Перевели 500 исполнителей на ЭДО и снизили нагрузку на бухгалтерию в 10 раз: кейс Rebotica

Теперь выплаты приходят без задержек, а документы подписываются за несколько минут.

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с исполнителями: автоматизируем постановку задач, проводим оплаты, формируем чеки и акты и помогаем минимизировать риски — чтобы в сотрудничестве с самозанятыми, физлицами и ИП все было по закону.

Сегодня расскажем, как помогли Rebotica автоматизировать сотрудничество с 500 исполнителями, перевели их на нашу платформу и помогли в ней разобраться.

Rebotica — онлайн-школа IT-профессий для детей и подростков 5−16 лет. Миссия школы — помочь детям найти свою профессию. У Rebotica есть курсы по веб-дизайну, блогингу, программированию, разработке игр и 3D-моделированию. Сейчас в школе учатся 4,5 тысячи детей, а за все время существования курсы Rebotica прошло уже более 10 тысяч студентов.

Сейчас у Rebotica более 500 исполнителей — это наставники, которые готовят учебный материал и проводят уроки. Исполнителей много — у компании возникли проблемы.

Долго подписывать документы. Менеджерам Rebotica было трудно контролировать все рабочие процессы. Они общались с самозанятыми, готовили документы, согласовывали объем услуг и собирали сканы. Из-за этого онбординг одного наставника занимал до недели, что растягивало подготовку и запуск курсов.

Финансовые риски для компании. Некоторые исполнители забывали присылать сканы документов, формировать и отправлять чеки. Для компании все это риск: на руках нет первичных документов и чеков от самозанятого. Без них компания не могла подтвердить свои расходы на исполнителей и уменьшить сумму налога по УСН.

Проблемы с выплатами. Компания пользовалась другим сервисом для выплат. Выплаты проводились ежемесячно сразу всем самозанятым. Чтобы общая выплата прошла, нужно было, чтобы каждый самозанятый согласовал объем услуг. Если кто-то из исполнителей не успевал этого сделать, выплату не получал никто. Приходилось ждать и переносить выплату на другой день.

Компания хотела решить все проблемы разом. Чтобы платформа закрывала все ее потребности — от подписания договоров до автоматических выплат.

Разработали сценарии онбординга исполнителей, чтобы договоры оформлялись автоматически через нашу платформу. В зависимости от характера работ предусмотрели разные договоры.

В сценариях прописан тип услуг, статус исполнителей и дополнительные документы. Теперь не нужно каждый раз составлять договор — достаточно выбрать нужный сценарий и отправить приглашение исполнителю.

Оформили простую электронную подпись (ПЭП) для исполнителей и компании, чтобы документы можно было подписывать дистанционно. ПЭП оформляется вместе с регистрацией в Консоль.Про и используется для подписания всех документов с компанией.

Теперь, чтобы подписать договор, не нужно приезжать в офис, а сам процесс подписания занимает не больше минуты. Достаточно просто ввести код из смс.

Автоматизировали выплаты — теперь оплата происходит сразу после того, как исполнитель подпишет акт. Деньги лежат на номинальном счете, которым распоряжается компания. Консоль.Про выполняет указания Rebotica и переводит деньги исполнителям.

Теперь бухгалтеру не нужно вручную делать платежные поручения, общаться с техподдержкой банков и вести отчетность. Всеми операциями и отчетами занимается Консоль.Про.

Автоматически проверяем статус самозанятого перед оплатой и формируем для них чеки. Если самозанятый потерял статус, платформа не позволит провести оплату. Это позволяет избежать штрафов, пеней и доначисления страховых взносов и НДФЛ за самозанятого. Подробнее об этом рассказали в статье о рисках сотрудничества с самозанятыми.

В итоге уменьшили операционную нагрузку компании в 4 раза, настроили массовые автоматические выплаты и разгрузили бухгалтерию.

Когда мы начали переводить исполнителей Rebotica на Консоль.Про, некоторые из них не хотели регистрироваться и опасались, что обучение займет много времени.

Раньше работало так: чтобы заключить договор, исполнителю назначали встречу, он согласовывал объем услуг, приезжал в офис Rebotica и подписывал документы. А в конце месяца получал свою выплату. Да, это отнимало много времени, но самозанятым так было понятно.

На изучение новой платформы нужно время и силы. Поэтому мы помогаем исполнителям разобраться: пишем гайды, собираем обратную связь, отвечаем на вопросы самозанятых в техподдержке.

Пишем гайды

Исполнители Rebotica задавали компании вопросы: зачем нужно указывать персональные данные и отправлять свое фото, безопасно ли это? А компания передавала эти вопросы нам.

Чтобы сэкономить время клиента, мы собрали ответы в единый гайд и отправили исполнителям.

Теперь исполнителям намного спокойнее за свои персональные данные. Они понимают, как мы храним эти данные и совершенствуем механизмы их защиты.

Проводим тестовый запуск и собираем обратную связь

Мы стараемся разделить запуск Консоль.Про на несколько этапов, чтобы проследить, как исполнители пользуются нашей платформой, и собрать обратную связь.

На первом этапе мы отобрали только 100 исполнителей Rebotica (20% от всех) и перевели их на нашу платформу. Мы наблюдали, как они проходят регистрацию на платформе, подписывают договоры и получают выплаты. Если возникали проблемы при регистрации или оформлении документов, пытались помочь: объясняли, как заполнить отчет об оказанных услугах и загрузить фото паспорта.

Мы собрали положительную обратную связь от Rebotica и исполнителей. Поэтому сразу приступили ко второму этапу. За неделю мы перевели оставшихся 400 исполнителей на Консоль.Про и провели им выплаты.

Отвечаем на сообщения в техподдержке

Техподдержка помогает исполнителям зарегистрироваться на платформе, получить статус самозанятого и решить технические проблемы.

Поддержка работает круглосуточно через мессенджер и сайт. В случае проблем на стороне исполнителя техподдержка может связаться с ним сама.

Например, во время тестового запуска один из исполнителей Rebotica уже оказал услугу, подписал акт выполненных работ и ожидал выплаты, но она не прошла.

Техподдержка увидела, что исполнитель не подключил наш банк к приложению «Мой налог». Поэтому мы не могли провести выплату. Сотрудники Консоль.Про связались с исполнителем, помогли все подключить, и исполнитель получил свои деньги в тот же день.

– Перевели 500 исполнителей Rebotica на Консоль.Про за один месяц.

– Снизили нагрузку на бухгалтерию в 10 раз.

– Автоматизировали выплаты исполнителям.

– Сократили операционную нагрузку в 4 раза.

Если вы хотите быстро и удобно сотрудничать с внештатными исполнителями — попробуйте демо Консоль.Про. Заполните форму на сайте, а наш специалист объяснит, как мы можем вам помочь. Можем сделать так, что на онбординг самозанятого уйдет не 5 дней, а 15 минут, а на выплату — не 3 месяца, а 3 минуты.