Зачем ритейлеру автоматизация учёта товара, и как в этом поможет мобильное приложение
Автоматизация учёта товаров на складе — уже не далёкое будущее, а часть ежедневных процессов для большинства торговых предприятий. Многие компании стремятся к автоматизации, но процесс учёта движения товаров не всегда прост. Но так как всё больше владельцев бизнеса стремятся к автоматизации, им нужен способ, который облегчит работу склада, а также поможет с инвентаризацией и продажей товара.
Существует множество различных сценариев при выборе системы автоматизации для ритейла. В этой статье разберём, какие есть варианты, и какие из них лучше всего подойдут для вашего бизнеса.
О чём в этой статье:
Кому и зачем нужна автоматизация учёта товаров на складе
Автоматизация учёта продажи товаров нужна для:
- Экономии времени — предприятия, которые внедрили автоматизированные системы учёта, экономят время сотрудников и бюджет. Это позволяет высвободить ресурсы сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на других задачах, требующих большего внимания и концентрации.
- Повышения точности — когда данные вводятся вручную, всегда существует вероятность человеческой ошибки. Это — путь к неточностям в финансовых отчётах, что, в свою очередь, может привести к проблемам при принятии решений о распределении ресурсов.
- Улучшения процесса принятия решений — предприятия имеют доступ к точной и актуальной финансовой информации, они могут принимать более обоснованные решения о движении ресурсов. Это приводит к повышению прибыльности и росту доходов.
- Соблюдения нормативных требований — существует ряд законов и нормативных актов, которые регулируют порядок ведения финансовой документации. В ритейле ещё есть и обязательная маркировка товаров на некоторые виды продукции. Оцифровка бухгалтерских процессов позволяет организациям обеспечить соблюдение всех применимых законов и правил.
Автоматизация — будущее ритейла. Она приходит в каждый бизнес: большой и малый. Остальное — вопрос масштаба. Одному розничному магазину нужно быстро оформлять товар у поставщика, а другому — проводить инвентаризацию, управлять складом и персоналом, анализировать движение продукции. Тенденция автоматизации распространяется и за пределы розничной торговли. Например, сети общественного питания тоже используют автоматизированные системы управления бизнесом.
Как Surf помог KFC автоматизировать бизнес-процессы и сократить рутину для менеджеров на 10 часов в неделю. Читайте в кейсе.
Виды складского учёта: какой выбрать для бизнеса?
Разберём виды складского учёта и посмотрим, какой поможет решить ваши бизнес-запросы:
- Партионный — весь товар разбивается на партии и подсчёт осуществляется блоками. Подойдёт для магазинов, которые реализуют товары с ограниченным сроком годности и от разных поставщиков.
- Номенклатурный — каждую позицию вносят в отдельную карточку без присвоения группы и категории. Применяется в организациях с небольшим товарооборотом, подойдет локальным магазинам и торговым точкам.
- Сортовой — вся продукция делится на типы, новая добавляется без детализации: информации о поставщике, закупочной цене и даты поступления. Такой способ не подойдёт для магазинов аптечных товаров, где важен срок и условия хранения, зато будет удобен, например, для магазинов одежды. Зато инвентаризация будет проходить быстро и без закрытия магазина.
- Партионно-сортовой — контроль ведётся по партиям, в которых разделяются группы и сорта. Этот способ подходит для оптовых организаций с интенсивным движением продукции и большим количеством разного ассортимента.
Для успешного внедрения автоматизации, нужно выбрать оптимальный вид складского учёта, исходя из объёма продаж и масштабов компании.
Поступление товара на склад и его учёт
Автоматизированный учёт позволяет отследить движение каждой товарной единицы и облегчает инвентаризацию. Чтобы зафиксировать ассортимент на складе, нужно промаркировать каждый товар. Для этого лучше всего использовать портативный сканер и принтер для быстрой печати штрих-кодов, чтобы не возникло путаницы. После этого учтённая продукция попадает в магазин. Для каждой сферы есть своя специфика, например, для продажи фармацевтической продукции, это строгие правила, установленные регулирующей организацией.
Учёт товарно-материальных ценностей
Для того, чтобы автоматизация магазина была внедрена успешно, нужно соблюдать определённые критерии:
- Отчётность — движение каждой единицы должно учитываться и фиксироваться. Для некоторых сфер бизнеса этого требуют регулирующие организации: например, обязательная маркировка действует для молочной продукции, одежды и фармацевтических товаров.
- Соответствие — фактическое наличие товаров должно совпадать с документацией, нужно стремиться к 100%-му совпадению. Движение ассортимента должно быть прозрачным и соответствовать реальному положению дел на складе.
- Ответственность — каждый этап должен быть закреплён за определённым сотрудником. Этот процесс тоже можно цифровизировать и упростить организацию. Назначить ответственных можно в веб-версии программы или в мобильном приложении. Учёт товаров и инвентаризацию, как правило, закрепляют за старшим продавцом или менеджером.
