Шаблон таблицы для управления рентабельностью проектов

Деньги на счетах не всегда определяют эффективность компании, а сданный проект не означает прибыль. Расскажем об опыте проектной деятельности в Helpexcel.pro и поделимся полезным инструментом, который используем в работе для выявления проблемных моментов.

Невыгодные проекты — это нормально. Нельзя всегда на 100% точно рассчитать время, особенно когда производственные ресурсы — это люди.

Мы сделали много ошибок, прежде чем поняли, как организовать процесс, считать бюджет, успешно сдавать проекты и планировать новые.

Наша ошибка это всегда время. Что-то не предусмотрели заранее и нужно переделывать часть, кто-то не внимательно прочитал тз и стало еще больше работы.

Сначала расскажем про то как все работает.

Это лист в таблице, куда записываются все проекты и их параметры. Проекты сюда могут попадать из CRM по информации от отдела продаж. Можно прикрепить ссылку на «Google Диск», указать ответственных, бюджет и так далее.

Задача — понять, какие проекты тратят много ресурсов. Например, есть оклад 60 тысяч рублей и среднемесячное количество рабочих часов — 160, в идеале автоматически брать из производственного календаря. В конце дня или сразу же записываем, сколько времени было потрачено на проекты.

Сразу видно, насколько рационально были распределены задачи и проекты между участниками процесса.

Которую измеряем как разницу между бюджетом и количеством трудозатрат.

Все сделано простыми формулами. Создание такой таблицы занимает не больше часа. Можно использовать этот шаблон, немного изменив его под свой бизнес.

1. Двойным нажатием на поле с датой открывается календарь. Так удобнее вводить данные.

2. Все значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник». Тут вы можете всё изменить под себя. Кроме выпадающего списка с проектами на листе учета времени.

3. Этот список выводится по проектам из листа проектов. Выводятся все, кроме завершенных.

4. Столбцы, где заголовки серого цвета, — содержат формулы. Не удаляйте их.

5. Защитите от редактирование часть диапазонов, чтобы пользователи не могли ничего сломать.

Выделяем ячейки → кликаем правой кнопкой мыши → выбираем команду «Защитить диапазон».

Если вы дочитали до этого момента и вам интересно, пишите нам, мы проведём бесплатный аудит ваших таблиц и поможем с формулами. Ссылка в начале статьи.

Успехов!