Обзор «МойОфис Профессиональный 2»: исследуем комплексное решение для коммуникаций и работы с документами

«МойОфис Профессиональный 2» – вариант «все включено» для крупного бизнеса и государственных организаций. В него входят редакторы таблиц и документов в настольной и веб-версиях, мобильное приложение «МойОфис Документы» и «МойОфис Почта», почтовая система и серверные компоненты – все, что нужно для удобного общения, выполнения ежедневных задач и безопасного хранения данных.

К этому типу относятся приложения для ежедневной работы на ПК: «МойОфис Текст» и «МойОфис Таблица», инструмент просмотра и демонстрации презентаций, почтовый клиент «МойОфис Почта».

Начнем с редактора «МойОфис Текст». Это приложение позволяет решать все типовые задачи пользователя – от создания, редактирования и форматирования сложных документов до вставки оглавлений, колонтитулов, диаграмм, формул и изображений. Команды и функции удобно искать на панели инструментов или при помощи меню быстрых действий – фирменной фишки редакторов МойОфис (вызывается сочетанием клавиш [CTRL]+[/]).

Если ранее вы пользовались каким-либо иностранным редактором электронных таблиц, то быстро освоите «МойОфис Таблица» благодаря лаконичному и понятному интерфейсу. Приложение позволяет эффективно использовать электронные таблицы, в том числе, создавать, открывать и редактировать готовые табличные данные.

Табличный редактор "МойОфис Таблица" содержит широкий набор функций и формул (математических, статистических и логических), средства для обработки и визуализации данных с помощью фильтров, графиков и диаграмм. Для работы с большими таблицами и объемами данных в редакторе МойОфис предусмотрены такие удобные опции, как плавающее окно ввода формулы и группировка данных. Помимо этого в «МойОфис Таблица» можно создавать и редактировать сводные таблицы – с ними куда проще структурировать объемные массивы данных.

«МойОфис Профессиональный 2» разворачивается на серверных ресурсах заказчика или компании-партнера, что позволяет вести безопасную совместную работу над документами в рамках единой корпоративной системы.

Для пользователя работа в этой системе начинается с перехода на страницу в браузере с именем рабочего сервера. После того как пользователь введет учетные данные, откроется экран выбора приложений, среди которых «Документы», «Почта», «Контакты» и «Календарь»

Файловый менеджер

По клику на значок «Документы», мы попадем в файловый менеджер, где хранятся рабочие файлы и папки пользователя.

В левой части экрана представлены главные разделы: «Общие папки», «Мои документы» и «Доступные мне». Чтобы самые актуальные для вас файлы были под рукой, используйте папки «Отмеченные» и «Недавние», где отображаются документы, отсортированные по дате последнего открытия.

Загружайте, создавайте, просматривайте, редактируйте или удаляйте файлы – в файловом менеджере вам доступны любые базовые действия. Вы также можете распределять доступ для других пользователей, делиться ссылками, перемещать, скачивать и переименовывать документы.

Совместный доступ к файлам

Для управления совместным доступом к файлам используются команды основного или контекстного меню, вызываемого по нажатию правой кнопки мыши. Владелец может дать доступ на редактирование, просмотр и управление конкретными документами одному или нескольким пользователям.

Предоставляя доступ на управление файлом или папкой какому-либо пользователю, владелец наделяет его правами, аналогичными своим: помимо всех стандартных действий, пользователь сможет предоставлять доступ к файлу другим пользователям и группам.

Общие папки

Использование общих папок позволяет не только организовывать документы более наглядно, но и упрощать их поиск. Владелец общей папки управляет доступом к ней и выдачей прав на просмотр, редактирование и удаление файлов из общей папки аналогично ситуации с файлами. Важно, что квота дискового пространства, выделенная пользователю, не меняется при использовании общих папок. За установку их объёма отвечают администраторы инсталляции.

