Как робот RPA устроился в университет и освободил 20 сотрудников от ручного труда

Всем привет! Я Александр Черников, куратор проектов RPA, BI, DWH. В этом материале расскажу, как за 3 месяца мы реализовали проект по роботизации в корпоративном университете крупной компании.

Образовательный сектор характеризуется большими объемами документооборота, где ежедневно движутся тысячи приказов, личных данных, различных сертификатов и платёжных документов. Работа в специализированных программах не отменяет затрат времени и сил на оформление и корректировки.

Следуя требованиям Министерства науки и высшего образования России, любое образовательное учреждение должно регистрировать своих слушателей в начале и конце обучения соответствующими приказами.

При старте обучения новой группы (у разных организаций – в разных учётных системах) нужно подготовить приказы о зачислении слушателей. Менеджеры групп ведут подготовительную работу во внутреннем сервисе компании и на основе введенных данных уже в 1С готовятся приказы.

И тут наступает длительный этап сверки, чтобы убедится, что никого не забыли включить, что нет никого лишнего, что все договоры – в наличии, в них внесены верные данные об участниках, поступила оплата и так далее…

А после окончания курса слушателей нужно отчислить с присвоением статуса по обучению и подготовкой сопроводительных документов. Всё это – монотонная бумажная работа юристов и бухгалтеров. При том, что "студентов" может быть несколько тысяч. Долгие и долгие часы рутины.

Для оптимизации процесса работы с документами в университете нужно было либо увеличивать нагрузку на людей, либо наращивать штат, либо автоматизировать процесс. В нашем случае был разработан робот на базе платформы PIX RPA, который получал необходимую информацию для заведения слушателей и подготовки приказа. Цифровой сотрудник заводил в 1С поток и добавлял в него всех слушателей из системы. После чего при помощи инструмента робот OCR получал текст из прикрепленных договоров, сверял слушателей из системы со слушателями из документов, проверял оплаченные суммы по каждому учащемуся и, если после всех проверок не было найдено нарушений, то формировал приказ о зачислении.

В итоге менеджеры смогли более эффективно распределять своё ценное время на важные задачи, организовывать больше мероприятий, принося повышенный оборот, а бухгалтеры и юристы смогли быстрее выполнять задачи других подразделений, так как высвободился значительный пул времени.

RPA в корпоративном университете работает во вторую смену (ему и всем просто так удобней). А весь бизнес-процесс проходит ночью. Кроме этого, он стал занимать гораздо меньше времени. При необходимости менеджеры могут провести корректировку вручную – нажатием одной кнопки. А ещё робот раз в неделю проверяет ретроспективные данные за последние 2 года, чтобы выявить возможные неточности.

Если есть вопросы по материалу или по проекту, а может в целом интересно узнать больше подробностей о кейсе – пишите комментарии, обязательно всем отвечу!