Рассказали, какие инструменты перенесли в приложение на смартфоне, и как они работают. А еще разобрались, в каких случаях мобильный доступ к кадровым сервисам помогает сотрудникам быстрее и проще разбираться с задачами.
Все сотрудники компании оформляют командировки и больничные, заказывают справки, проходят онбординг и корпоративное обучение, отправляют тикеты в поддержку и пр. Эти возможности нужны и на рабочем ПК, и на смартфоне, когда компьютера нет перед глазами.
Логичный шаг – встроить функции в корпоративный мессенджер.
1. Сотрудники уже его установили. Ставить новое непривычное приложение не придется.
2. Вся работа перетекает на одну платформу. Люди не перегружены десятками приложений для каждого процесса.
Ниже сделали небольшой обзор кадровых сервисов, которые добавили в корпоративное приложение.
Техническая поддержка
Сотрудники используют в работе десятки корпоративных инструментов. Сбои, вылеты и тормоза – нормальная история. Чтобы оперативно решать проблемы, нужен доступ к техподдержке.
Если сотрудник не может зарегистрироваться, или программы выдают ошибки, он заводит тикет в смартаппе Help Desk или Service Desk. Саппорт разбирается с задачей, и пользователь получает уведомление от смартаппа. Там можно посмотреть, как пошагово решить проблему, и если все прошло успешно – закрыть тикет.
Мобильный доступ к поддержке актуален для сотрудников вне офиса – тех, кто работает “в полях” или часто ездит на встречи с партнерами и клиентами. Если проблема не ждет, пока пользователь доедет до ПК, смартапп в корпоративном приложении будет в тему.
Опросы сотрудников
Проводить объемные опросы в мессенджерах – неудобно. Приходится создавать их, например, в Google Forms и отправлять ссылки в общий чат. Это долго, а важные опросы теряются в сообщениях и уезжают наверх. А еще пользователи часто заглушают уведомления больших чатов.
Отдельный смартапп решает вопрос с оповещениями – они не перемешиваются с уведомлениями чатов и звонков. А еще пройти опрос можно в интерфейсе корпоративного приложения без перехода по ссылкам.
Если нужно опросить сотрудников удаленных предприятий, у которых с собой только смартфон – смартапп зайдет. Он поможет быстро получить информацию, и никто не пропустит пуш.
Заказ справок
Оформление справок и зарплатных листков – классика. Сотрудники не хотят бегать по кабинетам или оставлять заявки в чатах. Чат-боты заходят не всегда – слишком много шагов.
Смартапп укорачивает процесс: сотрудник заходит в личный кабинет и выбирает необходимый документ. Позже приложение пришлет уведомление, что справку можно скачать или забрать, если она нужна в бумажном виде.
Мобильный доступ хорош – отправить заявку можно на бегу. А еще приложение на смартфоне открыть проще, чем общаться с ботом, бегать по кабинетам или искать, в какой чатик написать.
Оформление командировок, отпусков и больничных
С командировками, отпусками и больничными история та же, что и со справками. Согласование и оформление документов занимает время и отвлекает сотрудника от работы.
В корпоративном приложении процесс проще. Рассказываем на примере отпуска:
- Сотрудник оставляет заявку в смартаппе – указывает даты и подписывает заявление.
- Руководитель получает пуш-уведомление от приложения. Если с датами все в порядке, он согласует отпуск.
- После HR регистрирует заявление, а бухгалтер получает задачу на выплату отпускных.
Открыть приложение на смартфоне, отправить заявку и забыть – это удобно. Особенно зайдет, если оформить отпуск или больничный нужно срочно, а возможности приехать в офис нет.
Бронирование переговорок
Офисная переговорка – помещение, которое занято 24/7 и расписано на несколько дней вперед. Если процесс автоматизирован в Outlook – бронь переговорных требует много движений. Иногда настолько много, что приходится нанимать секретаря. Если бронирование переговорок не автоматизировано – начинается хаос.
Сервис бронирования в корпоративном приложении добавляет порядка – сотрудники без танцев с бубном закрепляют за собой переговорную на определенную дату и время. Остальные видят, кем и на какое время занято помещение, и слоты не накладываются друг на друга.
