Кадровый электронный документооборот — за 1 месяц

Отвечаем на вопросы и делимся опытом, как перевести обмен документами в «цифру» и начать экономить время, нервы и канцтовары.

Раз вы открыли эту публикацию — скорее всего, вы уже слышали о "кадровом электронном документообороте" (КЭДО). В двух словах, это возможность и технология обмена значимыми кадровыми документами между организацией и ее сотрудниками. Многие компании успешно перешли на него и теперь отправляют своим сотрудникам расчетные листки, справки, приказы, согласования и прочее в "цифре" — не на бумаге, не "Почтой России", не курьером, а напрямую в электронный личный кабинет, доступный в мобильном приложении и браузере. И всё это — через интернет и полностью законно, в соответствии со статьей 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса.

"Безбумажный" документооборот с сотрудниками — явление не новое, и в разных вариантах существует уже давно. Но в последние годы спрос на этот формат значительно вырос. Причин тому много — это и переход сотрудников на удалёнку, и пандемия, и рост затрат на бумагу и доставку документов.

Кроме того, значительно улучшились и сами сервисы кадрового документооборота, — как по функциональности, так и по своему удобству. И если раньше кадровый ЭДО был экзотикой и его интеграция в кадровую систему предприятия требовала плотной "работы напильником" , то сейчас это доступный, распространенный и полезный инструмент, который можно использовать практически "из коробки".

КЭДО пока не является обязательным (хотя есть признаки, что в недалеком будущем всё-таки станет), — но при этом является не только удобным, но и гибким способом обмена документами. Именно этим объясняется то, что уровень "цифровизации" и проникновение КЭДО заметно отличаются у разных компаний. Одним предприятиям более чем достаточно функционала рассылки расчетных листков по сотрудникам, в то время как другие используют более "продвинутые" фичи типа заказа справок или подачи заявлений со смартфона, а у третьих сервис работает "по полной программе" — они не только выпускают ЭЦП для работников, но и реально переводят большинство процессов кадрового документооборота в электронный вид.

Можно разработать и использовать собственный механизм обмена документами. А можно подключить один из существующих сервисов — это будет быстрее и экономнее, особенно в вашей компании нет нестандартных кадровых процессов и документов.

Мы используем сервис «1С: Кабинет сотрудника», — работаем в нем сами, а также рекомендуем и внедряем нашим клиентам. "Кабинет сотрудника" появился несколько лет назад как инструмент, позволяющий знакомить сотрудников с расчетными листками, однако постепенно превратился в многофункциональный сервис кадрового ЭДО, со широкими возможностями и понятным интерфейсом. Он стабильно работает, постоянно развивается и к тому же, в отличие от конкурентов, полностью интегрирован с программами для учета на платформе "1С".

"Кабинет" доступен в двух вариантах — как локальный (решение on-premise) и как облачный сервис.

В первом случае вы сможете развернуть его на собственном сервере, в контуре своей компании. Эта версия предназначена, прежде всего, для предприятий с большим штатом — от 1000 и выше работников, особенно если есть необходимость серьезной доработки под свои нужды.

"Облачный" же вариант — это универсальное решение для компаний с любой численностью сотрудников, которое задействует вычислительные мощности самой фирмы "1С". В этом случае вам не нужно заботиться о покупке сервера, о затратах на программистов — сервис подключается к вашей информационной базе буквально в несколько кликов и не требует специальной технической поддержки.

Сам процесс перехода не сложный и не потребует от вас каких-то сверхусилий. Тем не менее, есть свои особенности — помимо технической составляющей (подключение сервиса, скачивание приложения, настройка и т.д.), нужно учитывать и организационные моменты: переход нужно должным образом оформить и утвердить, так чтобы он имел законную силу. А кроме того — предусмотреть и организовать знакомство с сервисом и обучение работе в нем пользователей (ваших сотрудников). То есть, это своеобразный небольшой проект, который важно правильно спланировать.

По нашему опыту, активный переход на кадровый ЭДО занимает примерно 1 месяц. Примерно — потому что многое зависит от размера штата компании (разумеется, что для перевода 500 сотрудников потребуется больше времени, чем для 100), от вашей вовлеченности, от того, какой функционал вам нужен и т.д. Каким-то компаниям может потребоваться и 2 месяца, а кто-то управится и за пару дней.

Способов и решений может быть много. Начиная от простого "подключил и начал работу", если, к примеру, вы хотите ограничиться простой рассылкой расчеток, — здесь всё будет очень просто.

Если же вы хотите использовать полный функционал сервиса, то можете использовать наш алгоритм перехода за три шага, который включает все необходимые действия и позволит не забыть ничего важного.

Несмотря на свою простоту, он показал свою эффективность на практике.

Его можно пропустить, если вы уже хорошо знакомы с сервисом и понимаете, как он работает, что он позволяет и чего пока не позволяет делать.

Если же вы еще не являетесь опытным пользователем «1С: Кабинет сотрудника», то схема довольно простая. Вы активируете либо на рабочей, либо на специальной выделенной базе тестовый доступ к сервису (он составляет 45 дней). Интеграция с сервисом есть в конфигурациях:

- 1С: Бухгалтерия предприятия,

- 1С: Зарплата и управление персоналом,

- 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения,

- 1С:ERP Управление предприятием 2,

- 1С:Комплексная автоматизация 2.

Доступ привязывается к подписке на информационно-технологическое сопровождение вашей программы. Количество кабинетов сотрудников не ограничено — можете создать один-два, а можете и 100-200.

