Покупай 1С правильно: как уберечься от глупых ошибок. Часть 2

Добрый день. Меня зовут Павел, я руководитель интернет-магазина программ 1С 1SShop.ru. Продолжаю рассказывать про типичные ошибки при покупке программ 1С. Начало – в этом посте. Сегодня я расскажу о том, как правильно купить лицензии 1С для работы нескольких пользователей и что лучше: USB-ключ или электронная программная защита.

Кейс 3. USB-Ключ или электронная защита?

Продукты 1С могут иметь два способа защиты: либо аппаратный USB-ключ, который нужно вставлять в компьютер для работы с программой, либо знакомая всем программная защита с пин-кодами для активации.

Аппаратные ключи бывают двух видов: локальные и сетевые. Локальный ключ – однопользовательский, он вставляется в компьютер, на котором работает сотрудник в данный момент. Сетевой ключ – многопользовательский, он может содержать сразу несколько лицензий и вставляться в сервер локальной сети – тогда локальные машины его «увидят» и смогут работать. Тут нельзя говорить о том, что лучше: важно выбрать правильный вариант в зависимости от потребностей.

Вот пример ошибки: небольшая логистическая компания с 30 штатными сотрудниками, большинство из которых менеджеры в офисе, прибрела электронные лицензии для 5 пользователей. Всё установили, активировали на компьютерах этих пользователей, работает замечательно. Но тут наступила пандемия, и… состав работников изменился, появились замещающие менеджеры, которые работают со своих компьютеров и им тоже нужна программа 1С. И тут же возникла проблема: электронные лицензии 1С привязаны к конкретному офисному компьютеру! И попеременно работать на разных компьютерах нельзя – иначе теоретически можно было бы купить одну лицензию и поставить её на неограниченное количество машин. Пришлось срочно покупать ещё 5 электронных лицензий на программу, чтобы замещающие сотрудники могли открывать программу 1С со своих компьютеров – фактически всё также работают одновременно 5 пользователей, но лицензий пришлось купить десять.

Если бы был куплен аппаратный USB-ключ на 5 пользователей, то его можно было бы установить на сервер или другой компьютер в локальной сети и работать поочерёдно на любых ПК в этой сети. Для сотрудников с «плавающими» рабочими местами – самое милое дело.

Был и, наоборот, в нашей практике другой случай ошибки. Быстрорастущий интернет-магазин изначально купил лицензии 1С для 15 сотрудников на аппаратных USB-ключах – как раз с расчётом на то, что компания стильная-модная-молодёжная, люди могут работать откуда угодно. Несколько лет все работали прекрасно, но потом до магазина дошли современные тренды: рабочие места в облаке. И всё. В удалённый арендованный сервер в другом городе эти ключи не вставишь. Что делает магазин? Правильно, радостно покупает 15 новых лицензий с программной защитой!

Финита ля комедия, как говорится. Потому что в обоих случаях, во-первых, изначально неправильно были выбраны варианты защиты. Во-вторых, образовалось большое количество лишних неиспользуемых лицензий – а между тем их ведь можно поменять! Меняются и USB-ключи на программные пин-коды, и пин-коды на USB-ключи, то есть, обмен лицензий 1С возможен в обоих направлениях. Это, конечно, потребует определённых доплат в зависимости от того, что на что меняется и в каких количествах, однако всё равно обойдётся значительно дешевле, чем покупать новые лицензии в дополнение к имеющимся.

Как поступить правильно? Программу с локальным USB-ключом 1С нужно покупать, если сотруднику нужно поочерёдно работать с ней на разных компьютерах, физически расположенных далеко друг от друга. Например, в будни в офисе, а в выходные дома.

Сетевые ключи 1С нужно покупать, если сотрудники работают на разных компьютерах, но в пределах локальной сети офиса – «плавающие рабочие места». Но есть проблема: больше одного ключа в один компьютер или сервер вставить не получится. Так что, если у вас на одном ключе 10 лицензий и на другом 10 лицензий, их придётся вставлять в разные сервера и прописывать их IP-адреса. Этой проблемы лишены электронные сетевые ключи 1С. Однако для их работы нужна активация на терминальном сервере или покупка сервера 1С:Предприятие. При этом если лицензий на аппаратном ключе нужно столько же, сколько будет одновременно работающих сотрудников, то программных серверных ключей, возможно, понадобится больше – потому что они считают не пользователей, а количество подключений к базам. И если на одном компьютере открыты две базы – нужно будет две лицензии.

