Тренды в управлении документами на 2019 год

В этой статье я поделюсь с вами обзором трендов в области управления документами и документаций. В основу материала легли личный опыт и наблюдения, данные из открытых источников, публикации вендоров.

Навигация по статье: Укрепляющиеся тренды; Миграция пользователей в веб-сервисы; Функционал управления версиями документов; Переход в облачные хранилища; Использование систем управления документами; Новые горизонты; Data-Driven Documents; Blockchain для хранения и обеспечения аутентичности данных

Давным-давно, когда компьютеры только становились частью повседневного рабочего процесса, а софт только начинал совершенствоваться в распознавании отсканированных документов, человечество начало активно переводить бумажные документы в цифровой формат.

Затем пришла новая эра. Все документы, рабочие и персональные, рождались на компьютерах, но по-прежнему печатались на бумажных носителях. Так продолжалось до тех пор, пока на горизонте не появилась концепция «paperless», призванная повысить темп документооборота, который постепенно перекладывался на плечи специального программного обеспечения.

В то же время мы наблюдали, как, с повсеместным проникновением интернета, наступило время «born-digital», о чем говорил не только факт появления материалов, созданных в цифровой среде для цифровой среды, но и разворот пользователей в сторону потребления соответствующего контента.

Кроме того в контексте «born-digital» выделяют «digital for print», но, на мой взгляд, настоящий «born-digital» должен рассматриваться как «born to be/live/stay digital» и определяться через жизненный цикл информации.

Последним шагом к цифровой трансформации стал переход от «born-digital» к «born-online», который начался несколько лет назад и продолжается нарастающими темпами по всему миру. В гонке за бизнес-пользователем такие гиганты, как Microsoft и Google предложили полностью «онлайн» опыт работы с привычными форматами документов. Здесь я говорю о Microsoft Office 365 и Google G Suite (с ним мы знакомы по Google Docs, Sheets, Slides).

С этого места я и начну рассказ о трендах в работе с документами и документацией.

Разворот пользователей к онлайн инструментам — это свершившийся факт. Остается только добавить, что по мере того, как сервисы, подобные Microsoft Office 365 и Google G Suite, обрастают функционалом и становятся доступнее, процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее. Эпоха «born online» обещает затянуться надолго.

Многие популярные онлайн сервисы для работы с документами поддерживают управление версиями. Это самая прекрасная вещь которая делает процесс редактирования документов качественно недосягаемым для большинства десктопного программного обеспечения. Научившись пользоваться преимуществами этой функции, вы всегда будете иметь доступ к историческим данным в нужном вам виде и не утонете в бесконечном количестве «_final» файлов.

Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты с поддержкой версионности хранимых документов. Место для таких опций нашлось в инструментах для дизайнеров, например, в Figma, в сервисах для создания диаграмм, например, в Lucidchart, даже для управления инженерной документацией есть подобные возможности, например, мне однажды довелось внедрять Vitro-CAD на базе Microsoft SharePoint, в котором есть функционал управления версиями документов и возможности для совместной работы с документами.

Похожие опции для управления версиями файлов, независимо от их расширения и содержания, вы можете встретить и в Dropbox, OneDrive, Google Drive. Пересохранил файл - получил новую версию, довольно просто.

Примеры продуктов: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive

Следуя этому тренду, всё больше компаний переносит данные со своих офисных серверов в облака. Такой подход обеспечивает лучший опыт использования инструментов для совместной работы с документами, делает обмен информацией проще, что особенно актуально для географически распределенных компаний. Хорошей мотивацией для миграции в облако могут стать высокая надежность хранения и качественный контроль доступа к документам.

Потенциальные преимущества от применения:

Примеры продуктов: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box

Я придерживаюсь мысли что хранение файлов на сетевом диске офисного сервера - плохая идея. Вы не обязаны со мной соглашаться, но, на мой взгляд, хранение данных в облаке учит пользователей бережному отношению к качеству и количеству хранимой информации. Не доверяйте людям которые хранят в папке 40 версий документа с названием «final».

