Помогают ли современные цифровые решения компаниям заниматься организационной эффективностью?
Летом 2022 года команда Industry Consulting Ecopsy провела исследование, посвященное использованию программных решений в различных областях организационной эффективности.
Под организационной эффективностью понималась деятельность компаний по повышению эффективности бизнеса за счет более оптимальной организации работ и совершенствования процессов, выполняемых людьми.
В контексте цифровизации мы выделили несколько направлений организационной эффективности:
- Учет фактического выполнения работы сотрудниками – анализ того, какой процент рабочего времени уходит на ценную и необходимую работу, а какой – на потери;
- Анализ бизнес-процессов – определение зон совершенствования конкретных процессов с целью повышения их эффективности;
- Планирование работы и управление проектами – координация собственных усилий и усилий других сотрудников в рамках регулярной и проектной деятельности с целью повышения ее эффективности;
- Визуализация информации и создание дашбордов – формирование визуальных материалов, позволяющих, в том числе, отслеживать динамику по показателям организационной эффективности.
По каждому из направлений респонденты должны были указать используемые программные решения, частоту их применения и оценку полезности.
Что мы увидели по результатам:
Крупные компании (численностью свыше 10 000 человек) используют бОльшее количество программных решений под каждую из задач, что вполне логично. Программные решения, используемые такими компаниями, имеют более сложный функционал (Например, Power BI, SAP) и более узкую область применения по сравнению с теми, которые выбирают маленькие компании (Например, продукты Microsoft Office)
Однако даже крупные компании в большинстве своем не занимаются организационной эффективностью на постоянной основе: программные решения, отмеченные как наиболее полезные, применялись преимущественно разово или проектно.
Меньше всего используют программные решения в таких областях как «Анализ бизнес-процессов» и «Планирование работы и управление проектами», хотя, казалось бы, что это именно та деятельность, которая подразумевает мониторинг состояния процессов в течение долгого времени.
Чаще всего ПО используется в области «Учет фактического выполнения работы». Скорее всего, это связано с тем, что учет выполнения работы в каком-либо виде существует в каждой компании как минимум на уровне процессов кадрового делопроизводства
Респонденты назвали 32 программных решения, используемых в рамках учета фактического выполнения работы (для сравнения: «Планирование работы и управление проектами» — 12, «Анализ бизнес-процессов» — 12, «Визуализация информации и создание дашбордов» – 15).
Подавляющее большинство компаний выборки используют для задач анализа бизнес-процессов только Microsoft Excel.
В то время как по другим направлениям организационной эффективности наблюдается гораздо большая вариативность, например:
- В топ программных решений по направлению «Визуализация информация и создание дашбордов» входят Power BI, SAP, Think Cell (MS Power Point).
- По направлению «Планирование работы и управление проектами» – Jira, Trello, Битрикс 24.
- По направлению «Учет фактического выполнения работы» – также Битрикс 24, SAP, Jira, Trello, Asana.
Среди специализированных программных решений наиболее популярными являются Power BI, SAP, Trello. Среди ПО, используемого для широкого круга задач, самым популярным является Excel, Power Point, MS Project.
Как не очень полезные указаны следующие программные решения:
- В области «Анализ данных»: Celonis Process Mining, 1С, Visio, Proceset, ELMA и Oracle BPM Suite.
- В области «Визуализация информации и создание дашбордов»: Libre Office Impress, Quick sense, Think Cell (MS Power Point), Prezi и WPS Office.
- В области «Планирование работы и управление проектами»: Teams task manager, LeaderTask, Битрикс 24, Asana и Microsoft Project.
- В области «Учет фактического выполнения работы»: Clarizen, StaffCounter, MS Project, Teams task traker, analytic console и Asana.
При интерпретации результатов стоит учитывать, что на оценку полезности могут влиять дополнительные параметры, например, обучены ли сотрудники работе с конкретными программными решениями или насколько функционал ПО соответствует поставленным задачам.
Скорее всего, с учетом стратегии импортозамещения, через год мы увидим другой ландшафт программ. Интересно также, как изменятся частота и полезность применяемых ПО в будущем, с учетом вызовов, стоящих перед компаниями.