приглашать по одному или добавлять целыми отделами и группами.

В чатах доступны упоминания, опросы, реакции, закреплённые сообщения и ответы на отдельные реплики. Права участников настраивает администратор.

Сотрудник видит корпоративные переписки отдельно от внешних диалогов. Если он состоит в нескольких организациях, между их пространствами тоже можно переключаться.

Подрядчика или аудитора можно добавить гостем только в нужный чат. Остальные рабочие переписки он не увидит. Если компании сотрудничают постоянно, их пространства можно связать, чтобы сотрудники находили друг друга через внутренний поиск.

Канал подходит для объявлений и новостей. Администраторы публикуют сообщения, а остальные участники их читают. В компании через канал можно рассказывать о новых сотрудниках, изменениях в правилах, технических работах и итогах месяца. В личном пространстве — делиться заметками, подборками и новостями.

Канал можно оставить доступным только сотрудникам или открыть по публичной ссылке. При желании владелец может включить реакции и комментарии. Обсуждение каждого поста будет идти в отдельной ветке.

В одном чате могут обсуждать сразу несколько тем, поэтому сообщения легко перепутать. Треды помогают навести порядок: ответы на конкретное сообщение собираются в отдельной ветке.

Например, замечания к макету можно оставить под сообщением с файлом, а сроки обсудить под сообщением руководителя. На отдельную реплику можно ответить с цитатой, а согласие показать реакцией.

Вложения из чатов сохраняются на Яндекс Диске. За одну отправку можно передать до 50 ГБ, если в облаке хватает места. После удаления файла с Диска он перестанет открываться и в чате.

В организации права на материалы контролирует администратор, а коллеги могут редактировать одну версию документа через Диск или Документы вместо пересылки копий.

Из диалога можно перейти к разговору с видео или без него. В личной версии групповой звонок можно запустить в чате с не более чем 40 участниками. Для организаций лимит зависит от тарифа Яндекс 360: на разных планах к встрече можно подключить до 100, 300 или 500 человек.

Во время встречи можно демонстрировать экран и писать в чат. Запись скачивается на компьютер пользователя.

На корпоративных тарифах можно запустить конспект от Алисы Про: после звонка участники из организации получат по почте краткий пересказ и расшифровку.

Если печатать неудобно, сообщение можно записать голосом. Мессенджер автоматически преобразует его в текст, поэтому получателю не обязательно включать звук. Это полезно в дороге, на встрече или в шумном помещении.

Длинную инструкцию всё же удобнее оформить текстом или документом. Голосовые сообщения продолжительностью до десяти минут Мессенджер расшифровывает автоматически.

Поиск работает внутри конкретного чата и по всем доступным диалогам. В первом случае он помогает быстро вернуться к обсуждению с нужным человеком. Глобальный поиск пригодится, если пользователь помнит фразу или название файла, но не знает, где именно они были отправлены.

Для рабочих переписок полезно давать вложениям понятные названия и сопровождать их коротким пояснением. Файл «Коммерческое_предложение_май» найти проще, чем документ с названием «Новый файл 7».

Уведомления о сообщениях и звонках приходят в приложении и браузере. В веб-версии их нужно включить отдельно. Для важных чатов можно оставить звук, а для второстепенных — отключить уведомления и проверять их вручную.

В статусе можно указать, что вы на встрече, в отпуске или временно недоступны. Так коллеги будут понимать, когда ждать ответа.

В групповом чате можно создать опрос, чтобы быстро узнать мнение участников. Например, выбрать время встречи, вариант макета или тему обучения. Результаты видны сразу, поэтому не нужно собирать ответы вручную.

Чтобы обратиться к конкретному человеку, упомяните его через знак @. Он получит отдельное уведомление.

В чатах до 100 человек можно посмотреть, кто прочитал сообщение. Через семь дней этот список исчезает, если на сообщение никто не поставил реакцию. Поэтому важные решения лучше зафиксировать отдельно.

Корпоративные боты берут на себя простые повторяющиеся задачи. Они могут сообщать о новых заявках и задачах, отвечать на частые вопросы, напоминать о сроках и передавать данные в другие системы. Например, бот сразу уведомит отдел продаж о заявке с сайта.

Можно подключить готового бота или создать своего через программный интерфейс (API). Перед запуском нужно определить, к каким данным он получит доступ и кому будет отправлять сообщения. Бот должен экономить время, а не создавать лишние уведомления.

Мессенджер удобнее всего использовать как часть общей рабочей среды. Файлы сохраняются на Диске, звонки используют возможности Телемоста, а Трекер может отправлять уведомления по задачам и создавать связанные чаты.

Другие продукты Яндекс 360 дополняют этот процесс: в Документах команда совместно редактирует материалы, в Календаре планирует встречи, в Вики хранит инструкции, а через Формы собирает обратную связь. Не каждое действие выполняется прямо в окне чата, но сотрудникам не приходится заводить отдельные аккаунты в несвязанных системах.

