Цифровая уборка

Память на наших смартфонах и компьютерах почти не имеет границ, поэтому часто устройства превращаются в свалку цифровых архивов: устаревшие файлы, неиспользуемые приложения, поток уведомлений, серии фотографий, половина из которых — брак. Наши устройства справляются с этим объёмом информации, но нам посреди этой свалки крайне сложно сохранять концентрацию, находить нужное и оставаться продуктивными.

Победить этот хаос можно только одним способом: разобрать завалы, удалить лишнее, упорядочить оставшееся и ввести режим строгой цифровой гигиены на будущее. В этой статье мы поговорим о том, как это сделать.

Сначала нужно определить фронт работ: где именно скапливается больше всего ненужных цифровых данных. Обычно это наши устройства (смартфон, компьютер, планшет или ноутбук) и приложения. Пока есть запал, начните с тех, что используете чаще всего: первые заметные результаты добавят мотивации двигаться дальше.

В электронном ящике (особенно если он существует давно) часто перемешиваются важные письма и информационный мусор. В итоге важные сообщения остаются незамеченными и без ответа. Как навести порядок:

Откройте рекламное письмо и нажмите кнопку «Отписаться от рассылки», попутно соглашайтесь на предложение почтового ящика сразу удалить старые письма от этого отправителя. Повторите то же с другими рассылками, которые вы больше не читаете.

В Gmail есть функция умной сортировки, которая автоматически складывает рекламные письма в отдельную вкладку — их можно удалить одним нажатием.

В Яндекс.Почте можно воспользоваться инструментом «Управление рассылками»: он показывает все адреса, с которых приходят письма. Просто отметьте ненужные галочками и нажмите «Отключить рассылку».

Если ваш почтовый сервис не предлагает такой автоматической функции, то можно сделать это вручную: сначала внутри письма отпишитесь от рекламной рассылки, а потом скопируйте адрес отправителя, через поиск найдите все письма с этого адреса, выделите все цепочки и сразу удалите все сообщения этого отправителя.

Когда все рекламные письма будут удалены, вы обнаружите непрочитанные письма от важных адресатов. Пришло время с ними разобраться.

Если в письме нужная информация, которая может пригодиться в будущем, скопируйте её и сохраните в том месте, где у вас лежит полезная информация — ее там будет проще найти в будущем.

Если непрочитанное требует от вас какого-то действия, то сделайте его, наконец. Может быть, нужно просто написать «Извини, я не смогу помочь». А может быть, просьба уже не актуальна, и вы можете просто пометить письмо прочитанным.

Если в письме задача, которую вы планировали сделать «когда-нибудь потом», то сделайте её прямо сейчас или внесите в список дел, но не оставляйте висеть в почте.

Чтобы в будущем новые письма не создавали в почте хаос, настройте папки, фильтрацию и сортировку. Можно настроить сортировку писем по папкам в зависимости от адресата. Можно задать правила: например, если письмо содержит какое-то словосочетание в теме, то сразу помечать его прочитанным (полезно для писем с уведомлениями от маркетплейсов).

В будущем каждое новое письмо рассматривайте как способ усовершенствовать порядок в почте: если приходит новая ненужная рассылка, сразу отписывайтесь от неё. Если приходит важное письмо, то сразу подумайте, какой фильтр или сортировку нужно настроить, чтобы подобные письма в будущем автоматически оказывались в нужном месте.

Мессенджеры сегодня требуют много внимания и часто предполагают более быструю реакцию на сообщения, чем электронная почта. Из-за этого они не только становятся свалкой информации, но и источником стресса. Наводим в них порядок.

Если в мессенджере вы подписывались на тематические каналы, то пришло время провести их ревизию и отписаться от лишнего. К лишнему смело можно отнести:

Если есть группы, в которые вы не заходите, а лишь наблюдаете за счётчиком непрочитанных сообщений, то можно смело покидать эти группы или, по крайней мере, добавить их в архив, чтобы не мозолили глаза.

Telegram и VK позволяют рассортировать чаты по категориям. Некоторые пользователи делят их по темам (например, отдельно работа, хобби, учёба, семья). Но в этом случае каналы и чаты придётся добавлять вручную.

Другой вариант — разделить чаты по типам. Например, в одну папку будут попадать только личные диалоги, в другую — только групповые беседы, третья папка объединит каналы, а четвёртая будет показывать только те чаты, где есть новые сообщения. При таких настройках сортировка происходит автоматически, и вы легко сможете находить нужные чаты в соответствующих папках. Кроме того, самые важные чаты можно закреплять внутри папок на самом верху, чтобы всегда иметь к ним быстрый доступ.