Представим, что партнер назначил встречу, когда рабочий день уже закончился. Мчаться обратно к рабочему компьютеру или написывать секретарю не придется. Достаточно открыть смартапп в приложении и занять слот заранее. Если он все еще свободен, конечно 🙂
Онбординг и корпоративные курсы
От онбординга и обучения зависит, насколько быстро сотрудник адаптируется и получит новые навыки. Логично перенести процессы в корпоративное приложение – так человек сразу после его установки знакомится с процессами компании.
Курсы в смартаппе ограничиваются только фантазией HR’а – от задачек на логику до иностранных языков. Мобильность тут в тему – сотрудникам удобнее выполнять задания по пути на работу или на прогулке во время перерыва.
Напишите в комментах, чего еще на ваш взгляд не хватает в корпоративном приложении. Если есть боль, которую закроют кадровые сервисы, поделитесь с нами.
А мы идем пилить новые смартаппы для сотрудников. Работаем 💪
Господа, смартаппы - это, конечно, хорошо, но у большинства крупных организаций, которые волей-неволей импортозаместили привычные корпоративные мессенджеры вашим продуктом уже так или иначе действуют внутренние сервисы и для корпоративного обучения и для тикетов и т.д. Возможно, не все, например, для заказа справок и отпусков бывает, что и по старинке почтой пользуются для взаимодействия с кадровыми подразделениями. Внедрение новых инструментов в действующие процессы требует ресурсов и замена действующих, пусть и разрозненных на одно комплексное оправдана далеко не всегда.
Особенно, если предлагаемое комплексное решение ещё само по себе сыровато - вот, в вашей же статье интерфейс заказа справок содержит по каждой только дату и срок, а что за справки-то я заказал? Там 2-НДФЛ или выписка из трудовой? Или расчётный листок? Если заказывать пару справок в год, то можно и запомнить, но в этом случае можно и по старинке - почтой обойтись, там хоть прямо в теме указать, о чём речь, а если предполагается специальный инструмент для (возможно, активной) работы со справками, то он должен быть хотя бы не хуже, чем почта.
Всё же основной продукту вас - мессенджер, он, конечно, потихоньку становится лучше, это заметно, но он ещё пока сильно далёк от идеала, поэтому, хотелось бы в первую очередь видеть больше положительных изменений не в виде нового функционала, который, безусловно, будет интересен части ваших клиентов, а в виде развития основного, интересного всем.
Не очень часто, но вполне регулярно встречаются различные "плавающие" проблемы, например, когда, внезапно, по каким-то причинам часть участников конференции не слышат друг друга или слышат частично пересекающимися группами или когда клиентское приложение на ноутбуке, начинает, внезапно, терять микрофон в настройках - это всё тоже не добавляет комфорта. Понятно, что локализовать причину "плавающей" проблемы у клиента, порой, очень и очень непросто, но, надеюсь, со временем полечится и это.
Однако, вот, простой пример, который сходу приходит в голову и мне и коллегам на вопрос "чего в иХспрессе не хватает?" и который точно не нужно отлавливать, как те невнятные баги.
Реакции на сообщения.
Они есть сейчас, если и не во всех мессенджерах, то во всех широко используемых - точно. Если вы думаете, что реакции - это только проявление эмоций, а корпоративный мессенджер настолько серьёзен, что в нём они неуместны, то вы сильно ошибаетесь. Гораздо быстрее и удобнее быстро ткнуть в иконку реакции в ответ на сообщение, чем писать "принято" или "хорошо" или даже просто "ок". И считывается такая информация в виде иконки или эмодзи гораздо быстрее. Да, эмодзи появились в ответах. Да, можно ткнуть в "ответить", выбрать эмодзи, нажать "отправить", а ещё добавить к эмодзи точку, чтобы он в одиночестве не распух без надобности, засоряя чат. Сколько лишних действий, вместо одного? А если в чате два-три десятка человек, а реакции нужны, как минимум, от половины, причём вперемежку с остальной перепиской - это всё потом по всему чату вылавливать, вместо того, чтобы просто глянуть на исходное сообщение, обвешанное реакциями. Неудобно! У всех есть, только у вас нет. Когда?