Как выбрать, зарегистрировать и подключить онлайн-кассу за 6 шагов
Подробный алгоритм для тех, кто впервые устанавливает онлайн-кассу, со ссылками на все необходимые реестры.
Разбираемся в вопросе с руководителем ИТ-отдела ГК «Баланс-Софт»
Чтобы подготовить онлайн-классу к работе вам нужно:
Как получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Первое, что у вас должно быть – квалифицированная электронная подпись. Она позволяет зарегистрировать кассу, сдавать отчеты в ФНС и другие госорганы.
Как выпустить электронную подпись?
- Обратитесь в ФНС или к Доверенному лицу УЦ ФНС России. Список Доверенных лиц УЦ ФНС России найдете на сайте ФНС.
- Возьмите с собой:
– Основной документ, удостоверяющий личность, – паспорт;
– СНИЛС;
– Сведения об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН).
- Купите и возьмите с собой сертифицированный носитель (USB токен) для записи на него ключей электронной подписи.
Сколько стоит выпустить электронную подпись?
– Бесплатно
Сколько по времени выпускают КЭП?
– Услуга записи сертификата КЭП на ключевой носитель занимает не более 15 минут.
Срок действия электронной подписи?
– 15 месяцев
Подробнее про КЭП и ее применение здесь.
Как выбрать онлайн-кассу
При выборе обратите внимание на главный аспект – занесена ли интересующая вас модель ККТ в государственный реестр. В нём только та техника, которая соответствуют требованиям 54-ФЗ. Поэтому выбираем модели исключительно из данного реестра.
Что еще следует учесть на этом этапе:
1. Назначение кассы
– мобильная – подходит для курьеров, выездных продаж, сотрудников кафе и ресторана. Учетная система встроенная.
– стационарная – подключение к ПК, учетную систему нужно покупать дополнительно.
2. Как подключается к Сети для передачи данных ОФД
– через сим-карту – вариант мобильных касс,
– через ЛВС (локально вычислительную сеть): с помощью сетевого кабеля (Ethernet-подключение) или Wi-Fi – это подходит для стационарной ККТ,
– через USB (RNDIS) – еще один способ подключения для стационарной кассы. Выбор USB или ЛВС зависит от того, какой вариант вам будет удобен.
3. Пропускную способность ККТ
Пропускная способность – это скорость обслуживания покупателей. Если у вас много покупателей, то стоит выбрать кассу:
– с высокой скоростью печати чека,
– с широкой лентой: чем шире лента, тем больше информации на ней помещается, и тем короче получается чек,
– с автоотрезчиком: модуль, который отрезает чек, чтобы кассир мог его быстро оторвать и отдать покупателю.
4. Возможность подключения дополнительного оборудования
Например, для денежного ящика в кассе должен быть специальный разъём.
Как выбрать фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) – это своего рода флешка, которая устанавливается на вашу онлайн-кассу и хранит данные обо всех совершенных операциях по кассе.
В ФНС также существует реестр ФН. Если фискального накопителя нет в реестре, то использовать его в онлайн-кассе нельзя.
ФН различаются сроком действия: на 15 и 36 месяцев. Вы сами можете определить, какой ФН вам подходит, в зависимости от системы налогообложения:
Но лучше обратиться в налоговую по месту жительства. Там спросят ИНН компании и подскажут, какой фискальный накопитель подойдет вашему бизнесу.
Как заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)
Следующий этап – заключение договора с ОФД из списка налоговой.
Для этого нужно:
– зарегистрировать личный кабинет на сайте оператора фискальных данных,
– подписать договор с оператором с помощью КЭП.
По требованию 54-ФЗ работа с ОФД является обязательной. Операторы передают сведения с кассы в налоговую службу при совершении всех денежных расчетов.
Как зарегистрировать ККТ в ФНС
После приобретения кассы и фискального накопителя нужно зарегистрировать их в личном кабинете на сайте ФНС с помощью КЭП. Это довольно сложный процесс, но здесь есть инструкция со скриншотами, как получить доступ к личному кабинету в налоговой для ООО и ИП.
Купить код активации ОФД
Коды активации (или ключи активации) ОФД – это уникальный шифр, который позволяет активировать услуги Оператора на определенный период времени (1-3-6-12-13-15-36 месяцев). Один код может быть использован только один раз для одной кассы.
В магазине ОФД можно купить коды со скидками до 80%, потому что он является официальным партнером крупнейших ОФД, зарегистрированных в реестре ФНС.
Если вы покупаете коды у нас, то на почту вместе с кодом вам придёт подробная инструкция со скриншотами, как активировать код в личном кабинете вашего оператора.
После завершения всех указанных выше этапов вы настраиваете учетную систему (например, 1С) на своей кассе и приступаете к работе. Готово, вы великолепны!
Если у вас возникают какие-то вопросы по этапам настройки своей кассы, обращайтесь к менеджерам нашей компании по бесплатному номеру 8 800 511-13-41 или в онлайн-чате на сайте magazin-ofd.ru