Как мы построили интранет с HR-сервисами для 3 тысяч сотрудников Физтеха

Поёжились от слова «интранет» и представили олдскульный корпоративный портал а-ля телефонный справочник или склад документов, о котором сотрудники вспоминают только в случае острой необходимости? Тогда вы примерно в курсе, как выглядит обычный корпоративный портал регионального вуза, госкомпании или среднего бизнеса. Впрочем, у столичных вузов дела обстоят лучше, и возможностей что-то менять больше.

В прошлом году к нам пришёл Московский Физтех с запросом на внутренний портал для почти трёх тысяч человек. Мы предложили вузу создать удобную платформу с веб-версией, мобильным аппом и HR-cервисами «на борту», как это делают в корпорациях.

Будем знакомы: мы — команда «Кеды профессора». Восемь лет разрабатываем онлайн-сервисы для госсектора и образования — МФТИ, ВШЭ, РУДН и других вузов.

Ниже мы покажем, как наша платформа HR.Университет помогает новичкам адаптироваться в команде, постоянным сотрудникам — взаимодействовать друг с другом и вузом, ускорять и упрощать рабочую рутину, а также находить единомышленников на проекты и даже нанимать специалистов со всей страны. Словом, выстраивать полноценную экосистему современного вуза и даже формировать вокруг него сообщество желающих перенять опыт HR-специалистов из других институтов.

HR.Университет для Физтеха мы запустили в сентябре 2021 года и после первого учебного года готовы поделиться с вами результатами нашей работы — оценить интерфейс и сервисы. Усаживайтесь поудобнее — начинаем экскурсию.

Весь интранет МФТИ состоит из трёх контуров. Два из них занимает новый HR.Университет с внутренними сервисами и его внешняя часть, которая доступна для всех желающих и ориентирована на будущих сотрудников. Третий — это старый интранет-портал, который тянет часть функционала, но постепенно передаёт его нашей платформе (этот сайт мы показывать не будем).

На HR-портале Физтеха благодаря виртуальным турам, можно рассмотреть Физтех и его многочисленные объекты и научные лаборатории буквально во всех подробностях.

Каждый объект туров кликабелен, так что специалисты предельно точно поймут, как оснащены интересующие их лаборатории и рабочие места:

Кроме того, на сайте можно заглянуть и во все аудитории, коворкинги, музеи Физтеха и на его спортивные объекты, а также узнать о структуре вуза и найти контакты отдела кадров и документы для трудоустройства.

«Вишенка на торте» (ну, чтобы почувствовать себя совсем как дома) — интерактивная обновляемая карта кампуса со всеми корпусами, объектами, кафе, банкоматами и общежитиями. Каждая точка на ней снабжена заботливыми всплывающими подсказками:

Главную страницу HR.Университета сразу адаптировали под мобильные устройства и сделали приложение под iOS и Android с теми же функциями, что и на десктопной версии.

Первая страница, куда попадает новый сотрудник при авторизации и знакомстве с порталом, — это модуль HR.Адаптация. Он создан так, чтобы буквально за руку провести по всем сервисам вуза — и извлечь максимум полезной информации.

Московский физико-технический университет — лидер рейтингов лучших университетов страны и мира.

На первой странице новичок находит информацию и ссылки, которые помогут быстро сориентироваться на местности и узнать, где разжиться нужными документами и контактами коллег, а также заговорить с ними на одном языке (спасибо «Сокращениям, принятым в МФТИ», ТГ-каналу и журналу).

Тут же сотрудник разберётся, как выстраивать свои маршруты внутри вуза — от карты университетского кампуса до решения административных вопросов через личный кабинет или с помощью сервисов и коллег.

Чуть ниже идёт блок физтех-школ при МФТИ:

Ну и наконец информация о питании (есть даже доставка еды!), спорте (полный набор), прививках от ковида и бесплатном приёме психолога (а кому он сейчас не нужен? 🤗):

Помимо вэлком-страницы в модуле HR.Адаптация есть ещё два полезных раздела — «Бонусы» и пошаговые «Инструкции».

