Удалёнка и карантин: как digital помогает СИБУРу в кризис
В связи с эпидемиологической ситуацией в мире с 10 марта в СИБУРе отменены все деловые поездки заграницу и по России, с 18 марта введён режим удалённой работы для административного персонала. Поддерживать необходимый темп работы и оперативно решать вопросы помогают ИТ- и цифровые инструменты.
С 18 марта службы эксплуатации СИБУР ИТ перевели на режим удалённой работы c сохранением доступа к корпоративным системам более трёх с половиной тысяч сотрудников СИБУРа – 794 сотрудника корпоративного центра в Москве и 2794 сотрудника на предприятиях в регионах. Они получили не просто ноутбук с корпоративной почтой, но полноценный мобильный офис на базе решения S-Terra с доступом в корпоративную сеть и все необходимые для работы системы: SAP, Jira, Confluence, КИС ЕСМ, корпоративный портал и др. Кстати, для тех, кто не смог получить ноутбук в офисе, была организована доставка.
> 3 500
Нагрузка на службы ИТ-поддержки СИБУРа в связи с переходом на удалённый режим работы выросла в несколько раз, во время перевода на новый режим работы сотрудники получали более полутора тысяч обращений в сутки. Для оперативного реагирования на запросы сотрудников с 20 марта в СИБУРе работает круглосуточная горячая линия. Через неё можно получить консультацию по эпидемиологической ситуации и организационным вопросам, а также по вопросам, связанным с ИТ-поддержкой на период режима удалённой работы. За время работы на горячую линию было совершено около одной тысячи звонков.
Для большинства сотрудников так называемых бэк-офисных функций удалённый режим – это новый формат работы. При этом все процессы важно поддерживать на высоком уровне, соблюдать качество и сроки работ, как если бы мы все по-прежнему работали в офисе.
Чтобы обеспечить непрерывность работы в условиях удалённого режима, нужны новые организационные ритуалы и новые технологии.
Удалённый режим работы потребовал перестроить формат взаимодействия, коммуникаций, командных ритуалов.
Для этого команда руководителей на основе лучших практик сформулировала набор рекомендуемых правил, которых придерживаются все сотрудники функции: рабочий день начинается с 15-минутного утреннего онлайн-стендапа в командах со своим линейным руководителем; еженедельно на уровне руководителей проводится 45-минутная планерка для обмена и понимания информацией и понимания приоритетов.
На этих совещаниях обсуждается задачи, закрепленные за каждым сотрудником.
Не реже 1 раза в одну или две недели (зависит от размера команды) проводятся звонки в формате 1:1 у руководителей со своими подчиненными продолжительностью 15-20 минут. Их используем как для обсуждения текущих вопросов, так и для обмена обратной связью, «сверки» настроений и поддержания позитивного настроя при удаленной работе.
Оперативно проводить все эти ритуалы помогают инструменты, которые есть в компании: Skype for business с возможностью аудио- и видеоконтакта, шеринга презентаций, корпоративная Jira – для ведения задач.
Благодаря инструментам, которые помогают нам всегда оставаться онлайн, общаться с коллегами и командами по видео, дистанционно управлять проектами, работа «на удалёнке» мало чем отличается от офисной.
Для работы проектного управления на удалённой работе мало что изменилось. Через мобильный офис и решение S-Terra у сотрудников есть доступ к программам, которые позволяют работать с внутренними ресурсами, как в офисе. Проекты и статусы обновляются в корпоративном Confluence, статусные совещания проводятся посредством видеосвязи – разница с очным форматом незаметна.
Функция логистики в 2019 году активно внедряла ИТ-инструменты, в том числе поэтому переход на удалённую работу не сильно отразился на стабильности операционных процессов. Проведение тендерных процедур через Ti-Contract, заказ и отслеживание автотранспорта через Transporeon, контроль остатков и многооборотной тары с помощью SAP ERP/EWM, подписание договорных документов онлайн и оперативное переключение сотрудников на мобильный офис позволило не уронить эффективность бизнес-процессов компании.
Для клиентов СИБУРа с массовыми переходами на удалённую работу тоже мало что изменилось. Система e-Commerce, где осуществляются заказы, работает из любой точки мира и на любом устройстве с доступом в интернет. Там можно быстро оформить заявку, отследить заказ, оставить обращение по разным категориям вопросов. Менеджеры при этом остаются на связи для решения вопросов по навигации, а в случае технических проблем могут оформить заказ на своей стороне.
Для некоторых наших функций, например, для функции «Эффективность производства» часто критично присутствие на предприятиях. Там, где Skype for business не может решить задачу полного погружения, используют цифровой инструмент «Удалённый эксперт AR».
С помощью AR-очков с камерой на каске сотрудника его коллега может в режиме онлайн видеть оборудование, оценить его работу, дать совет, отправить на AR-очки информацию, например, рабочие схемы. Таким образом, технология обеспечивает эффект полного присутствия на точке для удалённо подключившегося эксперта.
В условиях непростой эпидемиологической обстановки востребованность «Удалённого эксперта AR» на предприятиях значительно возросла, частота его использования увеличилась в 4 раза. На производствах, где проходят остановочные ремонты, иногда требуется внешняя экспертиза, но подрядчики сейчас не могут приехать из-за границы, а даже если приедут – их ждут 2 недели карантина. Такие сроки неприемлемы для производства. В марте на установке дегидрирования пропана инструмент был использован 8 раз для связи со специалистами из Сербии, Италии, Кореи, Бельгии, Франции и других регионах России. Сейчас остановочный ремонт планируется в Томске.
Другие цифровые инструменты также оказались очень полезны именно в период кризиса. Например, с помощью приложения «Мобильные обходы» СИБУР повысил надёжность оборудования, так как дефекты выявляются на ранней стадии, что снижает количество выходов из строя критичного оборудования. Это позволило гораздо реже привлекать внешних подрядчиков к ремонтам. Кстати, сам проект «Мобильные обходы» управляется через инструмент по визуализации данных Tableau – в удалённом режиме возможно отслеживать основные критерии работы проекта.
Вовсе исключить регулярные обходы, которые совершает персонал предприятий, помогает интернет вещей, проекты которого также запущены на предприятиях СИБУРа в Тобольске, Воронеже и Томске. Беспроводные IIoT-датчики могут регулярно сообщать о температуре или уровне вибрации оборудования, что исключает необходимость присутствия человека на установке.