60 дней кино и сериалов за 0 ₽
Условия подписки: clck.ru/dnhea. 18+
VC60
Забрать
60 дней подписки Яндекс Плюс бесплатно для новых пользователей, ранее не оформлявших подписку Яндекс Плюс либо подписки, её включающие, при условии привязки банковской карты. Далее — автопродление: 199 ₽/месяц. Действует на территории РФ. Активировать до 01.09.22 г. включительно на сайте https://hd.kinopoisk.ru/gift. Условия: clck.ru/FMQND.
Сервисы
Surf

Автоматизируй это: как KFC благодаря Surf выстроил систему управления ресторанами

Вы в блоге компании Surf. Мы более 12 лет работаем с финтехом, фудтехом, e-commerce, переиспользуем успешный опыт из разных отраслей и помогаем компаниям войти в топ. Среди наших клиентов — Магнит, Лабиринт, KFC.

💼 Рассказываем об этом в наших кейсах.

📱 Канал в Telegram, в котором делимся своим продуктовым видением. Подписывайтесь!

Представим менеджера ресторана Василия. Каждый рабочий день он:

  • заполняет бумажные чек-листы;
  • на магнитной доске составляет план задач всем сотрудникам;
  • сверяет правильность начисления зарплат;
  • ведёт журнал смен сотрудников;
  • выполняет обход и проверяет бумажные листы уборки.

В это время где-то грустно вздыхает директор ресторана Геннадий. Он очень старается составлять в Excel расписание сотрудников так, чтобы нагрузка была равномерной и планы продаж выполнялись, но нужно учесть слишком много факторов. А ещё ему предстоит проверить все бумажные чек-листы Василия, чтобы убедиться, что стандарты соблюдаются, работа ведётся правильно и его ресторан пройдёт проверку.

В общем, ничего такого, скажете вы. Многие так работают. Но представьте, что таких ресторанов больше 20 тысяч, а требования к стандартам высокие и их выполнение постоянно проверяется. Контролировать планы по выручке в режиме онлайн с возможностью усилить персонал или добавить сотрудникам поручения — сложная задача. Увидеть ошибку в работе на расстоянии и быстро её исправить — невозможно. Автоматически составить расписание, учитывая план продаж, реальную загрузку ресторана в разные часы и число сотрудников — почти фантастика.

Тут нужно подключать мощные средства автоматизации и объединять все бизнес-процессы в единую систему. Именно эту задачу мы решили для KFC. Но давайте обо всём по порядку.

В этой статье расскажем:

С чего всё начиналось?

KFC обратились к нам за разработкой B2C-приложения для доставки. Проект показался нам очень интересным. Мы разработали концепт приложения, учтя огромное количество нюансов и добавив в него фишки, которых не было ни у кого из конкурентов — голосового помощника в образе полковника Сандерса, AR, систему лояльности с учётом индивидуальности бренда. Подробно об этом проекте рассказали тут. Наш подход очень понравился KFC.

Чтобы глубже погрузиться в специфику деятельности компании, мы отправились на кухню одного из ресторанов KFC. И там попробовали себя в роли сотрудников ресторана: вели журнал смен, получали задачи с магнитной доски, ставили отметки о завершении смены и т.д.

Тогда и обратили внимание, что у руководителей разных уровней нет прозрачности процессов: им сложно быстро получить данные о том, что происходит в ресторанах с выручкой, выполнением KPI и планов. Зачастую директора не могли оперативно отследить прибыль ресторана и скорректировать под неё число сотрудников в смене. Для принятия управленческих решений требовались часы, а то и дни, что для современного бизнеса очень долго. А если учесть все часовые пояса, в рамках которых работают рестораны по всей стране…

Увидев наш основательный подход, KFC обратились к нам за новым проектом — разработкой кастомной ERP-системы, которая поможет автоматизировать все бизнес-процессы. Было ли страшно от таких масштабов? Да, немного, ведь тогда Surf насчитывал всего 60 человек.

Что мы наделали?

Мы разработали для KFC Pro.Business — ERP-систему, которая автоматизировала финансовую аналитику и управление бизнес-процессами. Сейчас система продолжает развиваться и используется уже в более чем 550 ресторанах сети во всех часовых поясах страны.

