Как подключить SMTP в Битрикс24

Нам в email-бюро FastLetters регулярно задают вопрос – почему письма из CRM Битрикс24 (в почте, роботах или рассылках) попадают в спам? И как настроить рассылки так, чтобы не повредить корпоративной почте? Мы собрали инструкцию (постарались понятным языком) – как это правильно исправить.

Причин этого много, но основная – авторизация отправителя. И именно по причине отсутствия возможности настройки и авторизации отправителя, письма из Битрикс24 имеют бОльшие шансы оказаться в папке «Спам», чем из профессиональных сервисов.

Протокол электронной почты был разработан давно и позволял указывать в поле «От кого» фактически любой адрес. С тех пор это открыло дорогу спамерам и мошенникам – они писали письма от любого адреса (например, из банка) и в итоге получали доступ к аккаунтам десятков тысяч людей.

Для защиты от таких ситуаций, почтовые системы внедрили алгоритмы авторизации отправителя.

Любое письмо отправляется программой с определенного сервера (его называют smtp-сервер) и принимается подобной программой на другом. При отправке внутри письма всегда есть список настроек, которые видит принимающий сервер, но не видит получатель-человек.

С помощью этих настроек почтовые системы придумали способы защищаться от спама и «фишинга». А основным инструментом «авторизации» – стал домен отправителя, точнее его настройки.

В этом разделе будет немного технических терминов, но мы попробуем рассказать это максимально простым языком. Зато потом вы сможете «щеголять» такими знаниями в своей профессиональной среде.

Ключ DKIM

Один из главных инструментов авторизации отправителя. Это такая длинная и совсем не читаемая настройка домена (DNS-запись), которая «сравнивается» почтовой системой с настройкой, что указана в письме. Если в письме и в домене записи «стыкуются», то письмо считается авторизованным.

Разрешения SPF

В этой настройке домена (DNS-записи) указывается, с каких серверов можно принимать письма от этого домена. Так как в любом письме всегда указывается IP-адрес отправляющего сервера, то почтовая система сравнивает его с разрешенными серверами (в домене). Если адрес есть, то можно отправлять во «Входящие». Если нет, то в спам.

Политика DMARC

Эта настройка домена (DNS-запись) указывает почтовой системе, что делать с письмами, которые не «авторизованы». Их можно пропустить в ящик, положить в спам или совсем «отвергнуть». Если эта настройка не прописана, то не авторизованные письма кладутся в папку «Спам».

Любой профессиональный сервис рассылки (DashaMail, SendPulse, Rusender, Unisender и другие) выдают вам специальные настройки (DNS-записи) для домена. Когда отправляется ваша рассылка, отправляющие сервера сервиса добавляют в письма настройки, которые будут соответствовать тем, что вы указали в настройках вашего домена. Это авторизует ваши письма и повысит вероятность не попасть в спам.

А в сервисе рассылок внутри Битрикс24 не предлагаются такие настройки. Поэтому письма, которые отправляются с их серверов, не проходят авторизацию и гораздо чаще попадают в спам.

Но, будем честными, для этого случая они предусмотрели возможность настроить отправку через внешний SMTP-сервер.

Внешний SMTP-сервер (программу отправки писем) можно арендовать у специализированных сервисов (например, у нас в FastLetters) или попросить системных администраторов «развернуть» его на вашем сервере.

Минус первого подхода – вам придется платить за каждое отправленное письмо (обычно продают пакетами). Но администраторы такого сервиса будут следить за качеством доставляемости ваших писем и учитывают максимальное количество нюансов.

Минус второго – нужно учитывать массу дополнительных факторов, влияющих на доставку ваших писем (ваш сервер, например, может попасть в черные списки). Зато таким образом можно уменьшить расходы, если у вас значительный объем доставки.

Есть три «точки» в Битрикс24, где можно использовать внешний SMTP-сервер – в разделе «Почта», в разделе «Маркетинг» и в разделе CRM (бизнес-процессы и отправки писем). Подключение SMTP-сервера происходит через добавление отправителя в систему Битрикс24.

Добавить отправителя можно в двух местах. К сожалению, оба метода не очень явные – Битрикс24 есть над чем работать в этом направлении.

Первый – через раздел «Маркетинг / Рассылки».

Второй – через раздел «CRM»

Мы рекомендуем указывать реально существующие адреса, с которых вы сможете читать ответы ваших получателей – это повысит ваши шансы на попадание во «Входящие».

В CRM

В случае ручной отправки писем, во внешнем SMTP нет особой необходимости, так как вы потеряете информацию в своем почтовом ящике. Но, возможно, кто-то использует такой прием (отправка от общего ящика любых писем). С внешним SMTP вы можете выбирать общего отправителя, письма от которого будут отправляться не через корпоративную почту.

В воронках и туннелях продаж

При настройке робота, вы можете добавить действие «Отправить письмо» и в этом разделе выбрать нужного вам отправителя (с внешним SMTP-сервером).

В бизнес-процессах

Если вам в шаблоне бизнес-процесса необходимо отправлять письма, то вы сможете выбирать нужного вам отправителя для каждого отправляемого письма. Это поможет автоматизировать работу менеджеров или процесса продаж.

В разделе «Маркетинг»

При подготовке и запуске рассылок у вас теперь есть нужный отправитель, от которого вы сможете делать рассылки. Причем, при массовой отправке через внешний сервис, вы сможете следить за доставляемостью ваших писем со стороны почтовых систем (у многих есть такие возможности).

Это – одна из постоянных задач от клиентов у нас в бюро email-маркетинга. Но это уже тема для отдельной статьи. Если интересно, напишите вопрос в комментариях, мы попробуем решить.