Сервис рассчитан прежде всего на корпоративное общение, однако сценарии зависят от размера организации и формата работы.

Крупным организациям сервис даёт масштабирование и контроль доступов, а небольшим командам — несколько рабочих инструментов в одной подписке. Экономия будет заметна, если бизнес также использует Диск, Телемост и другие продукты Яндекс 360.

Польза сервиса зависит от сценария: функции для распределённой компании могут оказаться лишними человеку, которому нужен только чат с друзьями.

Яндекс Мессенджер не обязательно должен заменять все привычные приложения. У каждого сервиса своя сильная сторона: один удобнее для общения с клиентами, другой — для публичных каналов, третий — для внутренних процессов.

Telegram проще использовать для публичного продвижения и общения с широкой аудиторией. WhatsApp* знаком многим пользователям и удобен для быстрой связи по номеру телефона. MAX развивается как платформа, где переписка связана с российскими цифровыми продуктами. Сильная сторона Яндекс Мессенджера — закрытые рабочие коммуникации и управление ими внутри Яндекс 360.

На практике компания может оставить один сервис для клиентов, а другой использовать внутри команды. Такой подход часто удобнее, чем пытаться перенести все сценарии в одно приложение. Подробнее о выборе можно прочитать в материале об альтернативах мессенджеру MAX и обзоре VK Мессенджера.

Если заранее разделить коммуникации по назначению, сотрудникам будет проще искать информацию и задавать вопросы.

Общие объявления публикуют в основном канале, а новости отделов и филиалов — в отдельных. Рабочие вопросы обсуждают в командных чатах, личные — в диалогах один на один, а неформальное общение переносят в отдельный чат. Найти сотрудника можно по имени, должности или отделу во внутренней адресной книге.

Для крупного проекта создают отдельный закрытый чат. В нём хранят переписку, файлы и важные договорённости. Разные темы обсуждают в тредах, а внешнего специалиста добавляют только в нужный чат.

Задачи ведут в Трекере, встречи планируют в Календаре, а документы хранят на Диске. Чат нужен для общения, но не должен заменять систему управления проектом.

Для разового разговора человеку можно отправить ссылку-приглашение в личный чат. Если подрядчик участвует в проекте, его добавляют как гостя и открывают доступ только к нужным беседам.

Если две компании работают вместе постоянно, администраторы могут связать их рабочие пространства. Тогда сотрудники смогут находить друг друга в корпоративных контактах, создавать общие чаты и созваниваться без новых приглашений. После завершения сотрудничества связь отключают, и внешние пользователи теряют доступ к перепискам.

Заранее решите, какие чаты и документы можно показывать гостю. Не открывайте ему общий Диск или внутренние каналы, если для работы достаточно одного проектного чата.

Коллеги могут работать с одним файлом на Диске, а не пересылать друг другу копии. Одним сотрудникам можно разрешить редактирование, другим — только просмотр. После увольнения аккаунт сотрудника блокируют, а рабочие данные остаются у компании.

Мессенджер помогает команде общаться, но привлечение клиентов требует других инструментов. Основные рекламные каналы можно запускать и контролировать на платформе PromoPult:

Также на платформе доступны ИИ-маркетолог для прямых рекламных аккаунтов, автоматизированные инструменты для отдельных задач и интерактивная панель с аналитикой по разным каналам. Маркировка креативов предоставляется бесплатно, а все направления можно вести по одному договору.

Для прямых рекламных аккаунтов действует бонусная программа: до 19% расходов на внешнюю рекламу возвращается бонусами.

Компания создаёт организацию в Яндекс 360 и добавляет сотрудников. Частному пользователю достаточно войти с Яндекс ID.

Подключить Яндекс 360 может руководитель или назначенный администратор:

1. Войдите в Яндекс ID, с которого будет создана организация. Его владелец получит права главного администратора; позднее роль можно передать.

2. Зарегистрируйте организацию на странице Яндекс 360 для бизнеса и выберите тариф. Если в компании больше 250 сотрудников, условия подключения нужно согласовать с менеджером.

3. Оплатите подписку и подключите домен для корпоративных аккаунтов и почтовых адресов.

4. Добавьте подразделения, группы, должности и пользователей. Коллеги появятся во внутреннем поиске.

Перед оплатой сравните объём Диска, лимиты видеовстреч и инструменты безопасности. Основные чаты и каналы доступны и на младших тарифах.

Сначала определите основные потоки информации и подберите для каждого подходящий формат.

Закрывайте чаты с конфиденциальными данными, а внешних участников приглашайте только в нужные пространства. Назначьте дополнительных администраторов и закрепите короткие правила: объявления публикуются в каналах, задачи обсуждаются в тредах, а итоговые решения фиксируются отдельно.

