Notion: Гайд по регистрации и базовым возможностям

Продолжение статьи "Notion: Офис, база данных и ваше душевное спокойствие в одном флаконе", в которой я рассказал про софт, который может заменить Google Doc, Office, Trello, Asana и еще пачку приложений.

Очень многие захотели попробовать этот инструмент, но столкнувшись с обширным функционалом или языковым барьером решили отложить до лучших времен. В этой статье я расскажу про регистрацию в Ноушене, базовые настройки и создание\перенос первых документов.

Notion: Гайд по регистрации и базовым возможностям

Самый первый и банальный шаг, но который не все преодолели. Первым делом мы идем на Notion.so и вводим свой имейл в поле посередине экрана, а потом жмем "Get Started". После этого нужно проверить свою почту и перейти по ссылке. Если вы используете Яндекс.Почту, то письмо может попасть в спам, проверьте эту папку.

Если же вы счастливый обладатель Гугл почты (Gmail), то проверять ничего не нужно, на втором экране вам любезно предложат интегрировать новый софт в свой аккаунт. Жмите далее, вводите пароль и вуа-ля — вы уже на следующем экране.

Теперь нужно пройти пять шагов, которые подготовят ваш Notion к работе. На первом экране нужно принять лицензионное соглашение, нажать синюю кнопку "Agree" (Принимаю).

Теперь небольшая персонализация. Введите ваше имя и фамилию, а также выберите сценарий, по которому планируете работать. Это определит набор шаблонов, которые вам выдадут по умолчанию, ничего критичного. Если не знаете, что выбрать то в первой части рекомендую последний пункт "Other" (Другое), а в следующей — Personal Notes and To-does (Личные заметки и ту-душки)

На третьем этапе еще одна небольшая персонализация: вам предлагают выбрать как будет называться ваш воркспейс (рабочее пространство). Это из обязательного. Опционально можно выбрать красивый адрес вашей ссылки и доверенные домены электронной почты, которые смогут иметь доступ к вашим документам.

Предпоследний, но по факту последний пункт — это импорт существующих документов. Здесь есть файлы, которые вы можете перенести с ПК, так и интеграции с сервисами. Если используете что-то из нижеперечисленного, то попробуйте перенос. Оригинальные файлы при этом не пострадают.

Если же такой потребности у вас нет, то в просто нажмите "Skip" (пропустить) в левом, верхнем углу и двигайтесь дальше.

На последнем экране "Туториала" вам предложат скачать приложение для десктопа или мобильного устройства. Это можно будет сделать в любой момент, так что можете смело нажать "Done" (готово) и перейти в свое рабочее пространство (Workspace).

Итак, перед вами открылся главный экран, на котором сосредоточено два главных элемента: панель навигации (серая полоса слева) и рабочая область (белое пространство справа). Начнем с панели навигации, она состоит из 18 пунктов (в моем случае):

Профиль. Этот элемент открывает небольшое меню, в котором вы можете выбрать иконку профиля, создать новое рабочее пространство или подключиться к чужому, включить темную тему или скачать мобильное приложение. Так же, если вы используете несколько рабочих пространств, именно через этот пункт идет переключение между ними.
Поиск. Местный гугл, ищет по всему воркспейсу.
Обновления. В данном элементе вы можете увидеть все изменения, которые происходили с документами (правки, переносы, комментарии)
Настройки и участники воркспейса. Работа с доступами к документам, оплата расширенных планов и персонализация, которую вы делали на этапе настройки — все это находится тут.
Рабочее пространство. В данном элементе находятся документы, на которые действуют все правила воркспейса, в котором они находятся. Т.е вам не нужно каждый раз давать доступы к каждому документу, правила будут единые исходя из настроек из пункта 4.
Создать новую страницу в рамках воркспейса. Собственно, создать новый файл по тем правилам, о которых выше.
Приватная область. Это уже другая сущность, отличная от воркспейса. Документы созданные в этой зоне имеют по умолчанию доступ только для вашего аккаунта.
Документ с приватным доступом. В данном случае, это просто пустая страница, но ее можно редактировать и наполнять любым содержимым.
Кнопка раскрывающая\скрывающая вложенность. Одна из важнейших функций: вы можете добавлять внутрь одного документа безграничное количество других. Т.е страница верхнего уровня может выполнять роль папки и содержать в себе как другие страницы, так и файлы, таблицы и все что душа пожелает.
Импорт. Это все тот же экран, который вы могли видеть ранее.
Корзина. Любой удаленный документ попадает сюда и может быть восстановлен. Принцип точно так же, как в Windows, MacOS или в Google Drive.
Новая страница. Создание страницы нового уровня. Расценивайте это как "создать новую папку".
Заголовок страницы. Главная доминанта любой страницы. Принцип точно такой же, как и в любом другом редакторе документов.
Рабочее поле. Основное пространство для работы, состоит из блоков или как я их называю "кубиков". Каждый кубик можно изменять по шаблону и перетаскивать вверх\вниз.
Поделиться. Настройки доступа. Здесь можно выдать доступ по имейлу или создать ссылку с разными правам доступа.
Апдейты. Список изменений конкретной страницы\документа.
Избранное (список быстрого доступа). Добавление в отдельный список, который появится сверху панели навигации.
Настройки страницы. Кликнув на три точки вы сможете поиграться со шрифтами, заблокировать ее редактирование, сделать экспорт или переместить ее в другую "папку".

