Привет! Мы – компания Делаем IT. Делаем IT входит в ТОП-2 разработчиков корпоративных решений «под ключ» в России и СНГ по версии Рейтинга Рунета за 2023 год.
Клиентами Делаем IT являются компании, специализирующиеся на оптовой и розничной торговле, производстве, строительстве, технике и оборудовании, услугах и других направлениях. Делаем IT предоставляет весь комплекс услуг по ERP и BI-решениям. В том числе индивидуальные решения с нуля, типовые отраслевые решения.
Опыт практической работы (4 года на рынке разработки ERP и BI-систем), отработанная методология ведения проектов (более 40 успешно выполненных проектов), большой опыт разработки и внедрения типовых отраслевых решений, команда квалифицированных специалистов, позволяют компании гарантировать высокий уровень предоставляемых услуг и оставаться одним из лидеров среди ERP и BI-партнеров.
К нам обратилась крупная охранная компания «АКМ» с задачей автоматизировать проверку охранников на объектах. Разработали ERP-систему «Кукушка», которая работает в связке с IP-телефонией Ростелекома. Теперь весь процесс работы охранников контролируется автоматически, руководство моментально оповещается о происшествиях и получает ежедневный отчет о состоянии объектов.
О заказчике
Группа охранных компаний АКМ работает с 2005 года в Москве и других регионах России.
Под охраной АКМ более 300 объектов: бизнес-центры, банки, логистические комплексы, торговые центры и др.
В штате — более 800 сотрудников охраны.
Среди клиентов — Газпром, Роснефть, ЦУМ, Озон и другие известные компании.
За время работы группа АКМ предотвратила более 2 000 случаев противоправных действий на охраняемых объектах.
Какие проблемы были на старте
Группа АКМ несет ответственность за безопасность клиентов и сохранность имущества, поэтому тщательно контролирует работу сотрудников. До внедрения системы штатные менеджеры периодически обзванивали посты охраны: проверяли, присутствие охранников на рабочем месте и уточняли ситуацию на объектах.
Это было трудозатратно и малоэффективно: сложно оценить, вовремя ли охранник заступил на смену, не покидал ли пост во время дежурства, не ушел ли раньше времени и т.д. Соответственно трудно было выстроить систему штрафов и премирования, которая напрямую зависит от соблюдения сотрудниками режима работы.
Назрела необходимость в комплексном инструменте контроля и управления объектами охраны. Таким инструментом стала система «Кукушка».
Какие задачи решила «Кукушка»
Заказчик поставил перед нами две основные задачи:
– проверка соблюдения режима работы сотрудниками охраны,
– моментальное оповещение о происшествиях.
Рассказываем, как последовательно решали эти задачи.
Подготовка к процессу охраны
Настройка ролей в системе
Настроили в системе 3 ключевые роли пользователей:
– администратор,
– менеджер,
– работник.
Администратор имеет полный доступ к системе, может управлять всеми функциями, добавлять менеджеров и управлять их полномочиями.
Менеджер имеет ограниченный набор функций, установленный администратором: добавляет работников, настраивает график работы постов и периодичность обзвонов, контролирует ситуацию на объектах, формирует отчеты.
Работник не имеет доступа к веб-интерфейсу и взаимодействует с системой только через звонки.
Каталог объектов охраны
Создали карточки объектов, которые содержат полную информацию: название, адрес, номер телефона, данные заказчика. К каждому объекту добавляется группа постов, за каждым постом закрепляется курирующий менеджер и охранники.
В верхнее поле карточки объекта выведены данные по последней проверке. Успешная проверка подсвечивается зеленым, не пройденная — красным. Так менеджер сможет оперативно отреагировать на ситуацию.
База охранников
На каждого работника заполняется карточка с максимально полной информацией: паспортные данные, наличие удостоверения охранника, водительских прав, медкнижки, личного оружия, есть ли долги, алименты и т.д. Каждому охраннику присваивается личный PIN для идентификации в системе.
Карточка охранника отражает текущую ситуацию:
– на каком объекте сотрудник находится в данный момент,
– список событий за последние сутки.
При необходимости можно деактивировать охранника в системе. После этого его PIN будет недействительным и он не сможет заступить на пост.
Импорт и экспорт данных
В штате АКМ более 800 сотрудников, которые охраняют более 300 объектов. Вводить вручную персональные данные каждого охранника и информацию по всем объектам трудозатратно, а также может привести к ошибкам.