ERP (Enterprise Resource Planning) — это система управления трудовыми ресурсами, менеджментом и активами.

Приложение KFC Pro.Business

Система состоит из нескольких компонентов:

  • Бэкенд, где быстро обрабатывается информация из чеков, благодаря ClickHouse. Для корректной работы системы мы интегрировали её с 15-ю внутренними сервисами KFC. Мы сами писали бэкенд для кастомной системы для того, чтобы она могла агрегировать финансовые показатели всей сети ресторанов.
  • Панель администрирования, где можно создавать новые чек-листы и отчёты. В чек-листах сотрудники отмечают выполненные на день задачи. Программную часть сервиса мы написали по принципу Backend-Driven UI. С сервера приходит массив данных с описанием компонентов интерфейса, которые нужно отобразить на экране.
Управление через панель администрирования
  • Веб-интерфейс, где собраны все бизнес-процессы. Через него руководители получают единую статистику и возможность анализировать показатели в режиме реального времени.
  • Мобильное приложение для менеджеров разных уровней. Его можно установить на личный смартфон и удалённо в режиме онлайн отслеживать показатели ресторана, а значит, оперативно корректировать его работу. Мы создали кроссплатформенное приложение на Flutter. С ним можно использовать единую кодовую базу для Android и iOS, обеспечивая качественный пользовательский опыт.

Роли управляющих сотрудников сети ресторанов KFC

И что из этого получилось?

Отчёт о работе ресторана

Мы реализовали систему дашбордов и отчётов по операционным показателям работы ресторана. Они необходимы управляющим для анализа текущей ситуации и принятия оперативных решений. Платформа агрегирует все чеки из ресторанов KFC и на основе этих данных составляются графики и отчёты для руководителей. Кроме этого, система подстраивается под разные часовые пояса, отображая в разрезах выполнения плана к часу.

Дашборд 

С помощью дашборда можно контролировать:

  • товарооборот, средний чек, количество транзакций;
  • рейтинги разных категорий блюд: основных и дополнительных;
  • скорость обслуживания;
  • производительность;
  • рейтинги сотрудников — выполнение KPI по разным параметрам и в сравнении.

В разделе «Показатели» есть сводный дашборд с основными данными и сравнением их плановых и фактических значений. Из него можно перейти к более подробным отчётам по каждому пункту.

Для каждого показателя указывается фактическое и плановое значение за выбранный период: квартал, месяц, неделя, день или час. Данные обновляются в режиме онлайн — так менеджер смены «держит руку на пульсе» и в любой момент может скорректировать работу.

Для территориальных управляющих и маркет-менеджеров есть отдельная панель — рейтинг ресторанов. Она складывается из основных показателей нескольких ресторанов. На ней наглядно можно видеть лидеров и отстающих, сравнить показатели с прошлым периодом и спрогнозировать товарооборот.

Мы провели предварительное исследование и выяснили, что у 95% будущих пользователей приложения — смартфоны Android. Поэтому предложили использовать кроссплатформу Flutter. На единой кодовой базе можно обеспечить одинаковую функциональность и для Android, и для iOS, сэкономив до 40% бюджета благодаря переиспользованию кода.

Составление расписания

Прозрачная аналитика с трудозатратами каждого сотрудника и возможность гибко управлять сменой, рестораном и продажами. Управляющий видит, сколько человек требуется для обслуживания в часы пик, а сколько — для работы в более спокойные периоды и, исходя из запросов, выстраивает смены сотрудников. Система автоматически формирует оптимальное расписание с учётом всех вводных: плана продаж и возможностей сотрудников, указанных в профиле (часы работы и позиции на которых обучен и аттестован сотрудник). При необходимости директор ресторана может вручную его корректировать.

Вся информация оцифрована и хранится на сервере, а значит, ресторан может вести статистику, строить отчёты и отслеживать показатели в реальном времени. Такая автоматизация в 4 раза сокращает временные затраты на создание и заполнение бумажных табелей.