«Бонусы» — это книги, скидки и предложения партнёров для сотрудников МФТИ:

«Инструкции» иллюстрированы картинками, которые по шагам показывают, как, например, подать в электронном виде заявление на отпуск, оформить командировку, трудоустроиться, подобрать персонал и сделать многое другое.

Зачем же нужны картинки, чтобы сделать всё вышеперечисленное? Дело в том, что многие бюрократические процессы регламентируются большим количеством документов и требований. И такие инструкции — хороший способ позаботиться о сотруднике, его времени и нервах.

Но пойдём дальше. Итак, сотрудник освоился и прошёл адаптацию. В таком случае после авторизации на портале он всегда попадает на главную страницу — навигатор по внутренней университетской жизни:

Первый пункт меню стартовой страницы…

Этот модуль включает разделы с новостями, опросами, объявлениями, событиями и проектами. Если с «Новостями» всё ясно-понятно, то перейдём сразу к следующим пунктам.

Опросами чаще всего пользуются HR-специалисты вуза. Они могут проводить временные и постоянные опросы. В постоянных в основном просят оценить качество работы отделов (скажем, администрации), а во временных собирают мнения по разным темам.

Опрос можно проводить либо среди всех вузовских сотрудников, либо среди избранной группы лиц, которые получат на почту приглашение принять в нём участие.

Продумали мы и раздел «Объявления». Сотрудники от своего имени могут создавать и размещать объявления — от предложений по аренде квартиры до поиска пропавших вещей и даже пристройства котят.

В разделе «События» предсказуемо размещён интерактивный календарь. Кликаем на дату — и узнаём о внутренних мероприятиях вуза, о вебинарах, лекциях и многом другом.

Для общения и налаживания связей сотрудников Физтеха друг с другом мы придумали раздел «Проекты». Дело в том, что люди, работающие тут, занимаются проектами, которые не всегда связаны с их основной деятельностью. Так что в разделе можно выбрать любую интересную инициативу и подать заявку на участие в ней, которую организатор получит на почту.

Пока два раздела — «Объявления» и «Проекты» — не пользуются у сотрудников особой популярностью, но мы думаем, что это временная история и проблема старта.

Следующая остановка интранета — большой образовательный модуль HR.Компетенции, в котором можно подобрать себе курсы, стажировки или пройти оценку компетенций. Здесь, кстати, мы бесшовно интегрировали продуманные сторонние сервисы, включая собственный. Но обо всём по порядку.

В разделе с курсами можно выбрать программы как самого МФТИ, так и внешних образовательных платформ и вузов (платные и бесплатные). И если к курсам МФТИ сотрудник получает доступ сразу (может почитать лонгриды, посмотреть видеозаписи, выбрать цикл лекций), то для подбора обучения на стороне мы интегрировали агрегатор курсов «Образовал» собственной разработки. Он помогает оценить пользу курса до его оплаты с помощью реальных отзывов, перечисления изучаемых навыков и других чётких критериев.

Похожим образом устроен и раздел со стажировками: выбираем, записываемся, проходим.

Оценка компетенций сотрудников находится в модуле HR.Оценка 360. Изобретать велосипед в виде собственной системы онлайн-оценки персонала мы не стали и решили бесшовно встроить в портал известный веб-сервис Proaction. pro. Переход на сайт сервиса также неочевиден для пользователя: тест просто открывается в новом окне.

Когда сотруднику назначают оценку компетенций, он получает приглашение на почту и переходит в раздел с активированной кнопкой «Пройти тестирование». Результаты теста (на что обратить внимание, какие навыки прокачать и зоны роста отметить) можно будет обсудить со своим руководителем.

Самый востребованный раздел нового интранета, который ежедневно посещают сотни сотрудников Физтеха. Больше не нужно разыскивать бланки или образцы для заполнения документов — всё собрано в одном месте. Для простоты бумаги рассортированы по темам: должностные инструкции, локальные нормативные акты, шаблоны для заполнения, документы при приёме на работу и многое другое.

Пока сотрудникам приходится заполнять их вручную и самостоятельно относить в нужный отдел. Но постепенно мы планируем автоматизировать большую часть этих процессов, оцифровать все документы и перенести сервис документооборота в HR.Университет с основного портала.

