Кадровый электронный документооборот — за 1 месяц

Отвечаем на вопросы и делимся опытом, как перевести обмен документами в «цифру» и начать экономить время, нервы и канцтовары.

Раз вы открыли эту публикацию — скорее всего, вы уже слышали о "кадровом электронном документообороте" (КЭДО). В двух словах, это возможность и технология обмена значимыми кадровыми документами между организацией и ее сотрудниками. Многие компании успешно перешли на него и теперь отправляют своим сотрудникам расчетные листки, справки, приказы, согласования и прочее в "цифре" — не на бумаге, не "Почтой России", не курьером, а напрямую в электронный личный кабинет, доступный в мобильном приложении и браузере. И всё это — через интернет и полностью законно, в соответствии со статьей 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса.

"Безбумажный" документооборот с сотрудниками — явление не новое, и в разных вариантах существует уже давно. Но в последние годы спрос на этот формат значительно вырос. Причин тому много — это и переход сотрудников на удалёнку, и пандемия, и рост затрат на бумагу и доставку документов.

Кроме того, значительно улучшились и сами сервисы кадрового документооборота, — как по функциональности, так и по своему удобству. И если раньше кадровый ЭДО был экзотикой и его интеграция в кадровую систему предприятия требовала плотной "работы напильником" , то сейчас это доступный, распространенный и полезный инструмент, который можно использовать практически "из коробки".

КЭДО пока не является обязательным (хотя есть признаки, что в недалеком будущем всё-таки станет), — но при этом является не только удобным, но и гибким способом обмена документами. Именно этим объясняется то, что уровень "цифровизации" и проникновение КЭДО заметно отличаются у разных компаний. Одним предприятиям более чем достаточно функционала рассылки расчетных листков по сотрудникам, в то время как другие используют более "продвинутые" фичи типа заказа справок или подачи заявлений со смартфона, а у третьих сервис работает "по полной программе" — они не только выпускают ЭЦП для работников, но и реально переводят большинство процессов кадрового документооборота в электронный вид.

Можно разработать и использовать собственный механизм обмена документами. А можно подключить один из существующих сервисов — это будет быстрее и экономнее, особенно в вашей компании нет нестандартных кадровых процессов и документов.

Мы используем сервис «1С: Кабинет сотрудника», — работаем в нем сами, а также рекомендуем и внедряем нашим клиентам. "Кабинет сотрудника" появился несколько лет назад как инструмент, позволяющий знакомить сотрудников с расчетными листками, однако постепенно превратился в многофункциональный сервис кадрового ЭДО, со широкими возможностями и понятным интерфейсом. Он стабильно работает, постоянно развивается и к тому же, в отличие от конкурентов, полностью интегрирован с программами для учета на платформе "1С".

"Кабинет" доступен в двух вариантах — как локальный (решение on-premise) и как облачный сервис.

В первом случае вы сможете развернуть его на собственном сервере, в контуре своей компании. Эта версия предназначена, прежде всего, для предприятий с большим штатом — от 1000 и выше работников, особенно если есть необходимость серьезной доработки под свои нужды.

"Облачный" же вариант — это универсальное решение для компаний с любой численностью сотрудников, которое задействует вычислительные мощности самой фирмы "1С". В этом случае вам не нужно заботиться о покупке сервера, о затратах на программистов — сервис подключается к вашей информационной базе буквально в несколько кликов и не требует специальной технической поддержки.

Сам процесс перехода не сложный и не потребует от вас каких-то сверхусилий. Тем не менее, есть свои особенности — помимо технической составляющей (подключение сервиса, скачивание приложения, настройка и т.д.), нужно учитывать и организационные моменты: переход нужно должным образом оформить и утвердить, так чтобы он имел законную силу. А кроме того — предусмотреть и организовать знакомство с сервисом и обучение работе в нем пользователей (ваших сотрудников). То есть, это своеобразный небольшой проект, который важно правильно спланировать.

По нашему опыту, активный переход на кадровый ЭДО занимает примерно 1 месяц. Примерно — потому что многое зависит от размера штата компании (разумеется, что для перевода 500 сотрудников потребуется больше времени, чем для 100), от вашей вовлеченности, от того, какой функционал вам нужен и т.д. Каким-то компаниям может потребоваться и 2 месяца, а кто-то управится и за пару дней.

Способов и решений может быть много. Начиная от простого "подключил и начал работу", если, к примеру, вы хотите ограничиться простой рассылкой расчеток, — здесь всё будет очень просто.

Если же вы хотите использовать полный функционал сервиса, то можете использовать наш алгоритм перехода за три шага, который включает все необходимые действия и позволит не забыть ничего важного.