Сервер совместного редактирования

Сервер совместного редактирования в составе «МойОфис Профессиональный 2» – это система, позволяющая работать над документами в браузере нескольким пользователям одновременно. Вносить правки в документ могут до 15 пользователей одномоментно, сотрудники сверх этого числа могут работать с документом в режиме просмотра. Результаты редактирования отображаются в реальном времени.

Рассмотрим, как пригласить коллегу к работе над документом в веб-приложении «МойОфис Текст». Для начала установим для него доступ: «Просмотр», «Редактирование» или «Управление». В режиме просмотра пользователям доступны просмотр, сохранение и скачивание файлов, режим редактирования позволяет вносить правки, а управления – добавлять или наоборот удалять пользователей.

Активируем режим «Рецензирование», чтобы отслеживать историю изменений в документе. Правки отобразятся с привязкой к конкретным пользователям и будут выделены разными цветами.

Совместная работа с таблицами в веб-редакторе также возможна, но она несколько отличается от работы с текстами. Меню «Рецензирование» здесь отсутствует и все произведенные изменения в документе не выделяются цветом конкретного пользователя. Но когда другой человек ставит свой курсор в ту или иную ячейку, то все остальные участники рабочего процесса могут его легко идентифицировать по всплывающей подсказке с его именем.

Еще одна составляющая «МойОфис Профессиональный 2» – почтовая система, предоставляющая возможности для работы с почтой, средствами календарного планирования, списками задач и адресной книгой.

Легко работать с адресными книгами, находить контакты коллег, создавать и редактировать списки рассылок поможет модуль «Контакты».

Почтовая система позволит комфортно работать с письмами, группировать их в цепочки, настраивать автоответы, переадресацию и подпись, запрашивать подтверждение о прочтении, подчеркивать характер контента. Например, письмо можно пометить как личное или конфиденциальное, после этого у получателя оно будет выделено в списке.

С помощью модуля «Календарь» удобно планировать и контролировать рабочее расписание. В сетке календаря вы можете создавать разовые или повторяющиеся события, бронировать ресурсы и приглашать на встречи коллег с учетом их занятости, настраивать напоминания, добавлять к событиям описания и вложения.

Пользователям организаций, использующим серверные решения МойОфис, доступно подключение к корпоративной почтовой системе с помощью мобильного приложения «МойОфис Почта». Это удобный мобильный клиент на вашем смартфоне или планшете. Отправляйте письма коллегам из корпоративной адресной книги, создавайте папки, сортируйте письма, находите нужную информацию оперативно – все за счет функциональности «МойОфис Почта».

Еще одно мобильное приложение в составе продукта «МойОфис Профессиональный 2» – «МойОфис Документы», удобный карманный «редактор». Если в меню приложения нажать кнопку «Войти», то программа предложит ввести учетные данные для авторизации в корпоративном облаке «МойОфис Профессиональный 2».

После успешной авторизации пользователь получит возможность работать с документами своей организации с мобильного устройства из любой точки мира – оперативно вносить правки в тексты и таблицы, пересылать файлы, записывать аудиокомментарии к документам и многое другое.

К слову, решение «МойОфис Документы» доступно в магазинах AppStore, Google Play, Huawei AppGalery, Xiaomi GetApps и Galaxy Store. По состоянию на май 2023 года его установили более 21 миллиона раз.

«МойОфис» предлагает комплексный подход при внедрении продуктов на мощностях заказчиков. Специалисты компании-разработчика оказывают сопровождение при внедрении, а также помогают организовать обучение пользователей навыкам использования и администрирования программных продуктов.

Узнайте подробнее о «МойОфис Профессиональный 2» на странице продукта или в рамках курса, разработанного центром обучения «Хаб Знаний МойОфис».

Приобрести продукты МойОфис можно через сеть авторизованных партнеров, которая сегодня насчитывает более 2500 компаний по всей России.

Оригинал материал находится по URL: www.ixbt.com/infopages/myoffice-professional-2.html