Для личного использования достаточно Яндекс ID. Можно войти в приложение или веб-версию, переписываться в доступных чатах, читать каналы, звонить и отправлять файлы.

Контакты из телефона не загружаются автоматически, а найти нового человека через поиск нельзя. Начать переписку можно по ссылке-приглашению. В приложении уведомления приходят сразу, а в браузере их нужно включить отдельно.

Нажмите кнопку создания переписки рядом с поиском, выберите чат или канал, укажите название, описание и пригласите участников.

Чат нужен для обсуждений, а канал — для публикаций администраторов. Название должно сразу объяснять назначение пространства: например, «ПРОЕКТ: обновление сайта» понятнее, чем просто «Сайт».

Откройте чат или канал и нажмите на название. Администратор может менять описание, управлять публичной ссылкой и участниками, назначать других администраторов, а также разрешать или запрещать сообщения, треды, приглашения, закрепления и звонки.

Полностью удалить групповую беседу или канал нельзя — создатель может только покинуть его. Перед выходом можно закрыть ссылку, исключить участников или передать роль администратора. Ненужный чат можно заглушить, отключив уведомления, или покинуть; стереть историю группы у всех участников не получится.

Чем больше сотрудников подключено к сервису, тем важнее договориться о единых правилах. Иначе множество каналов и групп создаст те же проблемы, от которых компания хотела избавиться.

Новости публикуйте в каналах, рабочие вопросы переносите в чаты, а для каждой самостоятельной темы открывайте тред.

Внутри каждого пространства чаты можно распределять по папкам. Доступно до 30 папок, в каждую разрешено вручную добавить до 200 бесед. Для автоматической сортировки можно задать фильтры, например собирать в одной папке все непрочитанные сообщения; такие чаты лимит не расходуют.

Важные диалоги закрепляйте вверху списка и меняйте их порядок вручную.

Используйте названия, которые показывают тип и назначение пространства: «КАНАЛ: новости отдела продаж», «ЧАТ: команда SEO», «ПРОЕКТ: осенняя акция».

Перед созданием беседы проверьте, нет ли подходящей: обсуждение одного вопроса в трёх местах приводит к пропущенным и повторным сообщениям.

Оставьте уведомления для руководителя, своего отдела и текущих проектов. Новостные и неформальные каналы можно читать в выбранное время.

Чтобы заглушить беседу, нажмите на неё правой кнопкой мыши, а на смартфоне удерживайте название пальцем. Сообщения в нерабочее время можно отправлять без звука.

Начните со связки, которая решает конкретную проблему: Мессенджер для обсуждения, Диск для материалов и Трекер для задач. Остальные продукты добавляйте по необходимости. Важную договорённость закрепляйте в чате, а задачу с исполнителем и сроком оформляйте в Трекере.

Новому сотруднику сразу выдают нужные права, а после увольнения аккаунт блокируют. Подрядчиков удаляют из проектных чатов после завершения работы. У каждого важного пространства должен оставаться действующий администратор.

Проведите короткую демонстрацию: покажите переключение между пространствами, треды, поиск, звонки и работу с файлами. Правила закрепите в общем канале и дополните примерами, понятными сотрудникам.

Необязательно переводить всю компанию за один день. Сначала подключите один отдел или проектную команду, которая регулярно переписывается, обменивается файлами и проводит встречи. Создайте для неё минимальный набор чатов, назначьте администраторов и договоритесь, какие вопросы остаются в Мессенджере, а какие фиксируются в Трекере.

Через две-три недели соберите обратную связь. Проверьте, не дублируются ли беседы, удобно ли искать документы, хватает ли лимитов выбранного тарифа и какие уведомления сотрудники считают лишними. После этого можно скорректировать структуру и подготовить короткую инструкцию для остальных подразделений.

При переносе из другого сервиса не стоит переносить в новое пространство все старые чаты. Сохраните действительно важные файлы и решения, а устаревшие обсуждения оставьте в архиве. Так команда начнёт работу с понятной структурой, а не с копией прежнего беспорядка.

Яндекс Мессенджер особенно полезен компаниям, которым нужен не просто чат, а управляемое пространство для сотрудников. Он помогает отделить рабочие разговоры от внешних, хранить вложения на Диске, организовывать обсуждения по тредам и контролировать доступ к корпоративной информации.

Частному пользователю сервис предлагает основные функции для общения без отдельной оплаты, но заметно уступает массовым мессенджерам в поиске новых контактов. Поэтому решение зависит от сценария: для внутренней работы команды сильнее корпоративная версия, для личной переписки — наличие в сервисе нужных собеседников.

Перед внедрением во всей компании протестируйте сервис на одном отделе или проектной команде.

*Соцсети Instagram и Facebook запрещены в РФ. 21.03.2022 компания Meta признана в России экстремистской организацией.

Реклама. ООО «Клик.ру», ИНН:7743771327, ERID: 2Vtzqw3apFM