Для быстрого и безошибочного импорта данных из базы заказчика разработали возможность интеграции с модулем SAAS. Теперь информацию по сотрудникам и объектам можно скачать через приложение.
Также разработали экспорт и импорт из системы в Excel и обратно. Эта функция будет полезна для подготовки отчетов, бухгалтерской документации и другой работы с данными.
Проверка охранников на объекте
Заступление на пост и завершение смены
Проверка охранников реализована с помощью IP-телефонии Ростелекома и АТС Asterisk. При заступлении на объект охранник звонит на единый номер Кукушки со специального телефона, который привязан к посту, и вводит свой личный PIN. АТС Asterisk считывает код через DTMF-сигналы.
Если охранник не успел ввести PIN или ошибся, он может перезвонить и сделать это заново. Если введен неверный PIN, система перезвонит через минуту и попросит ввести код.
По завершении смены охранник снова звонит на Кукушку и повторяет процедуру.
Прохождение проверки
Во время смены система периодически обзванивает объекты: ведет диалог с сотрудником, просит ввести PIN. Если охранник не ответит, система перезвонит ему заданное в настройках количество раз.
Периодичность обзвона менеджер может установить для каждого объекта в зависимости от внутренних критериев.
Все данные о прохождении проверок фиксируются в системе и руководство может отслеживать работу охранников в режиме реального времени.
Голосовые уведомления для охранников
Если надо сделать объявление для сотрудников, можно запустить обзвон с голосовым сообщением. Это решает проблему коммуникации с более чем 800 охранниками, которые работают в разном режиме на разных объектах.
Реагирование на происшествия
Разработали систему уведомлений о происшествиях. Менеджер получит одновременно смс и сообщение от чат-бота в телеграм, если случится экстренная ситуация:
- охранник не заступил на объект в установленное время;
- дважды введен неверный PIN;
- система не дозвонилась до охранника два раза подряд;
- охранник позвонил на номер Кукушки и ввел код SOS.
Отчеты для руководителей
Система отчетов позволяет проводить выборку по объектам, работникам, датам и времени вплоть до каждой минуты. Можно с точностью определить, что происходило на объектах и как работал каждый из сотрудников.
Система автоматически формирует ежедневный отчет о работе на всех объектах и отправляет его на электронную почту руководству компании.
Ближайшие планы. Что еще может «Кукушка»
В планах — добавить в систему новые функции, которые вполне способны заменить штатного бухгалтера.
Настройка режима работы и расчет заработной платы
Система позволяет установить режим работы каждого поста охраны и почасовую ставку оплаты. С учетом этих данных Кукушка будет автоматически рассчитывать зарплату каждому сотруднику.
Допустим, охранник работает в торговом центре. Смены бывают разные по продолжительности — 4–6 часов в день. Один день в неделю выходной. Чтобы рассчитать зарплату за месяц, бухгалтер должен запросить данные о количестве отработанных дней и часов и почасовой ставке на каждом посту.
Кукушка автоматически рассчитает зарплаты всем охранникам и составит отчет руководству.
Система штрафов и премирования
На зарплату охранников влияет время опозданий и прогулов, а также количество не пройденных проверок. За все нарушения на сотрудников налагаются штрафы, которые учитываются в системе. При расчете зарплаты Кукушка будет автоматически вычитать суммы штрафов.
Система будет рассчитывать рейтинг для каждого сотрудника по показателям качества работы: соблюдение режима и прохождение проверок. На основании этого рейтинга руководство сможет распределять премии.
Наша команда
Состав команды вполне обычный для IT-продукта:
- проджект-менеджер Антон, он же выполнял роль аналитика;
- фронтенд-разработчики Максим и Герт;
- бэкенд-разработчики Александр и Владимир;
- UX/UI-дизайнер Владислав;
- тестировщик Яна.
Специфика проекта требовала подключить специалиста по телефонии. В нашей команде нет специалиста такого профиля, поэтому мы пригласили внешнего подрядчика, который настроил автоматические звонки, прием пин-кодов, установку голоса и т.д.
Технологии
- Frontend: React
- Backend: PHP Framework Laravel
- БД: MySql
- IP АТС: Asterisk
Результаты внедрения
До внедрения системы Кукушка в компании АКМ работали штатные специалисты, которые обзванивали объекты с проверками. На этот процесс уходило много ресурсов, при этом он был недостаточно эффективен.
Теперь контроль объектов охраны осуществляется автоматически: это позволяет вести ежечасный мониторинг постов, моментально узнавать о происшествиях и оперативно на них реагировать.