Как успешно провести цифровую трансформацию с небольшим бюджетом

Внедрение новых технологий и цифровая трансформация важны для непрерывности и гибкости бизнеса. Цифровые изменения дают компаниям долгосрочные преимущества и помогают в сокращении затрат. Однако, возникает вопрос – как лучше всего внедрять цифровые проекты, чтобы они соответствовали и задачам, и бюджету?

Эксперты советуют выбирать так называемые «низко висящие плоды» для достижения быстрых результатов. Но не всегда самое простое и очевидное решение оказывается самым правильным. Кроме того, его бывает трудно определить, особенно если в разработке находится несколько проектов сразу.

Поэтому, отправной точкой для трансформации любого бизнеса, независимо от этапа развития цифровых технологий, будет понимание ожиданий от цифровых изменений и необходимых шагов в рамках выделенного бюджета.

Изменения всегда сопряжены с рядом проблем. Многие компании сталкиваются с внутренним сопротивлением сотрудников (сознательным или пассивным), необходимостью расставлять приоритеты в бизнес-задачах и другими препятствиями.

Не существует волшебного «универсального» подхода к проведению цифровой трансформации. Требуется координация долгосрочной стратегии для постоянной оптимизации, управляемого бюджета и четкого понимания окупаемости инвестиций в конце процесса.

Перечислю три ключевых момента, которые имеют решающее значение для цифровых изменений.

1. Командная работа и партнерство

Очень важно еще на старте обсудить ключевые моменты с руководителями и бизнес-пользователями из всех подразделений компании. Наряду с постановкой правильных целей, это позволяет определить KPI, которые обеспечит реализация проекта. Цифровая трансформация требует финансовых и временных затрат, и обычно зависит от работы сразу нескольких отделов, поэтому необходимы вклад, опыт и управление всех заинтересованных сторон.

Независимо от того, ведет ли проект одна команда или требуется участие технологического партнера, важно эффективно коммуницировать и сотрудничать. Это поможет составить целостную картину цифровых изменений в компании, задействованных процессах и используемых системах, а также получить полноценную поддержку.

2. Всесторонняя оценка

В ходе обсуждения проекта быстро выяснится, что у каждого участника свои приоритеты, и они могут не совпадать с общими целями бизнеса. Поэтому, руководству необходимо иметь объективный взгляд на ситуацию и надежный инструмент, который позволит точно оценить, какие направления сдерживают бизнес от полного раскрытия операционного потенциала.

Определить, на каком этапе цифровых изменений находится компания, какое финансирование потребуется и какие проекты стоит запускать в первую очередь, помогает проведение соответствующего аудита. Кроме того, он дает возможность легко и быстро проанализировать, где, может быть, потенциальная синергия между различными отделами.

3. Согласование и приоритеты

Проведя тщательную оценку бизнес-процессов, можно получить не только четкое представление о проблемах, но и о значительных возможностях, которые открывает цифровая трансформация.

Экономические данные позволят уточнить ключевые финансовые и операционные показатели, а затем спрогнозировать расходы на проекты по цифровизации с учетом окупаемости инвестиций. Также они помогут оценить результат с точки зрения снижения затрат, эффективности работы сотрудников, потребительского опыта и других показателей, важных для успешного бизнеса.

Корректные требования к технологиям и приоритетам в проектах дают возможность:

Цифровая трансформация не обязательно должна начинаться с самых грандиозных или революционных технологий, требующих значительных инвестиций.

Такие решения, как автоматизация рабочих процессов, аналитика данных и использование возможностей облачного хостинга, могут быть весьма выгодными с финансовой точки зрения вариантами для компании любого размера. Они повышают эффективность бизнеса в считанные недели и создают прочную основу для долгосрочных цифровых изменений и улучшений. Это позволит расширять инициативы по цифровой трансформации по мере необходимости.

Базовые малые проекты по запуску в компании системы электронного документооборота могут стартовать от нескольких сотен тысяч рублей. Более крупные обойдутся дороже – до нескольких десятков и даже сотен миллионов рублей. Исходя из нашего опыта, наиболее бюджетный вариант – автоматизация задач, связанных с наймом, адаптацией и обучением персонала.

Внедрение цифровых инструментов в процесс согласования договоров с контрагентами будет стоить до 1-1.5 миллионов рублей для малых проектов. Мы рекомендуем заказчикам начинать именно с него, так как это наиболее простой способ обосновать целевые инвестиции.

На роботизацию рутинных задач и функций в микропроектах потребуется от 100 до 500 тысяч рублей. Иногда верхняя планка может снизиться до 250-300 тысяч рублей.

На востребованный у малого бизнеса Service desk необходимо заложить в бюджете порядка 500 тысяч рублей. За эту сумму интегратор предложит пакетное приложение, которое позволяет за две недели развернуть систему с нуля. Для заказчиков это хороший старт сервисной службы или Enterprise Service Management (ESM) в целом.

Создание электронных архивов интеграторы оценивают в несколько сотен тысяч рублей за микропроекты и 1-2 миллиона за более крупные. Целесообразность их внедрения объясняется быстрым доступом к накопленным данным, защитой документов от пожаров и наводнений, а также экономией места.

Небольшие проекты по аудиту информационной безопасности начинаются от 100 тысяч рублей. По результатам экспертизы компания получит информацию о существующих на данный момент проблемах и способах их решений, а также технологиях, которые помогут закрыть слабые места. Все это позволит бизнесу сформировать полноценную стратегию в области ИБ. Безусловно, продукты, обеспечивающие безопасность данных будут стоить гораздо дороже любого аудита, но затраты на нее всегда окупаются. Как минимум, отсутствием потерь.

Не стоит стесняться небольших бюджетов. Даже в условиях ограниченного финансирования можно успешно цифровизировать бизнес и в дальнейшем масштабировать решения по мере развития процессов компании. Микропроекты (до 500 тысяч рублей), для которых достаточно коробочных продуктов по подписке, можно реализовать самостоятельно. Если же требуются дополнительные настройки и аудиты, а сами проекты переходят в категорию малых (от 500 тысяч до 2-2.5 миллионов рублей, то без помощи интеграторов уже не обойтись. Но и они могут предложить самые выгодные для заказчика решения.

Кирилл Чеханков, руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia