Как бухгалтерской компании через облако 1С наладить работу с клиентами
Привет, это Степан Бронин, шеф ITsheff.
Малый и средний бизнес нередко передает вопросы бухгалтерского и налогового учета бухгалтерским компаниям. Чаще всего это выгоднее, чем брать в штат бухгалтера. А если работать в облаке, то и оперативность никак не страдает. Вместе с директором бухгалтерской компании «Варити», Любовью Сапуновой, разберемся, как работать с клиентами через 1С в облаке.
Как работаем с компанией
Так как «Варити» уже давно работает с облаком и у них есть свои IT-специалисты, с большинством типовых задач, вроде добавления баз или пользователей, они справляются самостоятельно. Инструменты для этого в нашем облаке есть.
В техподдержку ITsheff компания обращается редко. Но, помимо ведения бухгалтерского и налогового учета, «Варити» занимается обучением бухгалтеров. Поэтому примерно 30 заявок в месяц к нам поступает от учеников по линии консультации по ведению бухгалтерии в 1С онлайн.
Почему выбирают облако
Бухгалтерские компании, конечно, существуют гораздо дольше, чем облачные решения. Но до появления возможности работать с клиентом удаленно в облаке, процесс обмена данными не назовешь комфортным. Вы либо храните всю учетную информацию в самой бухгалтерской компании, либо как-то обмениваетесь ей через дискеты и флешки. В лучшем случае удавалось наладить работу через удаленный рабочий стол. Но когда клиентов много — технически трудно и дорого создавать для каждого отдельный рабочий стол.
Разные были варианты. Либо у нас хранили, либо через обмен и выгрузку. Вариантов много, но все неудобные. А потом выбрали облако. Если говорить почему, то в первую очередь — это удобно. Для меня удобно, для клиента удобно. Он может одновременно с нами работать в базе. Не надо высылать какие-то архивы, заходить через anydesk и так далее.
Еще одна сложность работы с локальными версиями 1С — надо самостоятельно следить за выходом новых релизов и вовремя обновлять базы.
Как работать с клиентом в облаке
Любовь Сапунова: «Клиенту мы говорим сразу, что работаем в облаке. Обычно рекомендуем регистрироваться в ITsheff, так как сами с вами работаем, но если они работают с другим провайдером, то ничего страшного. Регистрируются они самостоятельно, а нам дают доступ к базам. То есть контракт на них, а мы присоединяемся к контракту».
Многие компании приходят со своими базами данных 1С. Больших сложностей с переносом их на серверы облачного провайдера обычно не возникает. Если это типовые базы, то обновление и создание бекапов происходит автоматически. Другая история, если база доработанная. Такие базы 1С, как правило, не берет на обслуживание, и вопрос с интеграцией новых релизов придется решать самостоятельно.
Бухгалтерские компании могут использовать две схемы работы с клиентом в облаке:
Клиентская база. Клиент самостоятельно регистрируется у облачного провайдера или использует свой сервер. Он выступает в роли Администратора и дает доступ к базам бухгалтерской компании. По такой схеме с большинством клиентов работает «Варити». Для бухгалтерской компании преимущество такого способа организации в том, что клиент сам решает все вопросы по обслуживанию базы.
База бухгалтерской компании. В этом случае бухгалтерская компания является Администратором баз, с которыми работает. База создается и хранится в облаке на сервере бухгалтерской компании или облачного провайдера. Клиент присоединяется к базе в качестве Пользователя. Все технические вопросы работы баз 1С решает бухгалтерская компания. При таком способе проще привести базы к единому стандарту и внедрять собственные доработки. Для бухгалтерских компаний, которые хранят базы на серверах провайдера, регистрация Пользователей на свой контракт, чаще всего выгоднее, чем когда они регистрируются отдельно. Большинство облачных провайдеров предоставляет дополнительные скидки при большом количестве Пользователей. Например, в зависимости от общего количества, цена одного Пользователя в облаке ITsheff может снизиться более чем в два раза.
Схемы не взаимоисключающие, поэтому одна и та же бухгалтерская компания может использовать обе.
С какими сложностями сталкиваются
При переходе в облако провайдера большинство проблем возникают в первые месяцы. К каким-то особенностям работы в облаке пользователям надо привыкнуть, что-то может потребовать дополнительной настройки. Потом уже обращения идут в основном по небольшим задачам, вроде подключения нового пользователя или проблем с подключением нового оборудования.
Правда, у некоторых пользователей возникают проблемы с доступом к 1С, там, где их не ждешь. Дело в следующем. При регистрации в сервисе ITsheff новый пользователь получает возможность в течение двух недель работать в 1С бесплатно. Но некоторые клиенты забывают после окончания подарочного периода перейти на платный тариф, из-за чего на какое-то время теряют доступ к 1С.
Особенно часто это случается с новыми компаниями или теми, кто не постоянно работает в 1С. Они заходят в программу не каждый день и пропускают момент, когда тестовый период закончился и надо переходить на платный тариф. Возможно, письма попадают в спам и они их не видят, а потом предъявляют к нам претензии. Вот, нас отключили, вы нас не предупредили.
Тут можно посоветовать быть внимательнее. В Личном кабинете пользователя сервисов ITsheff всегда можно увидеть сколько дней осталось до окончания подарочного периода. Кроме того, за несколько дней до его окончание пользователю приходит письмо с напоминанием. Иногда почтовые сервисы их помещают в «Спам» или «Промоакции», их тоже надо проверять.
Может ли бухгалтерская компания работать не в облаке
Хотя существуют способы работы с 1С без использования облака, но большинство из них менее удобны для бухгалтерских компаний.
По большому счету альтернативы нет. Клиент должен либо дать доступ к своему серверу, либо перевести базы в облако. Ну а как по-другому? На разных компьютерах — невозможно. Обменом — это вообще вчерашний день, мы на такое не соглашаемся
Бухгалтерской компании важно иметь возможность работать с клиентом удаленно. Локальная версия 1С вряд ли для этого подойдет. Если она будет стоять на компьютере в бухгалтерской компании, то клиент не будет иметь к ней прямого доступа. Поэтому наиболее приемлемым и удобным сейчас является работа с 1С в облаке.
Локальную версию можно использовать только, если вы с 1С работаете в своем офисе. А если отдать базу на удаленку бухгалтеру-фрилансеру, то она не подойдет. У директора компании должен ведь оставаться доступ к 1С, чтобы иногда смотреть данные. Локальная версия такой возможности вам не даст, у нее очень ограниченные возможности. Надо смотреть на удобство работы. У нас сейчас нет клиентов, с которыми мы бы работали в локальных версиях.