Нам в email-бюро FastLetters регулярно задают вопрос – почему письма из CRM Битрикс24 (в почте, роботах или рассылках) попадают в спам? И как настроить рассылки так, чтобы не повредить корпоративной почте? Мы собрали инструкцию (постарались понятным языком) – как это правильно исправить.
Почему вообще письма попадают в спам?
Причин этого много, но основная – авторизация отправителя. И именно по причине отсутствия возможности настройки и авторизации отправителя, письма из Битрикс24 имеют бОльшие шансы оказаться в папке «Спам», чем из профессиональных сервисов.
Вам письмо от банка!
Протокол электронной почты был разработан давно и позволял указывать в поле «От кого» фактически любой адрес. С тех пор это открыло дорогу спамерам и мошенникам – они писали письма от любого адреса (например, из банка) и в итоге получали доступ к аккаунтам десятков тысяч людей.
Для защиты от таких ситуаций, почтовые системы внедрили алгоритмы авторизации отправителя.
Схема авторизации отправителя
Любое письмо отправляется программой с определенного сервера (его называют smtp-сервер) и принимается подобной программой на другом. При отправке внутри письма всегда есть список настроек, которые видит принимающий сервер, но не видит получатель-человек.
С помощью этих настроек почтовые системы придумали способы защищаться от спама и «фишинга». А основным инструментом «авторизации» – стал домен отправителя, точнее его настройки.
Как это работает?
- Почтовая система (mail.ru, gmail.com, yandex.ru) получателя видит письмо от [email protected]
- Считывает настройки (DNS-записи) домена fastletters.ru
- Сопоставляет настройки домена с настройками в письме
- Выбирает, куда положить письмо после проверки – в «Спам» или «Входящие»
Какие настройки есть в домене?
В этом разделе будет немного технических терминов, но мы попробуем рассказать это максимально простым языком. Зато потом вы сможете «щеголять» такими знаниями в своей профессиональной среде.
Ключ DKIM
Один из главных инструментов авторизации отправителя. Это такая длинная и совсем не читаемая настройка домена (DNS-запись), которая «сравнивается» почтовой системой с настройкой, что указана в письме. Если в письме и в домене записи «стыкуются», то письмо считается авторизованным.
Пример записи:
v=DKIM1; h=sha256; k=rsa; p=MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEA6hhoZ8Flrkpc98uZvbU2NnVlgBvAdWiNOBBmH83i+gJ7dhG0e4/xFocN1oDdXqVDN6qwfijCHT0J3D8gAN5yGeS8HkKMXJ/G9illhSeZ6n/6VTseDlSUO97AqKK/lKMT3HkccH2lM/aT++6/25u/uPdLXquFcwmywmvNTnsrAWNxAn3MJmT4906iSJlXX72geNLToN9USmz5/gHKcDIcO/1D1Jio2umQf+X2ds4i8uARW5dUoxfaEX2QndgSsZKphecyXRk1wck6e/U9hUEuznpYcYVvEv1o+CT1po99raCub1IoE4D+ggAsVKoL1jzEkaaZIfNvS1uF0TY5udnBpQIDAQAB
Разрешения SPF
В этой настройке домена (DNS-записи) указывается, с каких серверов можно принимать письма от этого домена. Так как в любом письме всегда указывается IP-адрес отправляющего сервера, то почтовая система сравнивает его с разрешенными серверами (в домене). Если адрес есть, то можно отправлять во «Входящие». Если нет, то в спам.
Пример записи:
v=spf1 include:_spf.yandex.ru include:spf.unisender.com include:mxsmtp.sendpulse.com ip4:37.9.13.107 +a +mx ~all
Политика DMARC
Эта настройка домена (DNS-запись) указывает почтовой системе, что делать с письмами, которые не «авторизованы». Их можно пропустить в ящик, положить в спам или совсем «отвергнуть». Если эта настройка не прописана, то не авторизованные письма кладутся в папку «Спам».
Пример записи:
v=DMARC1;p=quarantine;pct=10;
Как это работает в рассылках Битрикс24?
Любой профессиональный сервис рассылки (DashaMail, SendPulse, Rusender, Unisender и другие) выдают вам специальные настройки (DNS-записи) для домена. Когда отправляется ваша рассылка, отправляющие сервера сервиса добавляют в письма настройки, которые будут соответствовать тем, что вы указали в настройках вашего домена. Это авторизует ваши письма и повысит вероятность не попасть в спам.
