ROBIN в СПБ: как программные роботы помогают в районных администрациях Санкт-Петербурга
Автоматизировать сразу все рутинные процессы в госорганизациях крупного города невозможно, но стремиться к этому стоит. Команда Санкт-Петербургского информационно-аналитического центра (СПб ИАЦ) уже несколько лет помогает в этом властям Санкт-Петербурга. Рассказываем, какие задачи сейчас решают цифровые помощники, разработанные на платформе ROBIN, в администрациях Василеостровского, Центрального, Кронштадтского и Адмиралтейского районов.
ROBIN — платформа для интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов с использованием настраиваемых программных роботов (RPA), ИИ и OCR. По оценке CNews, лидер среди RPA-платформ 2024.
Василеостровский район
Проверка справок о доходах госслужащих
Администрация Василеостровского района внедрила программного робота, который автоматизирует проверку справок о доходах государственных служащих. Цифровой помощник принимает на вход файлы из «Справки БК» и автоматически сверяет содержащиеся в них сведения о доходах, расходах и обязательствах имущественного характера.
«Справка БК» — специальный ежегодный отчет для госслужащих. В нем необходимо декларировать имущество в собственности или пользовании (квартира, дом, дача, автомобиль и прицеп к нему, лодка и т.д.) и полученный доход за прошлый год (зарплата, доход от вкладов и ценных бумаг, пособия и т.д.). Аналогичные сведения указываются о супругах и несовершеннолетних детях. Отчет заполняется в специальном ПО, размещенном на сайте «Госслужба» и сайте Президента.
Основная функциональность робота — выявление возможных несоответствий или ошибок в данных, что позволяет повысить точность и качество проверки.
Затем, по результатам сверки робот формирует подробный отчет. Автоматизация этого процесса помогает в соблюдении антикоррупционных стандартов в работе госслужащих.
Раньше подобная проверка и создание отчета занимали у сотрудника в среднем 30–40 минут на один отчет, что создавало значительную нагрузку на сотрудников и увеличивало риск человеческой ошибки. Теперь робот выполняет всю эту работу не более чем за 5 минут, значительно экономя время и ресурсы специалистов для выполнения других задач.
После успешного применения робота в Василеостровском районе власти планируют масштабировать это решение на госслужащих всего города. Это позволит обеспечить системный контроль, сократить время обработки данных и повысить качество управления в государственных органах.
Центральный район
Создание отчетов
В администрации этого района задействовано сразу несколько программных роботов. Они обрабатывают ежеквартальные и ежегодные данные по лимитам потребления воды и топливно-энергетических ресурсов. Цифровые помощники выполняют целый комплекс задач: проверяют корректность и полноту данных, автоматически переносят информацию из одних документов в другие, а также формируют готовые отчеты для последующего использования.
За счет автоматизации удалось значительно сократить как время подготовки сведений — с 20 до 7 дней, так и общие трудозатраты специалистов на формирование отчетов — с 20 до 14 дней. Кроме того, уменьшилось количество операций, выполняемых на разных этапах подготовки документов, что снизило вероятность ошибок.
Общее время полного цикла подготовки отчетов сократилось почти вдвое — с 73 до 37 дней. Это позволяет администрации оперативнее получать актуальные данные по ключевым ресурсам, что способствует более эффективному управлению и планированию их расходования.
Кронштадтский район
Учет социальных услуг в «Комплексном центре социального обслуживания населения»
Этот программный робот обрабатывает информацию о предоставляемых на дому социальных услугах центра и их получателях. Его основная задача — переносить актуальные и корректные данные в информационную систему «Электронный социальный регистр населения Санкт-Петербурга». Данные обновляются своевременно, а вероятность ошибок, возникающих при ручном вводе, нивелирована.
До внедрения робота сотрудники центра тратили значительное количество времени на рутинную обработку и перенос информации — около 200 часов ежемесячно. Благодаря автоматизации этот показатель сокращен до 20 часов, что значительно разгрузило специалистов и позволило им сосредоточиться на более важных задачах. В результате повысилась общая эффективность работы отделения социального обслуживания на дому.
Адмиралтейский район
Мониторинг ключевых показателей результативности (КПР) администрации
Благодаря программным роботам ROBIN в администрации Адмиралтейского района упорядочена в каталоги вся необходимая информация для исполнителей — это списки КПР и ответственных, методика расчета и результаты за предыдущие периоды. Вместо традиционных бумажных запросов используется ввод данных через электронные онлайн-формы, что ускоряет сбор и обработку информации.
Система также автоматизирует подсчет квартальных показателей, что значительно повышает скорость и точность обработки данных. Благодаря этому время предоставления информации о значениях КПР сократилось в 7 раз — с 336 до 48 часов. Отчетность и последующее принятие управленческих решений существенно ускорены.
Кроме того, робот исключает ошибки, которые могут возникать из-за человеческого фактора при своде и проверке данных, что повышает качество и надежность предоставляемой информации.