Учет затраченного времени на релаксе. Как управлять ресурсом творческой команды, не причиняя ей боли
Эта статья для начинающих ребят, которые обычно работают параллельно над несколькими проектами одной командой. Для тех, у кого работа кипит, но все внимание на продукте и пока не доходят руки до того, чтобы удобно организовать управление загрузкой и считать трудозатраты.
Если это про вас, очень хочется вам помочь немного приблизиться к ситуации, когда кроме проектов, достойных максимального NPS, у вас будет много полезных цифр и возможность уверенно расти и размножаться🙂
Несмотря на то, что процессы у новых команд еще не устаканились, желание что-то с ними делать обычно уже есть:
- нужно скоординировать, кто когда и над каким проектом будет работать, распределять время команды;
- возможно, клиенту продаются часы работы команды, поэтому нужно как-то замерить, сколько потратили времени и желательно максимально просто, потому что и без этого гемора хватает;
- а может, проекты продаются по фиксированной стоимости, но есть ощущение, что команда тратит неприлично много времени на их выполнение и хочется легко это дело посчитать.
По опыту знаю, что на старте распределение времени команды часто организуется в Google Sheets или Google Calendar. А вот с учетом времени сложнее. Для этих целей обычно приходится подбирать специальный софт.
Но когда погружаешься в тему и смотришь топ -20 программ для учета времени и управления загрузкой, сталкиваешься с реальностью: чтобы учитывать время команды, нужно ее неслабо напрячь.
При лучшем раскладе, когда замер времени будет частью вашей программы по управлению проектами, придется постоянно бдить, над какими задачами работаешь и вовремя нажимать кнопку таймера. И самое сложное — не забыть потом выключить таймер, когда закончил работать над задачей).
Хуже, когда для учета времени потребуется отдельная прога. Она не знает набор задач команды, поэтому в ней не только нужно будет отмечать потраченное время, но и ручками заносить сами проекты и задачи.
Практика показывает, что на этом этапе развития бизнеса очень тяжело возбудить команду подобными инструментам. Если, конечно, у вас не супер-точные ребята с сильными навыками самоорганизации.
Смотрите, что нашла
Когда решали подобную задачу с командой дизайнеров, перерыла всю Capterra (это сайт с отзывами и обзорами на всевозможный софт), практически дойдя до отчаяния. И вот в момент, когда мы были уже готовы сделать команду жертвой Everhour (ничего личного, просто эта прога не очень подходила), на глаза попался отличный вариант. Называется ResourceGuru, и про этот софт почему-то редко говорят.
Его разработали европейские ребята, которые в свое время замучились управлять ресурсами через таблички и создали простое и гениальное решение — умный календарь.
Прелесть ResourceGuru в том, что вы управляете в ней загрузкой своих ребят еще более удобно, чем в Google-инструментах, а бонусом получаете еще и статистики по тратам времени команды.
Интерфейс для управления загрузкой выглядит как продвинутый календарь, в котором можно:
- очень удобно по часам бронировать сотрудников, отслеживая их перегруз/недогруз;
- видеть и быстро разрешать конфликты в бронировании (когда есть несколько претендентов на время специалиста);
- сводить в единую картину данные по сотрудникам, работающим в разных часовых поясах и по разным графикам;
- фильтровать календарь по клиентам, проектам, командам и прочим параметрам и еще много чего классного.
По мере того, как вы бронируете команду, на вкладке с отчетами собираются данные по каждому из ребят, по каждому проекту и каждому клиенту. Статистики можно посмотреть в днях или часах.
При этом прога максимально простая, не перегружена лишним функционалом и поэтому цена у нее очень адекватная (от $4,16 за человека в месяц).
Одно Но
В ситуации, когда данные по трудозатратам собираются из графика бронирования есть одна проблема: количество забронированных часов часто не совпадает с реально потраченным временем. Ведь если кто-то поставил в график задачу на 2 часа, это не значит, что специалист потратит ровно 2.
Чтобы решить эту проблему, команде нужна одна новая привычка: в конце дня зайти в свой график в ResourceGuru и обновить количество часов в брони на основе своего фактически потраченного времени.
Если, например, дизайнер потратил в предыдущем примере на задачу не 2 часа, а, скажем, 3, то он заходит в соответствующую бронь в Resource Guru и правит в ней количество часов. При этом не нужно фанатизма и расчета до минут. Достаточно окинуть взглядом прошедший день и проставить значения ориентировочно.
Вы скажете “Ну вот, а говоришь, что не нужно отслеживать свое время". Да, нужно, но и вы согласитесь, что один раз в конце дня обновить данные по затратам уже заведенных задач гораздо проще и менее стрессово, чем постоянно держать в голове работу с таймером. Всего лишь одна небольшая ретроспектива в день.
А главное, даже если ребята и не обновили данные в конце дня (ну забегались, бывает), цифры трудозатрат у вас все равно будут, хоть и не точные. Те самые, которые указаны в первоначальной брони.
Попробуйте, это работает!
Хочу лишь обратить внимание, что такие проги, которые позволяют вам просто и нативно решать свои задачи, часто уже существуют и не стоит сдаваться в поиске подходящего варианта и внедрять инструмент, который станет для команды великим испытанием. Пожалейте ее). Ведь как говорил Феллини:
Режиссёр – это непосредственно Колумб. Он хочет открыть Америку, а вся команда хочет домой.
Ищите и пусть найдется!
А если нужна будет помощь в выборе и внедрении софта, вы знаете, где меня искать.