IT в бережливом производстве: цифровой проектный офис и его преимущества
Результаты опросного исследования, проведенного японским специалистом Сидни Йошида, говорят о том, что топ-менеджмент компаний обычно знает лишь о 4% сложностей и текущих проблем в бизнесе. Этот эффект получил название «айсберг неведения».
В российских компаниях, по итогам недавнего опроса, от сотрудников поступает до 20 инициатив в месяц. При этом многие из этих предложений сотрудники по-прежнему вносят вручную — на бумаге или в устной беседе с руководителем, а управлять проектами в России до сих пор принято с помощью Excel.
Однако в наше время есть цифровые платформы, позволяющие оптимизировать и внедрять новые бизнес-процессы, анализировать информацию, создавать команды, вести проекты и работать с другими задачами, для которых недостаточно обычных таблиц и инструментов.
Для чего нужно бережливое производство
Концепция бережливого производства — способ повысить эффективность бизнес-процессов и сделать компанию более прибыльной. Бережливое производство помогает бизнесу приспосабливаться к изменениям рынка и различным запросам покупателей.
Кроме того, в концепции бережливого производства уделяется внимание участию каждого сотрудника в совершенствовании процессов. Это дополнительно мотивирует самих сотрудников и позволяет внедрять больше инноваций для развития компании. Кроме того, инструменты бережливое производства помогают эффективнее управлять бизнесом, так как цели, метрики и процессы определены более четко, а информация для принятия решений обрабатывается рациональнее.
Внедрение системы бережливого производства невозможно без достаточной цифровизации бизнеса — чтобы управлять всеми бизнес-процессами, необходимы современные способы сбора и обработки больших массивов данных.
Без современных цифровых технологий бережливое производство не сможет выполнять свои основные задачи — обеспечивать непрерывное улучшение, быстро адаптироваться к изменениям и вести компанию к лучшим результатам.
Как цифровой офис помогает наладить бережливое производство
Рост корпоративной культуры
Концепция бережливого производства идеальна, чтобы выделять из команды сотрудников тех, кто наиболее предан делу компании, готов активно в нем участвовать и предлагать свои идеи. Этих сотрудников важно выявлять и давать им верную мотивацию — выделять в отдельный пул «талантов» в соответствии с их компетенциями.
Также нельзя недооценивать важность правильной оценки сотрудников в рамках одной должности.
Важно, чтобы человек видел, как реализация его идей помогает улучшать работу компании.
Однако помимо этого в бережливом производстве применяется и материальная мотивация — эти правила стимулирования можно зашить в IT-платформу, чтобы фиксированная сумма вознаграждения или процент автоматически рассчитывались в конце проекта.
Видя это, другие линейные сотрудники тоже начнут активнее подавать инициативы.
Возможных сложностей с командой при внедрении основ бережливого производства позволяет избежать четкое понимание того, какая нагрузка приходится на каждого из сотрудников.
Необходима полная прозрачность процессов — что делает сотрудник и когда от его компетенций зависит результат работы, поэтому с помощью нынешних IT-инструментов удобно формировать проектные команды.
Внутрикорпоративная коммуникация
Один из самых актуальных трендов в бизнесе — увеличение объема коммуникаций. Большинство компаний для этого пользуется электронной почтой, внутрикорпоративными порталами и мессенджерами.
Но однажды наступает момент, когда информацию для важных проектов нужно собирать системно и из нескольких источников.
Цифровые решения бережливого производства — это способ вести всю коммуникацию по проекту в едином месте: отслеживать ход исполнения задач, обсуждать важные детали и договоренности, а также сохранять данные для применения в будущих проектах.
Для эффективной работы важно вовремя отслеживать статус проектов, принимать меры в случае изменений и иметь все данные по отклонениям, произошедшим в ходе реализации проекта.
Если цифровых инструментов управления проектами в компании нет, оперативно отслеживать статусы исполнения невозможно — а значит, бизнес несет потери в прибыли, операционной эффективности, производительности и других показателях.
Еще один актуальный вариант применения корпоративных мессенджеров — управление идеями внутри компании.
Во-первых, общаться в мессенджерах удобно, понятно и привычно, ими пользуются большинство людей.
Во-вторых, процессы в мессенджерах прозрачны: например, предлагая инициативы через Telegram-бот, сотрудники видят их текущие статусы и получают обратную связь.
Работа с big data
Современные руководители осознают, насколько важно видеть всю ключевую информацию — от старта идеи до финишного финансового результата и постпроектного мониторинга — в одном месте. Информационная прозрачность крайне востребована.
Цифровые решения бережливого производства позволяют визуализировать big data, а также формировать электронный архив. На любом проекте генерируются данные, их крайне много, и их нужно как-то систематизировать и хранить — например, чтобы передавать информацию с одного завода на другой для обмена опытом.
С помощью современных IT-инструментов можно формировать электронный архив и структурировать его самостоятельно в нужном формате — а если нужно, оперативно менять шаблоны структуризации.
Оценка экономического эффекта
Чтобы управлять бизнесом эффективно, важно видеть влияние каждого проекта и его долю в показателях компании. Если у вас есть «приборная панель» для оценки эффективности проекта на каждом этапе его реализации, вы можете вовремя остановить нерентабельные проекты и уберечь компанию от дополнительных убытков.
Современные IT-инструменты бережливого производства позволяют это делать — своевременно отслеживать возникающие проблемы, анализировать ход работы в разных аспектах и понимать, какие из проектов убыточны, а какие нуждаются в дополнительных усилиях, чтобы быстрее получить нужный результат.
Будущее цифровизации бережливого производства
Внедрение культуры бережливого производства для линейного персонала. Необходимо активнее собирать идеи бережливого производства на фронт-лайне и создавать культуру открытой коммуникации — не только собирать инициативы, но и вовремя реагировать на озвученные проблемы, анализировать ситуацию и принимать меры.
Многоплатформенные IT-решения. Работать с «зоопарком» систем никто не хочет. Современный бизнес предпочитает платформы, которые решают несколько бизнес-задач в формате единого окна, надежно обеспечивают безопасность и удобны в плане интеграций.
Высокая скорость сбора релевантных данных о деятельности бизнеса. Бизнес генерирует огромное количество информации, и ее накопление требует все более активной работы над непрерывными улучшениями, качественного анализа метрик, тщательного формирования и оценки KPI. От умения качественно работать с информацией и анализировать ее зависит способность принимать взвешенные и своевременные управленческие решения.
Развитие инструментов для сквозной оценки от подачи инициативы до конечного результата. Многие современные компании работают в специализированных системах проектного менеджмента, которые не связаны с фабриками идей. Либо наоборот — система подачи идей и улучшений существует, но их статус никак нельзя отследить. Решение — IT-инструменты, которые комбинируют фабрику идей с проектным управлением.
IN.TOP — IT-решения для внедрения систем бережливого производства