После активации тестового доступа, делаете нужные настройки, устанавливаете себе мобильное приложение, выпускаете усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) для себя как работника, изучаете возможности сервиса — это можно сделать за один или несколько дней.

Как результат, вы должны убедиться, что сервис рабочий, не требует больших усилий в применении, что с ним можно жить и он не вызовет дискомфорта ни у вас, ни у ваших сотрудников.

Если всё так и есть — можно переходить ко второму шагу.

Здесь больше внимания требует организационная составляющая — нам нужно потратить время на подготовку учета и компании к переходу.

Работаем так:

(1) проводим мониторинг информационной базы, проверяем и корректируем, в первую очередь, две вещи:

- остатки отпусков по сотрудникам, — потому что сервис как раз позволит сотрудникам самостоятельно смотреть, сколько дней отпуска им доступно на данный момент;

- имейлы и сотовые телефоны. Именно на них будут приходить как приглашения в личный кабинет, так и уведомления о новых документах или изменениях.

(2) получаем УКЭП для кадровой службы. В рамках сервиса «1С: Кабинет сотрудника" вы можете получить без дополнительной оплаты УНЭП для всех подключенных к сервису работников, но УКЭП (усиленную квалифицированную подпись) вы как работодатель должны получить отдельно. Именно этой подписью вы будете затем подписывать документы на стороне работодателя. Получить ее можно в ФНС или, например, в сервисе "1С: Подпись" и "1С: ЭТП».

(3) готовим документацию — локально-нормативные акты. Самое главное здесь — "Положение о КЭДО", в котором вы пропишете, как именно будет происходить у вас документооборот, как будут согласовываться документы, по каким маршрутам, в какие сроки они должны формироваться и подписываться. Кроме Положения, нужно будет подготовить:

• Приказ о введении КЭДО, в котором оговорить, какие именно документы будут теперь в КЭДО, на каких сотрудников (по фамилиям или по должностям) будет распространяться КЭДО;
• текст уведомления для сотрудников (сообщаем о переходе и просим в назначенный срок дать согласие на переход);
  
• шаблоны согласия на переход (для тех, не против) и отказа от перехода (для тех, кто пока не готов).
  

Здесь мы выложили комплект шаблонов, которые вы можете скачать, адаптировать под себя и использовать при переходе.

(4) готовим инструкции и материалы для сотрудников. Этап важный — нужно сделать процесс понятным для всех работников, — но его значительно упростят материалы, которые уже подготовила фирма 1С, а также наши наработки — инструкции со скриншотами для наиболее значительных кадровых процессов.

(5) завершение этапа — это оповещение сотрудников о переходе, публикация приказа и других ранее подготовленных документов.

Что ж, мы с вами стартовали, и теперь пора подключить к сервису работников компании, давших согласие на переход. Этап насыщенный, но в целом не сложный.

• Не забудьте перевести использование сервиса с тестового режима на рабочий, приобрести нужное (соответствующее числу работников) число доступов.
• Опубликуйте в компании все нужные ЛНА, убедитесь, что сотрудники с ними ознакомились.
  
• Направьте работникам уведомления о переходе на КЭДО и соберите от них подписанные согласия о переходе.
  
• В админке сервиса "1С: Кабинет сотрудника" сформируйте на всех, кто согласился, личные кабинеты, отправьте приглашения на имейл или на сотовый телефон. Убедитесь, что сотрудники установили приложения (или умеют использовать кабинет на сайте сервиса), зарегистрировались, выпустили себе УНЭП по инструкции, — всё это можно отследить в личном кабинете администратора. Если у вас не хватает времени — выдайте права администратора сервиса своему коллеге: увидеть чужие документы он не сможет, зато проконтролирует ход подключения к сервису в компании.
  
• Параллельно с этим или сразу после подключения нужно провести обучение для работников. В офлайн- или в онлайн-формате нужно показать им, как работать с сервисом. Это можете сделать вы сами (лично или в формате видеоурока), ваш менее занятой коллега или приглашенный специалист. Не забудьте про отдельное, более глубокое и подробное обучение для сотрудников кадровой службы, — теперь им предстоит работать по-новому.
  

Готово? Поздравляем, основной переход закончен. Дальше — уже сам рабочий процесс электронного кадрового документооборота:

- Вы как работодатель готовите документы и подписываете либо отклоняете заявления, приказы, справки, рассылаете и контролируете подписание расчетных листков.

- А ваши работники, в свою очередь, получают документы на ознакомление и подписание, делают запросы справок, отправляют заявления на отпуск или отсутствие и т. д.

Безусловно, переход на КЭДО потребует от вас определенных дополнительных усилий, но ведь есть ради чего. Сроки подписания и управляемость процесса существенно снизятся, особенно это касается компаний, у которых часть сотрудников работает в удаленном или разъездном формате, как в данном кейсе. Количество ошибок при заполнении заявлений тоже снизится. Ну и затраты на конверты и бумагу значительно уменьшатся. А ваши работники, со своей стороны, получат возможность дистанционно подавать заявления, узнавать информацию об отпуске, заказывать справки, информировать об опозданиях и т. д.

Удачной работы!

"ЧДК Автоматизация" свыше 25 лет помогает компаниям улучшать и автоматизировать бизнес-процессы. Кадровый электронный документооборот не стал исключением: мы имеем статус "Центра компетенции по КЭДО" и помогаем нашим клиентам перейти на "цифровое" взаимодействие с работниками . Подробнее о нас — здесь.