Делаю ремонт. Часть 2

В первой части я рассказывал, почему опыт управления IT-проектами не спас мой ремонт от хаоса. Бюджет оказался исключением: это единственная часть проекта, которую мне удалось последовательно вести от начала и почти до конца, хотя и не идеально

Ремонт в итоге вышел значительно дороже, чем я ожидал. Вряд ли этим можно кого-то удивить. Но благодаря таблице я хотя бы понимал, сколько уже потратил, куда ушли деньги и сколько ещё примерно понадобится.

Без бюджета я знал бы только одно: денег снова не хватает. С бюджетом можно было понять почему, и что можно с этим сделать. Где и какие траты попробовать изменить

Перед продолжением, обратите внимание что я делаю квартум - приложение для управления ремонтом. Оно полностью бесплатно и уже сейчас там можно удобно вести бюджет ремонта.

Я понимаю людей, которые регулярно записывают доходы и расходы, анализируют покупки и корректируют свои планы. Понимаю и тех, кто никогда не станет вечером открывать Excel и вспоминать, куда ушли очередные несколько тысяч рублей.

Не думаю, что один подход правильный, а другой - нет. Но ремонт - особый случай. Здесь легко выйти за пределы первоначальной суммы, даже если в начале всё выглядит достаточно понятно.

Кажется, что основные расходы очевидны: отделка, пол, кухня, шкафы, мебель - и можно заезжать. На практике стоимость прячется в мелочах, доработках, исправлениях и работах, о которых изначально никто не договаривался.

Поэтому бюджет ремонта я вёл не ради идеальной финансовой дисциплины. Мне нужны были ответы на три вопроса:

Кому интересен простенький шаблон для ведения бюджета, прикрепил его у себя, пожалуйста, пользуйтесь

Ещё до начала ремонта я искал приложение, в котором можно было бы одновременно вести задачи и бюджет. Подходящего для себя варианта я тогда не нашёл.

Поэтому принял ответственное и технологичное решение: открыл всеми любимый Excel.

В таблице я фиксировал:

Отдельно добавлял ссылки. Это оказалось полезно, когда нужно было найти тот же материал, плитку, напольное покрытие или переключатель и заказать ещё. Часто друзья спрашивали где я и что купил, и вот эти ссылки оказались очень полезны

Мне также хотелось сохранять счета, акты и контакты подрядчиков и поставщиков. Для документов появились отдельные листы с чеками и сканами.

Документы по небольшим расходам я сохранял не всегда. Всё, что стоило дороже примерно 20 тысяч рублей, старался фиксировать внимательнее.

В результате получился довольно простой файл. Он не выглядел как сложная финансовая система, но позволял собрать основные расходы в одном месте.

Изначально я хотел распределять расходы по этапам ремонта. Идея казалась логичной, но нормально не заработала. Со временем мне удалось уверенно отделять только планирование от самого ремонта.

Зато группировка по направлениям оказалась полезной. Она показывала, как общая сумма распределяется между разными частями проекта.

Это помогало не просто увидеть итоговую цифру, а понять её структуру. Если одно направление начинало забирать больше денег, чем планировалось, можно было пересмотреть расходы в другом.

Сам файл в процессе тоже менялся. Часть полей, которые в начале казались важными, почти не использовалась. Другие, наоборот, появились уже по ходу ремонта.

Изначально я хотел распределять расходы по этапам ремонта. Идея казалась логичной, но нормально не заработала. Со временем мне удалось уверенно отделять только планирование от самого ремонта.

Зато группировка по направлениям оказалась полезной. Она показывала, как общая сумма распределяется между разными частями проекта.

Это помогало не просто увидеть итоговую цифру, а понять её структуру. Если одно направление начинало забирать больше денег, чем планировалось, можно было пересмотреть расходы в другом.

Сам файл в процессе тоже менялся. Часть полей, которые в начале казались важными, почти не использовалась. Другие, наоборот, появились уже по ходу ремонта.

В какой-то момент мне стало критически важно понимать не только уже понесённые расходы, но и стоимость всего, что ещё предстояло купить и сделать.

Так в файле появился раздел «Нужно больше золота?».

Я вносил туда будущие покупки и их примерную стоимость. Затем добавлял к этой сумме 30%. Это был не точный расчёт и не универсальное правило для любого ремонта, а мой резерв на неизбежные изменения, мелочи и доработки.

В результате я видел две цифры: сколько ещё примерно предстоит потратить и какой может оказаться итоговая стоимость ремонта.

Можно было менять плановую стоимость отдельных вещей и сразу видеть последствия. Если я хотел выбрать что-то дороже, таблица показывала, где придётся потратить меньше.

Она не принимала решения за меня, но хотя бы позволяла принимать их с открытыми глазами.

Excel помог мне контролировать деньги, но оставался отдельным файлом. Задачи, договорённости, документы и информация о подрядчиках по-прежнему находились в разных местах.

Когда я начал разрабатывать Квартум, то перенёс в него логику, которой мне не хватало во время собственного ремонта.

На главной странице проекта можно увидеть общий бюджет, плановые затраты, фактические расходы и суммы, которые ещё предстоит заплатить подрядчикам.

Финансы можно детализировать по помещениям и направлениям, отдельно вести план и факт, смотреть расходы на квадратный метр и фильтровать операции.

При этом финансовые данные доступны собственнику и совладельцам проекта. Другие участники - например, подрядчики или дизайнеры - получают доступ только в том случае, если собственник его разрешит.

Сам по себе инструмент не сделает ремонт дешевле и не остановит лишние траты. Но он помогает увидеть их раньше, чем деньги закончатся.

Мой ремонт вышел значительно дороже первоначальных ожиданий. Ведение бюджета не изменило этот факт.

Зато я понимал, на что уходили деньги, какие покупки ещё впереди и как изменение одной статьи повлияет на общий результат. Для меня в этом и оказался главный смысл бюджета: не записать каждую потраченную сотню, а сохранить возможность принимать решения до того, как вариантов уже не останется.

Сейчас Квартум можно попробовать бесплатно. Если вы ведёте или планируете ремонт, мне будет особенно полезна честная обратная связь: что в финансовом разделе понятно, чего не хватает и что вы всё равно продолжили бы вести в обычной таблице.

Также подписывайтесь на меня в тг. Там я параллельно буду рассказывать как я делал ремонт, прикладывать шаблоны файлов, а также много полезной информации и конкретных практических примеров в части управления ит проектами.