Автоматизация закупок — жизненно необходимый шаг для ритейла

Всем привет, я — Антон Белов, управляющий собственник компании Tool-kit.tech. Мы занимаемся разработкой IT-систем, но если говорить коротко, то мы упрощаем жизнь бизнесу. Сегодня я расскажу про такую важную часть бизнеса, как закупки.

Видео на эту тему можете посмотреть у нас на канале.

Давайте подумаем: что вынуждает компании автоматизировать процессы закупок и работу с поставщиками?

Представьте, что вы — руководитель отдела закупок или директор по развитию в крупной торговой компании. Под вашим началом трудится команда специалистов, каждый из которых выполняет определенную роль в процессе закупок. Ваша основная задача — управлять процессами и разрешать возникающие проблемы и конфликты.

Задача вашей команды — получать данные от поставщиков и передавать их в систему. Чаще всего это 1С, но это не принципиально, вы можете представить любую систему управления ресурсами.

Сотрудники, осуществляющие процесс закупок, должны согласовывать документы, передавать информацию между отделами и получать данные от поставщиков, а затем заносить все это в 1С. При ручном управлении они выполняют роль «жонглеров», перекидывая задачи между собой и стараясь обеспечить непрерывность процесса.

1. Ошибки в данных

2. Разный формат внесения данных

3. Сложная коммуникация

Вашим сотрудникам требуется все больше времени, и при кратном увеличении количества поставщиков времени для корректной обработки собираемых данных становится недостаточно.

Несогласованность в работе отделов, участвующих в процессе закупок, приводит к проблемам в управлении компанией. Ручной сбор статистики и управление категориями товаров и услуг требует много времени и сил. Решения, принимающиеся на основе устаревшей информации, оказываются ошибочными.

Без использования автоматизированных систем управления может быть трудно контролировать и стандартизировать рабочие процессы, особенно в больших компаниях с многоуровневой иерархией.

Вы можете возразить:

— Если обрасти качественными регламентами и правилами ведения номенклатуры, все будет работать корректно!

Конечно, можно стандартизировать процессы, внедряя должностные инструкции и обучая людей. И это следует делать! Но как удерживать процесс, не создавая подразделение контроля качества его исполнения и не набирая туда такое же количество сотрудников, как в отделе закупок?

Именно поэтому автоматизация становится оптимальным решением для улучшения контроля над ресурсами.

Да, на начальном этапе развития компании автоматизация процессов не является ключевым моментом — процессы еще довольно простые и управляются вручную. Однако когда компания достигает этапа, когда процессы уже сформированы, рынок нащупан и пора масштабировать деятельность, возникает потребность в стандартизации и автоматизации этих процессов для эффективного управления ресурсами.

В результате у компании возникает запрос оцифровать свои текущие бизнес-процессы, чтобы управлять ими с помощью IT-системы.

Конкуренция в отрасли ритейла, в которой работает ваша компания, требует постоянного обновления ассортимента и регулярного пересмотра цен. За всем этим необходимо тщательно следить, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке.

Именно здесь на помощь приходит автоматизация процессов работы с поставщиками и осуществления закупок. Она позволяет сократить время на обработку заказов, оптимизировать затраты и улучшить контроль над выполнением всех необходимых операций.

Для таких задач существует отдельный класс систем SRM (не путать с CRM).

SRM — Supplier Relationship Management — система, обеспечивающая полный контроль над всеми бизнес-процессами, в которых участвуют поставщики и закупщики.

Это один из самых популярных типов систем, которые мы разрабатываем. Как правило, такие системы разрабатываются и затачиваются под цели и задачи заказчика, но я перечислю основные моменты для лучшего понимания.

Что умеет SRM:

Хорошей аналогией SRM является пример МФЦ, работающая по принципу одного окна. Для вашего бизнеса таким МФЦ будет являться портал поставщика. На нем можно будет сделать все, ни разу не написав и не позвонив менеджеру. Все будет сделано самостоятельно в любое удобное время.

Важно отметить, что SRM-система является дополнением для другого класса систем.

Мы в своей практике встречали разные варианты организации хранилищ данных. Можно хранить данные в 1С, а можно выделять их в отдельную систему. Всё, как и в случае с SRM, упирается в процессы.

В случае, когда данных немного или процесс управления простой, можно обойтись связкой SRM и 1С (или любой другой учетной системы).

Если данных много и для управления ими задействуется много людей и ролей, то стоит задуматься о выделении процесса управления данными в отдельную систему: PIM или MDM.

В PIM хранится вся информация о продуктах. Если же есть необходимость хранить данные не только о продуктах, но и из других справочников, то это уже MDM-система (Master Data Management). MDM-системы могут хранить в себе абсолютно любые справочники.

Наличие PIM или, в расширенном варианте, MDM-системы — это очень удобно! Вся информация о поставщиках и номенклатуре хранится в одном информационном поле:

(здесь я предлагаю пока что закончить разговор про PIM и MDM-системы, тем более что поставщик не знает об их существовании: он вносит данные в SRM, а куда они потом попадают — в PIM, MDM или прямо на сайт — его уже не заботит).

Вернемся к SRM. Итак, SRM-система связана с мастер-системой. В ней создается единая информационная база данных, которая позволяет избежать несоответствий и конфликтов в информации. Она является своего рода контейнером, который хранит эталонные данные. От этой системы получают информацию все остальные сервисы, которые работают со справочниками или товарами. И при изменении информации о товаре в мастер-системе она обновляется и в других сервисах.

Таким образом, проблема разного формата данных решается с помощью единой информационной системы. Система позволяет поставщикам обмениваться информацией централизованно по заданному формату через портал, используя проверенные шаблоны. Это упрощает процесс обмена данными и уменьшает вероятность ошибок. Также существенно снижает риски при изменениях работы с поставщиком, либо его уходе.

При работе с SRM-системой все контактирующие друг с другом лица ведут всю коммуникацию в локальном портале. Сама технология нацелена на определенные действия и не дает возможности ничему улететь в спам, пропасть бесследно или остаться незамеченным. Каждый коммуникационный этап регламентирован на выполнение необходимой задачи.

Сотрудникам отдела закупок вашей компании больше не нужно разгребать тонны писем и каталогов, так как все это приходит в едином формате в определенное время и определенным лицам для согласования по критически важным пунктам.

Внедрение SRM-системы позволяет значительно упростить и ускорить процессы взаимодействия с поставщиками (а ведь современный бизнес конкурирует не только за покупателей, но и за поставщиков!)

Чем проще вы как канал продаж, тем легче с вами поставщикам, и тем больше и разнообразнее ваш ассортимент.

Отлаженные процессы позволят без потерь увеличивать объемы торговли. Вы сможете без проблем нанимать новых сотрудников и вводить их в должность в разы быстрее.

Наведение порядка в данных позволяет увеличивать количество номенклатуры, а выросший ассортимент в свою очередь позволяет увеличивать оборот и отвоевывать новые рынки.

#SRM #PIM