Кейс: Создание системы контроля внешнеэкономической деятельности и автоматизация отдела продаж в компании Еlectrolite
Согласитесь, что сложно вести внешнеэкономическую деятельность и отслеживать поставки товаров из-за границы по-старинке, используя только стандартные офисные программы. Так же подумал наш клиент, который принял решение внедрить в свой бизнес Битрикс24, оцифровать ВЭД и отдел продаж.
В результате команде «Бот в помощь» удалось создать систему, которая позволяет:
- отслеживать стадии производства и поставки оборудования,
- контролировать выполнение поставленных задач на всех этапах;
- вовремя собирать и упорядоченно хранить документацию;
- экономить трудозатраты и повышать качество работы менеджеров.
Насколько непростые задачи пришлось решать нашим аналитикам и что из этого вышло — читайте в новом кейсе
Краткая информация о клиенте
Еlectrolite – современный мультибрендовый магазин электроинструментов и оборудования. Компания выпускает десятки видов продукции под собственным брендом: электро бензоинструмент, садовая и строительная техника и другое оборудование. Поставки осуществляются в большинство регионов Российской Федерации.
Особенность, которая выделяет этого клиента среди других — наличие внешнеэкономической деятельности. Компания взаимодействует с заводами-производителями в Китае: изготавливает там свое оборудование и доставляет в РФ.
Битрикс24 ранее не использовали. Вся работа велась в таблицах Excel, в результате чего информация терялась, у руководства и сотрудников не было понимания общей картины оборотов компании.
Задачи, которые поставил перед нами клиент
Для оптимизации работы клиенту необходимо было отработать 2 направления:
- Оцифровать работу с внешнеэкономической деятельностью, чтобы иметь понимание о стадиях производства и доставки, иметь в быстром доступе всю информацию о заказах.
- Автоматизировать продажи для упрощения работы менеджеров, сокращения времени на выполнение повторяющихся процессов, контроля за выполнением задач на всех этапах.
Что было сделано
ВЭД
Для оптимизации работы в сфере внешнеэкономической деятельности аналитики разработали и внедрили воронку, с помощью которой можно отслеживать статус каждого заказа.
Чтобы учесть все особенности производства и транспортировки продукции, в воронке выделены следующие этапы:
- Получен инвойс
- Инвойс оплачен
- Макет подготовлен
- Макет отправлен
- Макет получен производством
- Производство завершено
- Контейнеры выбраны
- Контейнеры отправлены
- Прибыли на таможню
- Таможня пройдена
- Отправлены по земле
В логистическом процессе заказчика присутствует довольно сложный элемент — контейнеры, в которых доставляется продукция с завода-изготовителя. Сложность заключается в том, что в одном заказе может быть 1000-2000 товарных позиций, которые не уместятся в один контейнер. Поэтому такой заказ будет доставляться в нескольких контейнерах. За каждым из них нужно следить, что затруднительно сделать, используя только таблицы Excel.
Нужно было сделать работу с контейнерами простой, понятной и наглядной. Для этого аналитики «Бот в помощь» реализовали смарт-процесс, благодаря которому у сотрудников теперь есть быстрый доступ к актуальной информации:
- номер контейнера;
- номенклатура товаров в контейнере;
- количество товаров в контейнере;
- ориентировочная дата прибытия контейнера и др.
Это позволило упорядочить и упростить работу менеджеров, которые занимаются координацией внешнеэкономической деятельности. Таблицы Excel не давали такой целостной картины и быстрого доступа к информации.
Воронка настроена таким образом, что менеджеры работают только в контейнерах — сделка двигается по этапам сама.
Как это работает?
Каждый контейнер связан со своей сделкой. Когда все контейнеры, относящиеся к одной сделке, проходят определенную стадию, то сделка сама продвигается на следующий этап воронки.
Дополнительные полезные автоматизации, которые настроены в воронке ВЭД:
- Ответственному сотруднику на определенном этапе отправляется напоминание о корректировке суммы таможенных платежей по каждому контейнеру.
- Автоматический расчет оплаты. Оплата заводу-изготовителю за заказ разбита на 2 части: 90% по окончании этапа производства и 10% при получении. 10% остатка рассчитывается автоматически и отображается в карточке сделки.
- Ответственному сотруднику на определенном этапе выставляется задача по контролю сроков транспортировки контейнеров.
- Настроена отправка напоминания о сборе пакета необходимых документов на финальных стадиях воронки.
Продажи
В продажи внедрена стандартная воронка для работы с клиентами, которая позволяет:
- организовать и регламентировать работу менеджеров;
- звонить клиентам напрямую из Битрикс24, хранить записи звонков прослушивать их в любое время;
- контролировать выполнение задач на всех этапах;
- сокращать время на выполнение повторяющихся процессов;
- контролировать коммуникацию менеджеров с клиентами;
- анализировать уровень вовлеченности сотрудников в работу;
- сохранять базу клиентов и собирать историю взаимодействия с заказчиками;
- сокращать потерю заказов и клиентов за счет настройки системы оповещений и напоминаний;
- выдавать доступ сотрудникам только к той к информации, которая необходима им для работы.
Особенность этой воронки в том, что в карточке сделки есть возможность выбора маршрута, по которому заказ будет транспортироваться покупателю. С помощью фильтра менеджер может выбрать необходимый маршрут, дату и посмотреть, куда в эту дату направляются перевозчики. Это помогает оптимизировать логистические маршруты.
Обучение
Обучение сотрудников компании запланировано по стандартной схеме:
- Ознакомительное обучение «Офисные инструменты», где пользователи познакомятся с интерфейсом Битрикс24, инструментами, которые не меняются в зависимости от тарифа и индивидуальных настроек: чаты, группы, задачи и т.п.
- Занятие по блоку CRM — изучение сущностей (лиды, сделки, клиенты) и работы с ними.
- Два урока по изучению воронок «ВЭД» и «Продажи».
Сотрудникам будут предоставлены видеозаписи уроков и инструкции, которые останутся в их пользовании неограниченное время.
Задачи на будущее
У направления ВЭД большой потенциал для развития. Так как заказов от покупателей очень много, в первую очередь планируется внедрение календаря оплат. Он поможет руководству принимать правильные решения и грамотно планировать коммуникацию с партнерами.
Также в планах внедрение системы отчетности и интеграция Битрикс24 с 1С.
Результаты внедрения
- Есть система, которая позволяет отслеживать каждый заказ, каждый контейнер, контролировать даты поступления контейнеров, хранить документацию в одном месте (создана система папок для хранения документации по каждой компании, сделке, заказу).
- Вся информация находится в быстром доступе, что существенно экономит трудозатраты менеджеров.
- Повышение качества работы сотрудников за счет внедренных автоматизаций. Теперь не нужно совершать лишние действия по самым частым сценариям работы. Соответственно, минимизированы ошибки из-за человеческого фактора.