Кастомизация портала на Битрикс24 для компании «МИР ИНСТРУМЕНТА» с 5000+ сотрудников
Как перейти крупной компании «МИР ИНСТРУМЕНТА» с SharePoint 2010 на «Битрикс24», кастомизировать портал под себя.
«МИР ИНСТРУМЕНТА» увидел в нас надежную команду разработки после изучения рынка подрядчиков. И обратился с запросом разработки портала на «Битрикс24» и кастомизации под нужды компании.
Раньше компания в качестве внутреннего портала использовала SharePoint 2010. Это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя набор веб-приложений для организации совместной работы, функциональность для создания веб-порталов, модуль поиска информации в документах и информационных системах. После 2010 года он перестал поддерживаться компаний Microsoft. В 2022 году «МИР ИНСТРУМЕНТА» лишился возможности продлевать приобретенную лицензию. И пришло время искать новый сервис для переноса и корпоративного портала.
О клиенте
«МИР ИНСТРУМЕНТА» является ведущим поставщиком ручного, садового инструмента, слесарного, электро и силового оборудования на российском рынке. Эксклюзивный поставщик таких торговых марок, как: Matrix, Gross, «Сибртех», Sparta, «Барс», Palisad, Stels, Elfe, Denzel, Kronverk.
«МИР ИНСТРУМЕНТА» в цифрах и фактах:
международная компания с офисами по всему миру
- более 5 000 сотрудников
- более 400 поставщиков со всего мира
- более 12 000 товаров в каталоге
Задача
Команде ZeBrains нужно было разработать и внедрить альтернативу текущему корпоративному порталу на базе SharePoint 2010. Для реализации этой задачи мы выбрали коробочную версию «Битрикс24», которую можно кастомизировать под уже заданные бизнес-процессы из SharePoint 2010.
Что сделали
Из-за того, что «МИР ИНСТРУМЕНТА» — огромный холдинг, клиенту было важно реализовать систему прав, ролей и доступов со своей логикой, которая не должна была наследоваться иерархически по административному принципу: часто базовая логика выстраивания процессов в «Битрикс24» идет вразрез с видением заказчика и регламентами. Например, в модуле «Задачи» есть роль «Соисполнитель». В компании такой роли нет. А если оставить её в системе, то пользователь может запутаться. В итоге задачи будут выполнены не так, как нужно, и с большими затратами ресурсов.
Аналитика
У клиента уже были зафиксированы все процессы, которые ранее компания выстроила в SharePoint 2010.
Аналитики команды ZeBrains написали ФДР (функциональный дизайн разработки — это документ, который отражает требования к разрабатываемой функциональности и показывает, как она должна работать) под Битрикс24 и описали все бизнес-процессы на основе разработанной схемы:
- Интерфеис взаимодеиствия администратора с каталогом запущенных БП (бизнес-процессов);
- Интерфеис взаимодеиствия участников запущенного БП;
- Страница инициации БП;
- Библиотека стандартов.
Как только ФДР окончательно утвержден заказчиком (после всех правок и замечаний со стороны заказчика), он поступает в распоряжение команды разработки.
Модуль «Задачи и проекты»
В первую очередь кастомизировали конструктор и шаблоны задач:
- Создание задач за подчиненных сотрудников. По умолчанию в Битриксе нет такой функциональности — он просто блокирует возможность изменений в данных полях. Но так как компания клиента включает 1500 постоянных пользователей портала, часто требуется создать задачу за кого-то другого и назначить третье лицо. Теперь у пользователей на стороне заказчика есть такая возможность.
- Связки задач и подзадач. На портале можно создавать связанные задачи и подзадачи. Но связь отображается только в той задаче, где пользователь вручную настроит связь. А если таких десятки? То ему придется каждый раз возвращаться в базовую задачу и настраивать связь с каждой созданной подзадачей. Мы сделали так, что связь автоматически появляется и во второй связанной сущности. Кстати, на связанных задачах теперь тоже можно смотреть те же данные, что и в подзадачах — все шаблоны внутри переписаны.
- Блок фильтров задач. Полностью переписали логику счетчиков просроченных задач, потому что раньше они могли подсчитываться некорректно и даже теряться. Для этого мы сделали скрипт с фильтрами, который, например, позволяет раскрывать задачи на подзадачи. Также добавили функциональность в фильтре по закрытым задачам, который зачеркивает красным задачи, выполненные позднее установленного дедлайна. А ещё сделали счетчик переноса крайних сроков — теперь можно увидеть, сколько раз был сдвинут дедлайн в задаче.
- Логика заполнения полей. Некоторые стандартные функции заполнения полей на портале противоречили бизнес-процессам холдинга. Поэтому мы убрали добавление соисполнителей, создание задачи без крайнего срока и привязки к проекту. А если автор задачи отсутствует, то результат работы может принять руководитель проекта, его ассистент или другое лицо из списка, основанного на бизнес-процессах компании.
- История. Если кто-то помимо автора вносил правки в задачу, то в базовой функциональности в истории изменений отображалось, будто это сделал автор. Теперь у поставщика есть уникальная фича — видеть, кто и что поменял.