Сейчас мы уже полностью автоматизировали отправку заявления на отпуск, которая, по сути, превратилась в сервис в несколько кликов: сначала читаем краткую инструкцию, затем заполняем только должность и отмечаем на календаре даты начала и окончания отпуска. Нажимаем кнопку «Отправить заявление» — и всё готово! Процесс согласования заявления можно отслеживать здесь же:

Цифровизация остальных кадровых сервисов пока на очереди: ближайший из них — онлайн-приём на работу. Кроме того, большая часть этого функционала находится в старом интранете вуза, и, чтобы синхронизировать их с HR.Университетом, мы сделали навигацию по самым востребованным функциям. Постепенно, по мере пожеланий ФизТеха, все эти возможности будут реализованы в виде сервисов в контуре HR.Университета.

Ну и наконец — наша гордость. Это модуль для поиска новых сотрудников в Физтех, где собраны вакансии и информация о конкурсах на места. Про эту штуку мы расскажем в отдельной статье (как говорится, ставьте лайки, жмите на колокольчик — следите за нашими обновлениями).

Ну а если коротко, помимо нового раздела мы помогли вузу организовать рекламную кампанию по поиску кандидатов в профессорско-преподавательский состав на конкурсной основе. Для российских университетов это не совсем стандартный подход, когда кандидатов с помощью контекстной и таргетированной рекламы ведут через рекрутинговый сайт, где они знакомятся с вакансиями напрямую, сами заполняют анкеты и участвуют в конкурсе на конкретное место.

Вы прогулялись по интранет-порталу Физтеха и примерно представили, как он работает. Мы делаем HR.Университет чуть больше полутора лет, и многое ещё впереди. На очереди — самые востребованные сотрудниками HR-сервисы и интеграции.

Такой большой и сложно устроенный вуз, как Физтех, стал для нашей команды площадкой для проверки гипотез о болях сотрудников, на основе которых мы создали концепцию портала, а затем обкатали интерфейс, функции и продолжаем разворачивать и бесшовно подключать сервисы. Однако благодаря особенностям разработки, добавление модулей и функций не будет болезненным и не скажется на бесперебойной работе портала.

Впрочем, HR-экосистему цифровых сервисов, которую мы изначально проектировали для МФТИ, можно кастомизировать для других организаций, причем как для государственных, так и для частных. Ключевое слово здесь — экосистема, то есть мы комбинируем разные решения и приложения на одной платформе с личным кабинетом, авторизацией по единому логину и паролю в мобильном приложении и десктопной версии, а также обязательные разделы вроде инструкций, документов и базы знаний.

Более того, по желанию заказчика мы подключаем любые модули, даже если они сделаны на других технологиях. В случае с МФТИ для сервиса HR.Оценка 360 мы разработали бесшовную интеграцию с известным онлайн-сервисом ProAction (подробнее о ней писали чуть выше), для сквозной авторизации подключили Active Directory, а для работы с организационной структурой — «1С». По запросу можем реализовать и такие фичи, как, например, заявки на отпуск прямо из мобильного приложения или чат-бота — и многое другое.

С точки зрения бизнеса у нас необычное предложение: в отличие от большинства игроков рынка интранетов, мы не продаём лицензии на сотрудника, а разрабатываем и передаём готовый кастомизированный программный код заказчику. И если обычно стоимость доступа к HR-системам может кратно меняться в зависимости от численности штата, в нашем случае такого не будет. Это особенно удобно если, например, у клиента активно растущий бизнес, и число сотрудников постоянно увеличивается. Необходимую техническую поддержку также можно приобрести дополнительно.

Предмет нашей внутренней гордости за проект — его уникальность и наш принципиальный отказ от копирования каких-либо готовых решений. Намного приятнее сделать нечто по-настоящему ценное, вырастив всё из собственного опыта и готовности решить проблемы заказчика. Надеемся, что в ближайшее время, следом за флагманом — Физтехом, опробовать нашу HR-экосистему и заказать пилот захотят и другие вузы, и принципиально другие клиенты — например, средний и крупный бизнес.

В общем, если у вас остались вопросы, можете написать напрямую в Telegram CEO «Кед профессора» Константину Егошину. Будем рады помочь :)