Большое распространение в корпоративной среде получают системы управления документацией, которые сочетают в себе функции создания, хранения, организации и совместной работы с данными и документами. Многие сервисы могут похвастаться поддержкой автоматизированных рабочих процессов, связанных с документацией, например, согласование, утверждение, публикация, запросы на изменение и другие. Что примечательно, похожий функционал всё чаще предлагают системы управления проектами.

Применение систем управления документацией оправдано также в рамках отдельно взятых проектов, когда вам необходимо обеспечить определенный уровень прозрачности и доступности информации для множества участников. Например, с помощью Confluence вы можете организовать FAQ раздел для клиентов, опубликовать подробную документацию для вашего продукта или сервиса, поделиться ей с клиентами или коллегами, при этом обеспечив для всех необходимый уровень доступа.

Потенциальные преимущества от внедрения:

Примеры продуктов: Confluence, HotDocs, Microsoft SharePoint

Если у вас есть система управления документами, или вы храните документы в облаке, или создаете и редактируете документы онлайн, неплохо было бы иметь ко всему доступ со своего смартфона. Не смотря на то, что смартфон не самая эргономичная платформа для работы, возможность участвовать в рабочих процессах и оставаться мобильным очень востребована в современном мире.

С ростом объемов и количества источников данных, бизнес начал осознавать, что для вывода, визуализации, и повседневного применения сложных данных в принятии решений нужны новые инструменты. Инструменты, которые помогут максимально сократить временной разрыв между тем, когда данные получены, и тем, когда данные будут обработаны, интерпретированы, и использованы людьми.

Факт того, что лидеры в области разработки программного обеспечения, такие как Google и Microsoft уже предложили бизнесу доступные во всех смыслах решения в этом сегменте, говорит о сложившемся запросе рынка на подобный функционал.

Вы сможете одновременно со своими коллегами взаимодействовать с содержанием документов, презентаций, дашбордов, при этом обращаться к данным прошлых периодов, управлять содержанием и диаграммами, фильтровать результаты, не обладая навыками дата-аналитика, знаниями SQL, навыками программирования, или прямым доступом к базам данных.

Хотя кажущаяся простота внедрения таких решений может быть обманчива, чтобы воспользоваться всеми преимуществами инструментов, необходимо решить вопрос сбора и подготовки данных к использованию.

Потенциальные преимущества от внедрения:

Примеры продуктов: Google Data Studio, Microsoft Power BI

Не смотря на то, что технология blockchain на волне негативных событий, преследующих первопроходцев новой криптоэкономики, стала жертвой рыночной депрессии, все больше компаний обращают свой взгляд на преимущества и возможности, которые может принести в их продукты blockchain. Появляются целые сети-сервисы для распределенного хранения данных, которые, конечно, не могут предоставить настолько богатый уровень функционала, как “классическое” облачное ПО, но обладают рядом других преимуществ.

Например, высокий уровень гарантии аутентичности хранимых данных - основная фишка blockchain в действии, высокий уровень независимости от инфраструктуры конкретного вендора или компании, беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным. Даже некоторые такие признанные на рынке компании, как SpiderOak, внедряют blockchain, чтобы решать подобные задачи.

Отдельные попытки на уровне экспериментов появляются и в области хранения big data при использовании blockchain.

Потенциальные преимущества от внедрения:

Примеры продуктов: Storj, Sia, SpiderOak

Хотелось бы сказать, что независимо от того насколько быстро вы внедряете новые инструменты и методики работы с документацией, в 99% случаев это игра в догонялки. Каждое внедренное решение и продукт всегда имеет ряд преимуществ и недостатков, которые для разных компаний могут иметь различный вес. Подходите к применению новых инструментов, предварительно ответив себе на вопросы о том, какой функционал вам нужен для работы, а от чего вы можете безболезненно отказаться.