- Добавление комментариев в новости. Сделали возможность помечать галочкой любой комментарий в задаче как новость. Пользователь выбирает задачу при формировании новости, затем в нее автоматически попадают все отмеченные комментарии. Это сделано для внутренней ИТ-команды, чтобы упростить процесс описания релизов и оповещений коллег.
- Отчет по стадиям. Чтобы клиент мог отследить, какой этап в реализации проседает, мы реализовали отчеты, где видно, сколько задача провела в той или иной стадии.
- Отчет по исполнителям. Кто-то по ошибке может записать время в задачу, где он отмечен наблюдателем. И мы сделали так, что теперь специальный отчет показывает, что в задаче учтены трудозатраты двух и более людей.
- Добавление новой задачи с копированием. В соответствии с процессами клиента сделали так, что возобновить задачу нельзя — это нарушает логику стадий и подсчета времени. Поэтому можно создать подзадачу с автоматическим копированием всех параметров родительской сущности — описания и даже комментариев.
- Регулярные оповещения с задачами. На портале каждое утро всем сотрудникам приходят рассылки с задачами: в работе с разбивкой по срокам, ожиданию контроля (надо принять), а также список просроченных задач, в которых пользователь значится постановщиком.
Возможности прав доступа
В компании есть штатный блок «Руковожу», который позволяет изучать аналитику выполнения задач по всей компании только владельцу бизнеса. Мы сделали доступ настраиваемым. И теперь его можно дать любому сотруднику
Важно отметить, что правами и доступами руководит администратор на стороне клиента.
Дополнительные модули
В качестве дополнительных модулей настроили следующую функциональность:
- Синхронизацию с почтой и Active Directory (AD).
- Обмен данными с AD с синхронизацией каждые 2 часа.
- Алгоритм доступа к пользованию порталом новым сотрудником. Информация о новом пользователе передается из AD в «Битрикс24». Там создается пользователь, но пока он не получил привязку к одному из подразделений, то профиль не активен.
Языки
- Мультиязычность интерфейса. «Битрикс24» из «коробки» не позволяет выбирать язык интерфейса. Но «МИР ИНСТРУМЕНТА» — многонациональная и мультиязычная компания с сотрудниками по всему миру. Поэтому мы написали внутренний отдельный модуль, который через Яндекс Переводчик адаптирует весь интерфейс под выбранный язык. Всего доступно 9 языков, включая китайский.
- Уведомления на своем языке. Это значит, что если один пользователь использует интерфейс портала на русском, а другой на английском, то уведомления при совместной работе над задачами каждому будут приходить на своем языке. Тут важно отметить, что комментарии коллег, добавленные в задачу, не переводятся, потому что не относятся к пользовательскому интерфейсу.
Сложности проекта
1. Технологический барьер. Нативными средствами «Битрикс24» реализовать задуманное клиентом оказалось невозможно. Для этого мы сделали так называемые активити — отдельные действия в составе блок-схемы процесса, которое полностью даёт переделать задачу под капотом и настроить свои процессы.
2. Взаимодействие. Некоторое время настраивали взаимодействие между внутренней командой клиента и нашей. В итоге изменили подход к разработке и запуску функциональности. В этом помог новый руководитель проекта со стороны клиента. Также было внедрено решение с ФДР (функциональный дизайн разработки) со стороны клиента.
3. Смешанная функциональность. Самым сложным на проекте стала смешанная функциональность: миграция огромного количества процессов из SharePoint 2010, огромное количество кастомизации и минимум задач по базовому внедрению.
ZeBrains — клиентоориентированная компания. Разработчики могут справиться с любым кодом, но порой пишут более сложные решения, чем нужны бизнесу. В целом, мы довольны грамотными техническими решениями и рекомендуем ZeBrains как команду развития и поддержки продукта.
Результаты
Команда ZeBrains внедрила систему «Битрикс24», кастомизировала основную функциональность портала в соответствии со всеми бизнес-процессами холдинга «МИР ИНСТРУМЕНТА».
В результате у клиента теперь надежная система ведения задач, которая корректно функционирует, выдает актуальную информацию и аналитику по работе региональных подразделений и компании в целом. Но мы еще продолжаем вносить изменения в соответствии с новыми процессами и адаптацией старых.
А чтобы прийти к наиболее качественному результату, наши разработчики в течение всего проекта осваивали новые компетенции и проходили дополнительную сертификацию.
В следующем кейсе расскажем, какие есть возможности у коборочной версии «Битрикс24» для кастомизации CRM-системы.
отличный кейс
а за скок по времени сделали?
Добрый день!
В среднем только переезд с SP на Битрикс24 занимает от 4 месяцев до года в зависимости от потребностей бизнеса. Работы описанные в кейсе, в том числе и переезд, заняли 9 месяцев.
Проект продолжает развиваться и нами разрабатывается новый функционал.
Добрый день! Сейчас рассматриваем разные варианты корпоратлов, в том числе кастомизацию битрикс под наши нужды. Хотела бы посмотреть интересные кейсы и ваш очень заинтересовал. Можем связаться и обсудить подробнее?