А в сервисе рассылок внутри Битрикс24 не предлагаются такие настройки. Поэтому письма, которые отправляются с их серверов, не проходят авторизацию и гораздо чаще попадают в спам.
Но, будем честными, для этого случая они предусмотрели возможность настроить отправку через внешний SMTP-сервер.
Где взять внешний SMTP-сервер
Внешний SMTP-сервер (программу отправки писем) можно арендовать у специализированных сервисов (например, у нас в FastLetters) или попросить системных администраторов «развернуть» его на вашем сервере.
Минус первого подхода – вам придется платить за каждое отправленное письмо (обычно продают пакетами). Но администраторы такого сервиса будут следить за качеством доставляемости ваших писем и учитывают максимальное количество нюансов.
Минус второго – нужно учитывать массу дополнительных факторов, влияющих на доставку ваших писем (ваш сервер, например, может попасть в черные списки). Зато таким образом можно уменьшить расходы, если у вас значительный объем доставки.
Как подключить внешний SMTP-сервер
Есть три «точки» в Битрикс24, где можно использовать внешний SMTP-сервер – в разделе «Почта», в разделе «Маркетинг» и в разделе CRM (бизнес-процессы и отправки писем). Подключение SMTP-сервера происходит через добавление отправителя в систему Битрикс24.
Кстати, мы не рекомендуем использовать его в разделе «Почта», потому что таким образом у вас не будут сохраняться письма в папке «Отправленные». А вот в рассылках и бизнес-процессах мы как раз настоятельно рекомендуем подключить сторонний сервер для отправки, чтобы не получить «бан» от почтовых платформ за большой объем отправки писем.
Добавить отправителя можно в двух местах. К сожалению, оба метода не очень явные – Битрикс24 есть над чем работать в этом направлении.
Первый – через раздел «Маркетинг / Рассылки».
- Создайте новую рассылку
- Выберите пустой шаблон «Свой HTML»
- В поле «Отправитель» выберите в выпадающем списке команду «Добавить отправителя»
- Введите адрес и имя отправителя
- Кликните на ссылку «SMTP-сервер»
- Укажите реквизиты вашего SMTP-сервера
- Сохраните
Второй – через раздел «CRM»
- Откройте карточку любого клиента
- Нажмите кнопку «Письмо» в карточке
- В поле «От кого:» в выпадающем списке выберите команду «Добавить отправителя»
- Введите адрес и имя отправителя
- Кликните на ссылку «SMTP-сервер»
- Укажите реквизиты вашего SMTP-сервера
- Сохраните
Мы рекомендуем указывать реально существующие адреса, с которых вы сможете читать ответы ваших получателей – это повысит ваши шансы на попадание во «Входящие».
Как это все использовать внутри Битрикс24?
В CRM
В случае ручной отправки писем, во внешнем SMTP нет особой необходимости, так как вы потеряете информацию в своем почтовом ящике. Но, возможно, кто-то использует такой прием (отправка от общего ящика любых писем). С внешним SMTP вы можете выбирать общего отправителя, письма от которого будут отправляться не через корпоративную почту.
В воронках и туннелях продаж
При настройке робота, вы можете добавить действие «Отправить письмо» и в этом разделе выбрать нужного вам отправителя (с внешним SMTP-сервером).
В бизнес-процессах
Если вам в шаблоне бизнес-процесса необходимо отправлять письма, то вы сможете выбирать нужного вам отправителя для каждого отправляемого письма. Это поможет автоматизировать работу менеджеров или процесса продаж.
В разделе «Маркетинг»
При подготовке и запуске рассылок у вас теперь есть нужный отправитель, от которого вы сможете делать рассылки. Причем, при массовой отправке через внешний сервис, вы сможете следить за доставляемостью ваших писем со стороны почтовых систем (у многих есть такие возможности).
А можно ли подключить Битрикс24 к другим сервисам рассылок?
Это – одна из постоянных задач от клиентов у нас в бюро email-маркетинга. Но это уже тема для отдельной статьи. Если интересно, напишите вопрос в комментариях, мы попробуем решить.