Несмотря на свою простоту, он показал свою эффективность на практике.

Его можно пропустить, если вы уже хорошо знакомы с сервисом и понимаете, как он работает, что он позволяет и чего пока не позволяет делать.

Если же вы еще не являетесь опытным пользователем «1С: Кабинет сотрудника», то схема довольно простая. Вы активируете либо на рабочей, либо на специальной выделенной базе тестовый доступ к сервису (он составляет 45 дней). Интеграция с сервисом есть в конфигурациях:

- 1С: Бухгалтерия предприятия,

- 1С: Зарплата и управление персоналом,

- 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения,

- 1С:ERP Управление предприятием 2,

- 1С:Комплексная автоматизация 2.

Доступ привязывается к подписке на информационно-технологическое сопровождение вашей программы. Количество кабинетов сотрудников не ограничено — можете создать один-два, а можете и 100-200.

После активации тестового доступа, делаете нужные настройки, устанавливаете себе мобильное приложение, выпускаете усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) для себя как работника, изучаете возможности сервиса — это можно сделать за один или несколько дней.

Как результат, вы должны убедиться, что сервис рабочий, не требует больших усилий в применении, что с ним можно жить и он не вызовет дискомфорта ни у вас, ни у ваших сотрудников.

Если всё так и есть — можно переходить ко второму шагу.

Здесь больше внимания требует организационная составляющая — нам нужно потратить время на подготовку учета и компании к переходу.

Работаем так:

(1) проводим мониторинг информационной базы, проверяем и корректируем, в первую очередь, две вещи:

- остатки отпусков по сотрудникам, — потому что сервис как раз позволит сотрудникам самостоятельно смотреть, сколько дней отпуска им доступно на данный момент;

- имейлы и сотовые телефоны. Именно на них будут приходить как приглашения в личный кабинет, так и уведомления о новых документах или изменениях.

(2) получаем УКЭП для кадровой службы. В рамках сервиса «1С: Кабинет сотрудника" вы можете получить без дополнительной оплаты УНЭП для всех подключенных к сервису работников, но УКЭП (усиленную квалифицированную подпись) вы как работодатель должны получить отдельно. Именно этой подписью вы будете затем подписывать документы на стороне работодателя. Получить ее можно в ФНС или, например, в сервисе "1С: Подпись" и "1С: ЭТП».

(3) готовим документацию — локально-нормативные акты. Самое главное здесь — "Положение о КЭДО", в котором вы пропишете, как именно будет происходить у вас документооборот, как будут согласовываться документы, по каким маршрутам, в какие сроки они должны формироваться и подписываться. Кроме Положения, нужно будет подготовить:

Здесь мы выложили комплект шаблонов, которые вы можете скачать, адаптировать под себя и использовать при переходе.

(4) готовим инструкции и материалы для сотрудников. Этап важный — нужно сделать процесс понятным для всех работников, — но его значительно упростят материалы, которые уже подготовила фирма 1С, а также наши наработки — инструкции со скриншотами для наиболее значительных кадровых процессов.

(5) завершение этапа — это оповещение сотрудников о переходе, публикация приказа и других ранее подготовленных документов.

Что ж, мы с вами стартовали, и теперь пора подключить к сервису работников компании, давших согласие на переход. Этап насыщенный, но в целом не сложный.

Готово? Поздравляем, основной переход закончен. Дальше — уже сам рабочий процесс электронного кадрового документооборота:

- Вы как работодатель готовите документы и подписываете либо отклоняете заявления, приказы, справки, рассылаете и контролируете подписание расчетных листков.

- А ваши работники, в свою очередь, получают документы на ознакомление и подписание, делают запросы справок, отправляют заявления на отпуск или отсутствие и т. д.

Безусловно, переход на КЭДО потребует от вас определенных дополнительных усилий, но ведь есть ради чего. Сроки подписания и управляемость процесса существенно снизятся, особенно это касается компаний, у которых часть сотрудников работает в удаленном или разъездном формате, как в данном кейсе. Количество ошибок при заполнении заявлений тоже снизится. Ну и затраты на конверты и бумагу значительно уменьшатся. А ваши работники, со своей стороны, получат возможность дистанционно подавать заявления, узнавать информацию об отпуске, заказывать справки, информировать об опозданиях и т. д.

Удачной работы!

"ЧДК Автоматизация" свыше 25 лет помогает компаниям улучшать и автоматизировать бизнес-процессы. Кадровый электронный документооборот не стал исключением: мы имеем статус "Центра компетенции по КЭДО" и помогаем нашим клиентам перейти на "цифровое" взаимодействие с работниками . Подробнее о нас — здесь.