Кроме этого, при наведении на панель навигации можно увидеть дополнительные элементы, позволяющие скрыть ее или создавать новые страницы в 1 клик.

Также у каждой страницы есть своя отдельная менюшка (три точки), в которой есть список быстрых действий:

Удалить.
Продублировать.
Скопировать ссылку на документ.
Переименовать.
Переместить.

На этом первая часть знакомства с интерфейсом, с ее "навигационной частью" окончена. Теперь очередь "контента".

Для того, чтобы начать работу, нужно создать свою первую страницу через кнопку в нижнем, левом углу. После этого у вас появится экран, где вам нужно ее озаглавить и начать наполнять контентом. Для удобства, внизу есть 7 базовых вариантов, которые позволят быстрее познать возможности Notion.

Шаблоны. Разработчики уже подготовили целую кучу сценариев использования программы, нужно лишь зайти и выбрать подходящий. В наличии есть как шаблоны заметок, так и базы данных, "ту-ду листы", календари или даже CRM. О всем этом разнообразии мы поговорим дальше.
Страница по умолчанию. Самый простой шаблон — заголовок и эмоджи-иконка.
Пустая страница.
Импорт. Собственно, перенос документа с ПК или из другого сервиса.
Таблица. Почти такая же, как в Excel.
Канбан-доска. Почти такая же, как у Trello.
Календарь. Обычный календарь, почти такой же как и... везде.

Для того, чтобы было проще понять, давайте я покажу пример, как может выглядеть страница на основе шаблона. Для примера, я создал в Notion рабочее пространство по работе над этой статьей. У него стоит доступ "можно комментировать", так что можете зайти, пощупать и задать вопросы прямо внутри.

Как можете видеть, внутри страницы я имею целую кучу элементов: шапку, эмоджи-иконку, заголовок, кусок текста (описание), 4 отдельных страницы с контентом внутри и даже канбан-доску, которая выполняет роль таск-менеджера! Саму статью я пишу также внутри доски, вы можете убедиться в этом кликнув по карточке в третьей колонке (редактура).

Эта карточка (как и любой элемент в Notion) может принимать любую форму, все зависит только от вашей фантазии и знания инструментов (кубиков), о которых прямо сейчас и поговорим.

Когда я только увидел Notion, то был в восторге именно от возможности настраивать контент внутри страницы совершенно по любому, в рамках доступных инструментов. А их имеется аж 43. Для того, чтобы добавить на страницу блок нужно ввести "/" и выбрать подходящий "кубик":

Среди кубиков есть как стандартные инструменты верстки (заголовки, маркированные списки, цитаты, код), так и упоминание в тексте человека, отдельной страницы через или создание делайна через "@". И это только вершина айсберга.

Далее по списку идет возможность интеграции в страницу вышеупомянутых таблиц, канбан-досок или целых баз данных.

Еще чуть ниже есть возможность интеграции различных медиа-файлов: картинок, видео, ссылок-закладок, кода или любых других файлов:

И как вишенка на торте — возможность интеграции с целой кучей сервисов: от гитхаба до твиттера.

Если у вас голова кругом от количества возможностей и вы совершенно не представляете, каким образом все это богатство можно использовать, то самое время обсудить шаблоны, которые нам подготовили разработчики.

На данный момент имеется 20 шаблонов, которые покрывают большинство задач: личные заметки, записи в блог, базы знаний, ту-душки, задачники, контент-план, таблицы и даже CRM-система. Лучше один раз глянуть, как это выглядит:

А еще лучше пощупать своими руками, попробовать создать свои собственные документы. Совсем другие впечатления.

На этом первая статья про работу с Notion закончена, надеюсь вопросов по базовым функциям стало меньше. В следующей статье "Продвинутый функционал и сценарии использования" (решил объединить) мы еще больше погрузимся в этот замечательный софт. Жду ваши вопросы, которые помогут сделать эту статью еще лучше.

Также рекомендую подписаться на мой паблик "Экстракт", там про подобный крутой софт целая рубрика и еще четыре смежных про разные проявления личной продуктивности. Буду рад единомышленникам)