Остатки товаров на складе
Управление запасами продукции — это процесс с большим количеством ручного труда. Для автоматизации подсчёта товаров на складе или в торговом зале необходимо сначала разделить всю площадь на зоны. Это могут быть секции, полки, стеллажи, рейлы, в целом — любое торговое оборудование. После того, как проведено зонирование, сотрудник сканирует весь ассортимент, находящийся в каждой зоне. Для учёта лучше всего использовать портативный сканер, который удобно носить и легко фиксировать каждую единицу продукции. Такое оборудование можно «подружить» с мобильным приложением, и сотрудники будут получать информацию об остатках на свои смартфоны в режиме реального времени. Такой вариант контроля за движением товаров подойдёт для проведения инвентаризации в розничных магазинах.
Контроль движения ассортимента
С помощью одного сканирования автоматизированная система может прозрачно показать, когда товары появились на складе. Это поможет в:
- проведении инвентаризации — ни одна единица не останется неучтённой;
- организации поставок — в системе видно, откуда и когда появилась продукция на складе;
- контроле реализации — руководитель или менеджер организации видит, насколько хорошо ассортимент продавался за выбранный отчётный период.
Возможность переоценки товаров — важный бонус для владельцев ритейл-бизнеса. Курс валют постоянно меняется, а вручную уследить за изменением цен почти невозможно. Автоматизированная система учёта делает это сама, нужно лишь интегрировать в неё инструмент для переоценки.
Как автоматизировать учёт товара: пошаговая инструкция
- Выбрать программу автоматизации. Ориентируйтесь на кастомные решения — они учитывают все специфические особенности вашей сферы бизнеса.
- Подключить онлайн-кассу. Подберите на рынке оптимальный для вашей организации вариант.
- Создать базу товара и загрузить файл в программу. Большинство программ автоматизации работают с готовыми Excel-файлами. Для начала ведения автоматического учёта можно загрузить уже имеющиеся данные.
- Настроить программу под свои потребности. Укажите нужное количество необходимых инвентаризаций, настройте приёмку и отгрузку для контроля за движением ассортимента.
- Интегрировать систему с внешним оборудованием, например, портативным сканером. Так вы сможете оперативно печатать этикетки для внутреннего использования и продажи на маркетплейсах. Как только кассир пробивает товар, данные о продаже моментально попадают в программу и продукция списывается со склада.
Как провести инвентаризацию с помощью автоматизации
Ответственный сотрудник просто загружает акт об инвентаризации в программу
и сверяет его со складскими запасами в магазине. При этом не нужно закрывать весь магазин — инвентаризацию можно провести по группам товаров или по выделенным торговым зонам. Работник магазина делает это прямо в зале, не мешая покупателям, а обновленные данные, например, о цене — продавец сразу может напечатать и представить на полках магазина. Такой же способ применяется при контроле движения ассортимента в оптовых магазинах и организациях.
Как контролировать персонал и предотвратить хищения
Когда графики рабочих смен непрозрачны и постоянно сдвигаются, недобросовестные сотрудники могут этим злоупотреблять. Программа автоматизации учёта минимизирует этот фактор, поскольку все операции, связанные с приёмкой, продажей и рабочими сменами, будут отражены в системе.
Эту технологию можно применять не только в торговых организациях. Например, мы создали систему распознавания лиц для сети ресторанов KFC и интегрировали её с программой контроля рабочего времени. Обмануть систему невозможно, так как в её основе — биометрические данные сотрудников.
Как в складском учёте может помочь мобильное приложение
Кастомное решение для организации учёта может быть реализовано в виде мобильного приложения или планшета. Персонал получит доступ не только к подробной информации о товарах, но и ко всем инвентаризационной информации.
Менеджеры и управляющие смогут быстро оформить приёмку товара, провести инвентаризацию склада, маркировку и составить график выхода сотрудников.
- Владельцы бизнеса получат доступ к подробной аналитике о движении ассортимента и отчётности, что позволит корректировать план продаж и управлять сроками следующих закупок.
Систем автоматизации сейчас — великое множество. Для того, чтобы выбрать оптимальную, учитывайте специфику вашей сферы и руководствуйтесь критериями успеха: отчётность (каждая единица не должна проходить «в серую» и должна фиксироваться; соответствие (стремитесь к точному совпадению наличия по факту и в документах); ответственность (назначайте ключевых сотрудников, которые будут вести учёт).
Если хотите узнать, как внедрить в свой бизнес автоматизированную систему учёта товаров, пишите нам на vc_hello@surfstudio.ru.
Узнайте подробнее о нашем опыте в ритейле.
Рекомендуем почитать:
✅ Автоматизация ритейла: зачем ещё нужно мобильное приложение
✅ Кастом vs «коробка» для e-commerce-приложения: сравниваем, считаем упущенную выгоду
✅ Фронтенд и бэкенд: с чего же начинается мобильное ecommerce-приложение