Microsoft встраивает в PowerPoint коуча и функции для работы с фирменным стилем c ИИ

Новые возможности Microsoft анонсировал в блоге 18 июня. В компании надеются снять две самые частые «головные боли» пользователей: оформление слайдов всеми сотрудниками компании в едином фирменном стиле и тренировки перед выступлением, которых обычно избегают руководители.

В разработках Microsoft использует искусственный интеллект (artificial intelligence, AI). VisualMethod сделал обзор нового функционала.

В крупных компаниях отдел маркетинга порой годами бьется над созданием брендбука и детально описывает все возможные расположения логотипа, сочетания цветов, использование паттернов, иллюстраций и других элементов, которые позволяют компании создавать уникальный образ и запоминаться. Как правило, обязательная часть этой работы – создание шаблона презентации. В него со всей свойственной методологам брендинга скрупулезностью зашиваются нужные шрифты, фоны, буллиты, рамки и другие детали.

Почему же тогда руководители в 90% случаев получают презентации, которые полностью игнорируют все стандарты? В крупных и средних компаниях люди работают в разных помещениях и городах и с разным программным обеспечением. Поэтому предустановка шаблона практически исключается. Обучение обычно тоже не спасает – создать слайды на все случаи невозможно, а любая корректировка имеющихся происходит, исходя из личных представлений о дизайне того сотрудника, который работает с презентациями. Как отмечают в Microsoft, запрос на работу с фирменными шаблонами – был один из самых частых у клиентов.

В 2015 году в PowerPoint была встроена функция «Дизайнер», которая предлагала несколько вариантов дизайна и компоновки объектов на слайде. С того времени пользователи создали более миллиарда слайдов с помощью этой функции. Компания оценила экономию времени пользователей более, чем в 500 миллионов минут.

Сейчас на основе этого инструмента появилась возможность генерировать дизайн слайдов с заданным фирменным стилем компании. Функция в настоящее время доступна только подписчикам Office 365 Insiders для Windows 10 и Mac. Это значит, что компании необходимо оплатить доступ для всех сотрудников, которые работают с презентациями.

Если сотрудники используют слайды внутри компании, то выгоднее их все же научить азам и смириться с небольшими погрешностями; если же презентации выходят вовне, то функция будет отличной помощью, потому что в этом случае ошибки в дизайне недопустимы – ничего не должно отвлекать от сути инвесторов или, скажем, партнеров.

В Microsoft считают, что новая функция будет полезна и тем компаниям, у которых еще нет фирменного стиля и брендбука. Программа сама предлагает темы и подборки дизайн-решений, чтобы все слайды выглядели в едином стиле.

Чтобы созданный стиль не испортить выбивающимися деталями, в PowerPoint появилось еще несколько функций. Например, искусственный интеллект программы анализирует заданный фирменный стиль и предлагает, как лучше обрезать фото, какие поставить значки и изображения. Причем, элементы дизайна программа будет предлагать уже в тот момент, когда вы вводите первые слова на пустом слайде. Это может стать хорошей альтернативой поиску бесплатных фотографий и элементов на стоках, потому что предлагаемый PowerPoint контент полностью лицензирован для коммерческого использования. Идеи дизайнерских тем в настоящее время внедряются в PowerPoint для Windows, Mac и в Интернете для подписчиков Office 365.

Отличная новость для любителей инфографики: PowerPoint предлагает заменять большие цифры ассоциациями. Во время публичных выступлений спикеры часто озвучивают масштабные данные, а зрители просто не успевают воспринять информацию и сделать вывод – много это или мало. Специалисты по коммуникациям в таких случаях часто предлагают сделать ассоциацию и сравнить, например, объем произведенного листового металла с площадью известного города или количество километров, которые проехали поезда, – с расстоянием вокруг земного шара.

Подобные ассоциации PowerPoint предлагает автоматически. Искусственный интеллект научился распознавать, когда слайд содержит большое число, и предлагать подходящий пример. В блоге Microsoft это описывается так: «размер Афганистана, который составляет 652 232 км², трудно интерпретировать, но добавление, что он «примерно равен размеру штата Техас», делает его легко понятным». Насколько релевантными будут примеры для разных стран и культур – не уточняется, но отмечено, что функционал пока доступен на английском языке.

Когда презентация готова, спикер переходит к следующему этапу – репетиции. Что интересно, большинство самых известных спикеров репетируют свои выступления и часто это делают с тренерами, а вот самый частый ответ среднего менеджмента, который можно встретить «я отлично знаю и так, что и кому говорить». Как показывает практика, такая позиция связана с излишней самоуверенностью или со стеснением репетировать с тем, кто ниже по статусу в корпоративной иерархии.

Microsoft может решить эту проблему с запуском Presenter Coach (Тренер по выступлениям). Релиз запланирован этим летом. Встроенный советчик будет анализировать то, как пользователь озвучивает текст и давать советы по ускорению или замедлению темпа, используемой лексике, но без анализа фраз с культурными особенностями. Помощник даже различает – читаете вы текст со слайда или выступаете с собственной речью. Также он слышит ошибки и слова-заменители пауз как «эээээ», «мммм» и т.п. и предлагает отказаться от них, чтобы не раздражать аудиторию.

Подсказки появляются в отдельном окне во время режима репетиции, а в конце репетиции тренер предоставит подробный отчет с метриками для последующей практики.