Как бесплатно автоматизировать бизнес

На текущий момент в digital-среде представлено много бесплатных инструментов для автоматизации. О том, какие инструменты мы выбираем в своей работе и как нам удалось добиться синергетического эффекта от их интеграции, расскажем в этой статье.

Для фиксации и использования информации о клиентах, истории взаимодействия с ними, а также для автоматизации внутренних бизнес-процессов мы используем сервис Trello с некоторыми доработками, о которых и расскажем в этой статье.

К необходимости перехода к единому сервису автоматизации бизнеса мы пришли постепенно. На начальном этапе мы, конечно же, вели несколько разных Excel-таблиц в разных местах (таблица заказов, таблица клиентов, таблица замечаний, список задач).

Когда вы только начинаете бизнес, кажется, что абсолютно не сложно распределить информацию о новом заказе на три-четыре таблицы и обновлять её по мере необходимости.

Но когда количество заказов и клиентов увеличивается, появляются клиенты на сопровождении, а ещё очень хочется вести правильный учёт денежных средств и отслеживать историю взаимодействия с клиентом, автоматически формировать клиентскую базу, приходят мысли о покупке платного доступа к какой то популярной системе автоматизации или даже о том, чтобы нанять программистов, прикупить сервер и развернуть своё решение.

Мы занялись поисками альтернативных решений с целью минимизации расходов. Попробовали большое количество бесплатных сервисов для совместной работы и планирования, но спустя три года экспериментов мы всё же нашли для себя оптимальный вариант бесплатной автоматизации бизнеса. В этой статье мы поделимся с читателями нашим опытом в этой области.

Trello стал нашим основным инструментом для работы, позволяющим организовать коллективную работу, отслеживать дедлайны, добавлять подзадачи, назначать ответственных, прикреплять файлы и многое другое.

Вместе с этим мы организовали в Trello сбор всей входящей информации (сервис позволяет создавать создавать новые карточки из электронного письма).

Сервис Trello основан на канбан-методологии и представляет собой доску с произвольным количеством столбцов и карточек в каждом, позволяя назначать для каждой карточки ответственных, делать метки, устанавливать сроки.

Наша доска содержит следующие столбцы:

Каждая карточка на доске представляет собой новый проект со своими задачами, ответственными и атрибутами.

Для определения типа проекта мы используем метки Trello:

Ответственные по карточке — сотрудники, которые работают над проектом. Как правило, это дизайнер и менеджер.

Чек-листы — отдельные задачи по проекту. Чек-листов внутри карточки может быть много.

Работать в Trello удобно и наглядно. Но для структурирования информации и обеспечения возможности накопления клиентской базы и статистики мы немного доработали сервис.

Для добавления новых полей в карточку Trello мы используем улучшение Custom Fields.

С помощью Custom Fields мы добавили следующие поля в карточку:

Добавление этих полей позволило нам структурировать необходимую информацию не только в карточке, но использовать её далее.

Поле «Заказчик» мы намеренно сделали справочником, чтобы избежать проблем с интеграцией и дублированием информации в случае опечаток.

Для возможности интеграции Trello с «Google Таблицами» мы рассматривали два сервиса: IFTTT и Zapier.

Протестировав возможности их возможности, мы остановились на Zapier, так как IFTTT не позволяет интегрировать данные Custom Fields.

Данные, введённые в карточку Trello, мы распределяем по двум «Google Таблицам»:

Zapier мы настроили следующим образом. При перемещении карточки Trello в столбец «Сделано» отрабатывают два события Zapier:

При создании заказа в «Google Таблицах» в таблице «Заказы» создаётся новая строка, в которую добавляется следующая информация о заказе:

В таблицу «Клиенты» также автоматически добавляются строки. Таблица содержит следующую информацию:

В целом таблицы довольно похожи, однако логика их заполнения различается.

В таблице «Заказы» новая строка автоматически добавляется для любой карточки Trello, перенесённой в столбец «Сделано».

В таблице «Клиенты» перед добавлением новой строки производится поиск ранее добавленных строк по ФИО клиента. Если клиент не найден, добавляется новая строка таблицы, а если клиент найден, обновляются следующие поля:

Таким образом мы формируем историю взаимодействия с каждым клиентом.

Автоматические заполнение таблиц «Заказы» и «Клиенты» решает сразу несколько задач:

Выполняя несложные операции фильтрации по различным столбцам можно получать различные срезы информации:

Мы использовали бесплатные инструменты и без вложений адаптировали их под наши бизнес-процессы. Периодически, конечно, возникают мысли перехода на какой нибудь универсальный платный программный продукт, в котором из коробки присутствуют модули workflow и отчётности.

До текущего момента нас останавливает тот факт, что необходимость кастомизации инструмента неизбежно требует привлечения вендора или дорогостоящих программистов.

Расширение же набора данных или добавление нового отчёта в используемых нами инструментах (Trello + Zapier + «Google Таблицы») можно реализовать быстро и собственными силами.

Как оказалось, при грамотной настройке связка простой и удобной канбан-доски Trello с «Google Таблицами» может стать очень полезным и гибким инструментом, применимым для ведения бизнеса.

Надеюсь, наш опыт будет полезен. Буду рад ответить на вопросы в случае их возникновения.

#trello #канбан