Как бесплатно автоматизировать бизнес
На текущий момент в digital-среде представлено много бесплатных инструментов для автоматизации. О том, какие инструменты мы выбираем в своей работе и как нам удалось добиться синергетического эффекта от их интеграции, расскажем в этой статье.
Для фиксации и использования информации о клиентах, истории взаимодействия с ними, а также для автоматизации внутренних бизнес-процессов мы используем сервис Trello с некоторыми доработками, о которых и расскажем в этой статье.
Переход к автоматизации
К необходимости перехода к единому сервису автоматизации бизнеса мы пришли постепенно. На начальном этапе мы, конечно же, вели несколько разных Excel-таблиц в разных местах (таблица заказов, таблица клиентов, таблица замечаний, список задач).
Когда вы только начинаете бизнес, кажется, что абсолютно не сложно распределить информацию о новом заказе на три-четыре таблицы и обновлять её по мере необходимости.
Но когда количество заказов и клиентов увеличивается, появляются клиенты на сопровождении, а ещё очень хочется вести правильный учёт денежных средств и отслеживать историю взаимодействия с клиентом, автоматически формировать клиентскую базу, приходят мысли о покупке платного доступа к какой то популярной системе автоматизации или даже о том, чтобы нанять программистов, прикупить сервер и развернуть своё решение.
Мы занялись поисками альтернативных решений с целью минимизации расходов. Попробовали большое количество бесплатных сервисов для совместной работы и планирования, но спустя три года экспериментов мы всё же нашли для себя оптимальный вариант бесплатной автоматизации бизнеса. В этой статье мы поделимся с читателями нашим опытом в этой области.
Trello стал нашим основным инструментом для работы, позволяющим организовать коллективную работу, отслеживать дедлайны, добавлять подзадачи, назначать ответственных, прикреплять файлы и многое другое.
Вместе с этим мы организовали в Trello сбор всей входящей информации (сервис позволяет создавать создавать новые карточки из электронного письма).
Правила работы с планировщиком задач Trello
Сервис Trello основан на канбан-методологии и представляет собой доску с произвольным количеством столбцов и карточек в каждом, позволяя назначать для каждой карточки ответственных, делать метки, устанавливать сроки.
Наша доска содержит следующие столбцы:
- «Входящие» — это только что поступившие заказы или обращения, которые ещё не обрабатывались.
- «В работе» — задачи, по которым ведётся работа в данный момент.
- «Сделано» — выполненные задачи.
- «Контроль» — задачи, находящиеся на контроле (например, ждём заполнения брифа заказчиком или контролируем срок продления доменного имени).
- «Полезное» — содержит карточки со ссылками на полезные ресурсы, а также карточки, отражающие договорённости с партнерами.
Каждая карточка на доске представляет собой новый проект со своими задачами, ответственными и атрибутами.
Для определения типа проекта мы используем метки Trello:
- «Логотип».
- «Меню».
- «Сайт».
- «3D-макет».
Ответственные по карточке — сотрудники, которые работают над проектом. Как правило, это дизайнер и менеджер.
Чек-листы — отдельные задачи по проекту. Чек-листов внутри карточки может быть много.
Дальнейшее развитие Trello
Работать в Trello удобно и наглядно. Но для структурирования информации и обеспечения возможности накопления клиентской базы и статистики мы немного доработали сервис.
Добавление дополнительных полей в Trello
Для добавления новых полей в карточку Trello мы используем улучшение Custom Fields.
С помощью Custom Fields мы добавили следующие поля в карточку:
- «Заказчик» (справочник).
- «Оплачено» (логическое).
- «Цена» (числовое).
- «Затраты на реализацию» (числовое).
- «Прибыль» (числовое).
- «Телефон» (текстовое).
- «Договор» (текстовое).
- «Откуда пришёл клиент» (текстовое).
Добавление этих полей позволило нам структурировать необходимую информацию не только в карточке, но использовать её далее.
Поле «Заказчик» мы намеренно сделали справочником, чтобы избежать проблем с интеграцией и дублированием информации в случае опечаток.
Интеграция Trello с «Google Таблицами»
Для возможности интеграции Trello с «Google Таблицами» мы рассматривали два сервиса: IFTTT и Zapier.
Протестировав возможности их возможности, мы остановились на Zapier, так как IFTTT не позволяет интегрировать данные Custom Fields.
Данные, введённые в карточку Trello, мы распределяем по двум «Google Таблицам»:
- «Заказы».
- «Клиенты».
Логика интеграции Trello — Zapier — «Google Таблицы»
Zapier мы настроили следующим образом. При перемещении карточки Trello в столбец «Сделано» отрабатывают два события Zapier:
- Создание нового заказа.
- Создание или обновление клиента.
Таблица «Заказы»
При создании заказа в «Google Таблицах» в таблице «Заказы» создаётся новая строка, в которую добавляется следующая информация о заказе:
- Название заказа.
- Клиент.
- Дата завершения работы над заказом.
- Тип заказа (логотип, сайт, фирменный стиль, упаковка, меню, 3D).
- Дизайнер, выполнивший работу.
- Стоимость заказа.
- Затраты на выполнение заказа.
Таблица «Клиенты»
В таблицу «Клиенты» также автоматически добавляются строки. Таблица содержит следующую информацию:
- ФИО клиента.
- Телефон.
- Электронная почта.
- Что заказывает.
- Что делали.
- Дата первого заказа.
- Дата последнего заказа.
- Откуда пришёл (сайт, офис, личное знакомство, по рекомендации).
- Бюджет.
В целом таблицы довольно похожи, однако логика их заполнения различается.
В таблице «Заказы» новая строка автоматически добавляется для любой карточки Trello, перенесённой в столбец «Сделано».
В таблице «Клиенты» перед добавлением новой строки производится поиск ранее добавленных строк по ФИО клиента. Если клиент не найден, добавляется новая строка таблицы, а если клиент найден, обновляются следующие поля:
- Дата последнего заказа.
- Бюджет (суммируется значение из таблицы и значение из карточки Trello).
- Что делали (к перечню заказов добавляется наименование текущего заказа).
Таким образом мы формируем историю взаимодействия с каждым клиентом.
Аналитика процесса
Автоматические заполнение таблиц «Заказы» и «Клиенты» решает сразу несколько задач:
- Позволяет автоматически формировать и поддерживать клиентскую базу.
- Позволяет формировать аналитику процесса.
Выполняя несложные операции фильтрации по различным столбцам можно получать различные срезы информации:
- Количество проектов, выполненных определённым дизайнером в месяц.
- Среднее время, затрачиваемое на реализацию заказа по типам заказов.
- Затраты и прибыль за выбранный период.
- Количество заказов по клиентам.
- Перечень заказов по каждому клиенту.
Вместо заключения
Мы использовали бесплатные инструменты и без вложений адаптировали их под наши бизнес-процессы. Периодически, конечно, возникают мысли перехода на какой нибудь универсальный платный программный продукт, в котором из коробки присутствуют модули workflow и отчётности.
До текущего момента нас останавливает тот факт, что необходимость кастомизации инструмента неизбежно требует привлечения вендора или дорогостоящих программистов.
Расширение же набора данных или добавление нового отчёта в используемых нами инструментах (Trello + Zapier + «Google Таблицы») можно реализовать быстро и собственными силами.
Как оказалось, при грамотной настройке связка простой и удобной канбан-доски Trello с «Google Таблицами» может стать очень полезным и гибким инструментом, применимым для ведения бизнеса.
Надеюсь, наш опыт будет полезен. Буду рад ответить на вопросы в случае их возникновения.