Как внедрить трекер времени, чтобы не навредить компании и не свести с ума сотрудников

Когда в компании считают часы, нужно внедрить инструменты, чтобы измерять их объективно.

Есть простой вариант: использовать трекинг. Но с ним всё неоднозначно.

Иногда из-за неправильных решений трекеры превращаются в «цифровые ошейники», в которых сотрудникам неуютно. Мотивация теряется, а результаты ухудшаются — и ошибки оказываются слишком дорогими, хоть эти убытки и незаметны на первый взгляд.

Меня зовут Александр Стихарев, я основатель сервиса для управления проектами Shtab, и в этом материале я расскажу, что делать, чтобы не давить на сотрудников и при этом контролировать ситуацию.

Цель трекинга — понять процесс и сделать его прозрачным.

Задача трекера — мониторить присутствие человека и его вовлечённость. С ним можно понять, сколько времени требуется на задачи и как это время отличается от прогноза. С этими данными вы сможете в будущем составлять точные планы — и компания сможет зарабатывать больше, грамотно дозируя нагрузку.

Сам трекер не исправляет и не улучшает результаты. Он просто помогает измерить время для исполнения задачи.

Бывает такое, в компании внедрили трекер, а зачем он нужен и как им пользоваться — не объяснили.

Давайте представим неоднозначную ситуацию.

Удалённый сотрудник два раза отошёл от компьютера на 15 минут. Система это заметила. Сотруднику выписали штраф за отсутствие на рабочем месте.

Задачи выполнены в срок. Все довольны его работой. Ничего не изменилось, но человек оштрафован. Он демотивирован и злится.

Можно разобраться в ситуации. Окажется, что человек ходил попить кофе и посмотреть в окно. В офисе он устраивал такие же перерывы, но успевал всё сделать. И сейчас успевает.

Даже если разобраться в ситуации с гипер-контролем и исправить её, выйдет неприятная картина:

Вывод: Оптимизировать до идеала опасно.

Трекинг очень хорошо выявляет мелочи, которые не замечает живой человек. Любой трекер можно настроить так, чтобы он замечал любой «шаг вправо, шаг влево».

Когда эти мелочи всплывают, хочется их устранить. Заниматься этим не стоит: сотрудники — не роботы, и не станут ими. Даже если давить.

В обеденный перерыв люди спокойно отдыхают и занимаются чем хотят: читают книги, смотрят ролики, переписываются и спорят в соцсетях.

Этот отдых необходим, чтобы восполнить силы и «разгрузиться» после выполненных задач. Трекер должен оставить пространство для нормального отдыха. Если он будет скриншотить диалоги, соцсети, YouTube и книги — сотрудники не захотят это показывать, не смогут отдохнуть и выгорят за пару месяцев на ровном месте.

В сервисе по управлению проектами «Штаб» мы предусмотрели эти вещи — наш трекер ставится на паузу вручную, а контент из диалогов и соцсетей автоматически размывается. Даже если сотрудник забудет выключить трекинг на обеденном перерыве, ему будет не о чем волноваться:

Трекер хорошо работает в задачах, где у человека есть механическая работа, которую видно на мониторе. Поправить баги в коде, написать статью по заранее продуманному плану, сделать набор макетов по предварительно созданным шаблонам…

В таких задачах человек работает с клавиатурой и мышью. Трекер отслеживает нажатия и активность — и показывает, занят ли человек делом.

Для таких задач ставьте трекер: он отлично измеряет вовлечённость.

Есть задачи, в которых человек не контактирует с компьютером, когда работает. Он может ездить по городу, устраивать встречи, проводить проверки, работать на бумаге, ходить на совещания и согласовывать нужные компании вещи.

Такие задачи лучше доверять без трекера: тот всё равно ничего не покажет.

В следующий раз я расскажу, почему трекинг на самом деле нужен и самим специалистам и как он защищает их интересы. Если вы менеджер или руководитель — сможете найти аргументы «за» трекер, чтобы сотрудникам было проще его принять.

А пока предлагаю вам в комментариях поделиться опытом взаимодействия с трекерами времени: было ли комфортно работать? Помогало ли с планированием и эффективностью?