Программные ключи дешевле, не теряются, не ломаются и не занимают драгоценные USB-порты ноутбуков. Их также легко установить при использовании облачной IT-инфраструктуры. Это может стать хорошим решением и при удалённой работе: если рабочее место с 1С установлено в облаке на арендованном сервере, то подключаться к нему можно будет с любых рабочих станций, аппаратный ключ при этом не понадобится.

Кейс 4. Покупка лицензий 1С: Бухгалтерия для нескольких пользователей

Когда нужно, чтобы с программами 1С:Бухгалтерия работали несколько пользователей, часто возникает путаница: какие лицензии и как покупать. Одна из ошибок – это приобретение «базовых» версий по количеству пользователей. Дело в том, что базовые версии работают только локально – это программа только для одного пользователя без возможности увеличения! В смысле, базовая версия представляет собой «вещь в себе» и не работает с несколькими пользователями в локальной сети. В то время как нескольким сотрудникам одной и той же компании обычно нужно работать вместе с одними и теми же базами по сети. Так вот, для этих задач нужно покупать не базовые версии, а 1С версии ПРОФ или КОРП. Но и здесь не нужно покупать количество программ ПРОФ по количеству пользователей, это совершенно лишняя трата денег.

Потому что для работы нескольких пользователей нужно купить только одну (!) основную поставку 1С:Бухгалтерии 8 ПРОФ (стоит 13 тысяч рублей). И к ней уже дополнительно более дешёвые клиентские лицензии 1С:Предприятие 8 ПРОФ по количеству рабочих мест (для примера на 1 рабочее место по 6300 рублей). С учётом того, что одно рабочее место у вас уже входит в основную поставку, которая стоит 13 тысяч. То есть, лицензия для двух пользователей обойдётся вам в 13000+6300=19300 рублей, для трёх – в 13000+(2х6300)=25600, для четырёх – в 13000+(3х6300)=31900. И, та-даааам, вот ошибка! На четырёх пользователей покупать «1С:Бухгалтерию» по такой схеме уже невыгодно, потому что есть специальная лицензия «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ Комплект для 5 пользователей», который стоит 26 тысяч рублей – то есть, почти на 6 тысяч дешевле.

В целом достаточно запомнить: нужна одна «основная поставка» - главная лицензия и к ней столько клиентских, сколько пользователей будет работать, минус 1. Чем больше номинал лицензий, например, 5, 10, 20 и т.д., тем в среднем они будут стоить дешевле.

В этих примерах я привёл цены на электронные лицензии. USB-ключи дороже, но они позволяют реализовать интересный лайфхак, позволяющий установить 1С:Бухгалтерию на неограниченное количество компьютеров в офисе. Итак, следите за руками: покупаем 1С:Бухгалтерию 8 ПРОФ с программной защитой за 13 тысяч. И, например, клиентскую лицензию на 5 рабочих мест на одном USB-ключе (или на 10 рабочих мест). Она стоит дороже электронной: 28100 рублей против 21600 и 51900 против 41400 соответственно. Но зато теперь вы можете установить программу не на 6 или 11 компьютеров в офисе, а на все! Разумеется, работать 1С:Бухгалтерия будет в конкретный момент времени только на тех пяти или десяти машинах, которые первыми запустили программу 1С, плюс на одном компьютере с электронной лицензией из комплекта основной поставки (например, у главного бухгалтера). Это позволяет значительно сэкономить в том случае, если некоторые сотрудники в вашей организации не сидят в 1С целый рабочий день, а запускают программу от случая к случаю, чтобы выполнить те или иные операции. Без USB-ключей вам пришлось бы покупать лицензии с программной защитой по количеству компьютеров, на которые установлена 1С:Бухгалтерия, что дороже и лишено смысла, так как одновременно они всё равно не будут использоваться.

Если что-то непонятно – звоните, мы с удовольствием вас проконсультируем. С радостью отвечу на вопросы в комментариях. А с какими сложностями при покупке программ 1С сталкивались вы?