Расписание

Управление персоналом

В разделе «Сотрудники» содержится вся необходимая информация о количестве отработанных смен, возможности выйти в выходной или праздничный день, пожелания к рабочему графику. В нём же можно вести картотеку личных дел — здесь собраны контактные данные, информация об отпусках, больничных, графике каждого сотрудника, а также результаты оценок на рабочем месте и аттестаций на разных станциях работы в ресторане (касса, фритюр, хостес и т.п.). Эти данные подгружаются в расписание.

Директорам ресторанов стало проще выстраивать смены, как следствие, количество ошибок и нестыковок в расписании удалось минимизировать. Теперь в ресторанах есть оптимальное расписание, а производительность команды выросла.

Составление расписания директора ресторана

Автоматизирован процесс планирования в формате привычного календаря. В нём отображается список автоматически созданных задач, с учётом периодичности: ежемесячные, еженедельные, разовые и т.д. Директора ресторанов могут создавать себе задачи вручную, просматривать список запланированных и отмечать выполненные. Территориальному управляющему доступны эти данные и он может ознакомиться с выполнением задач директорами.

В «Календаре» доступно два вида отображения: месяц и неделя. Директор планирует своё рабочее время, просто перетаскивая задачи из общего списка на определённый день. Есть возможность создавать повторяющиеся задачи по выбранному правилу, например, каждое 29 число месяца или в последний понедельник месяца.

Календарь

Можно ли обойтись без автоматизации и продолжить вести весь учёт в бумажном виде? Да, конечно. Но только если ваш бизнес — не большая корпорация, а предприятие малого масштаба. Часто и средние по размеру компании перерастают в крупные, но сохраняют «привычки детства», а вслед за этим теряют в эффективности, контроле и ключевых торговых показателях. Решение можно найти в разработке кастомной системы управления, которая подстроится под запросы конкретного бизнеса и сферы. Так, для KFC мы создали:

  • кроссплатформенное приложение на Flutter для сотрудников, сэкономив 40% бюджета клиента;
  • надёжный бэк с гибкой адаптацией под запросы и интеграцией со всеми необходимыми внутренними системами;
  • ввели цифровую отчётность.

В результате бизнес получил уверенность в том, что все стандарты соблюдаются, управление стало более гибким, а партнёры-франчайзи получили удобный сервис для ведения дел. Сейчас решение тиражируется на все рестораны сети.

Работать над таким проектом невероятно интересно. Мы посещаем рестораны быстрого обслуживания, не подозревая насколько сложные механизмы и стандарты там используются. Это гигантская машина из процессов, ролей, стандартов, проверок, часовых поясов, планирования ресурсов, которую мы в ходе проекта разбирали по частям и поражались проработанности. Единственный минус поддержания такого высокого уровня качества — трудоёмкость и отсутствие оцифровки. И эту задачу мы решили. Признаюсь честно, когда познакомилась со стандартами качества сети, ушли любые страхи по поводу качества продукции и обслуживания в фастфуде. «Там можно есть с пола!» — обсуждали мы в команде проекта, глядя на чек-лист уборки кухни.

Анна Чеснова

Директор по продажам в Surf

Если хотите узнать, как автоматизировать свой бизнес, пишите нам на [email protected].

Чтобы быть в курсе технологий и трендов, подписывайтесь на наш канал в Telegram.

Рекомендуем почитать:

Не маркетплейсом единым: о конкурентном фудтех-приложении на примере KFC

Кейс: как Surf помог Лабиринту автоматизировать работу курьеров и ускорить доставку заказов

Зачем мобильному приложению нужно предпроектное исследование

0
4 комментария
Svetlana MT

Разве в РФ KFC не франшиза? вы для IRB этот продукт делали?
А финансы в какой ERP ?

Ответить
Развернуть ветку
Surf
Автор

Добрый день, Светлана! Изначально мы делали проект для российского представителя KFC. Теперь это решение тиражируется на все страны присутствия бренда.

Ответить
Развернуть ветку
Герман Манвелов

А зачем делать отдельно web-приложение и iOS\Android на flutter, если можно сделать одно кросс-платформенное для web\ios\android?

Ответить
Развернуть ветку
Surf
Автор

Добрый день, Герман. Когда мы начинали проект, еще не вышла стабильная версия Flutter, которая позволяет реализовывать проекты на вебе. Сейчас мы бы, конечно, предложили клиенту описанный вами вариант)

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 4 комментария
null