Чтобы мессенджеры не тревожили, полезно настроить уведомления и разрешения:

В соцсетях мы можем столкнуться, как минимум, с двумя проблемами: избыточное потребление контента и раскрытие лишней информации о себе.

Решить их можно с помощью ревизии:

Вот что стоит проверить и при необходимости обновить:

Блогеры, чей контент перестал радовать; старые знакомые, которых вы уже не помните; группы, которые больше не актуальны — от этого всего можно отписаться. А если не хочется отписываться, то можно либо скрыть в ленте, либо попросить соцсеть показывать такой контент реже.

Соцсети стараются максимально удерживать наше внимание, поэтому, кроме контента, на который мы подписывались, они показывают «рекомендованное» — то, что, по мнению алгоритмов, может нас заинтересовать. Это приводит к избыточному потреблению: зашёл в соцсеть на 10 минут, вышел через 2 часа. Чтобы видеть в ленте только то, на что вы подписались, необходимо зайти в настройки, а там выбрать хронологический порядок отображения постов и отключить демонстрацию рекомендованного контента.

В погоне за нашим вниманием соцсети присылают пуши: «Вам поставили лайк», «Ваш друг впервые за долгое время сделал публикацию». Такие уведомления заставляют нас возвращаться в соцсети, даже если мы не планировали. Чтобы меньше отвлекаться, отключите большую часть уведомлений и оставьте только те, что действительно важны (например, о входящих личных сообщениях).

Ваш телефон может хранить тысячи снимков. И пока не закончится память на телефоне, это может даже не беспокоить. Но в то же время если в фотогалерее десятки повторяющихся фотографий, ненужные скриншоты, открытки из мессенджеров и откровенный брак, то вряд ли захочется рыться в этой свалке, чтобы пересмотреть какие-то ценные кадры.

Можно это сделать вручную, просматривая каждую фотографию и видео или используя специальные программы (например, Slidebox, Cleanup, Flic, Photo Cleaner, Remo, Gemini Photos — большая часть из них имеет бесплатную базовую версию и платную premium версию).

Лайфхак: посмотрите, в какие категории ваш смартфон уже сгруппировал файлы, и чистите именно по категориям — так будет проще принимать решения. Например, если телефон группирует скриншоты в отдельную папку, то очень удобно сразу просмотреть все снимки экрана. Если есть отдельная папка загрузок из мессенджера — её тоже очень легко чистить, просматривая целиком, а не вперемешку с другими снимками (кстати, если ваш телефон всё ещё автоматически скачивает файлы из мессенджеров в фотоплёнку, отключите в настройках автосохранение). Некоторые телефоны ещё отдельно собирают категорию «дубли», что тоже упрощает чистку.

Оставшиеся ценные снимки сохраняем в облаке, на съёмном диске или на другом устройстве, чтобы не потерять их в случае пропажи телефона.

Компьютер или ноутбук довольно быстро превращается в свалку файлов, если изначально не продумана система хранения.

Чем меньше файлов на рабочем столе, тем легче сконцентрироваться и не отвлекаться каждый раз, когда включаете компьютер. Ненужное сразу перемещайте в корзину. Нужное — в ту папку, где этот файл логично будет лежать и ждать вашего возвращения. Если из файла нужна только какая-то информация, скопируйте её туда, где потом удобно будет забрать, а сам файл удалите. Если файл требует какого-то вашего действия, то сделайте его (вдруг там дело на пару минут) или занесите в свой список задач. А сам файл с рабочего стола уберите.

Создайте папки по сферам вашей жизни. Например: Работа, Проекты, Учёба, Хобби, Семья, Развлечения. Пусть корневых папок будет не слишком много (от 3 до 7 — идеально). Все файлы и папки, которые уже есть на компьютере, распределите между этими корневыми папками.

Заходите в каждую отдельную папку и придумывайте следующий уровень разделения в зависимости от того, как вы будете файлы использовать. Например, папку «Проекты» можно разделить на подпапки с названиями отдельных проектов; папку «Развлечения» можно разделить по типам файлов – Книги, Музыка, Видео, Игры; папку «Учёба» можно разделить по годам обучения: 1 курс, 2 курс, 3 курс. Раскидывайте все файлы внутри папок по этим подпапкам. Несмотря на то, что внутри папок всё ещё может быть хаос, они уже задают структуру, в которой гораздо легче ориентироваться.

Заходите в каждую подпапку. Если файлов в подпапке много, то группируйте их по ещё более мелким подпапкам. Например, папку с конкретным проектом можно разделить на подпапки: «ТЗ и бриф», «Юридические документы», «Материалы», «Отчётность». Если вы нашли удачную структуру, то можете использовать её внутри каждой папки подобного типа.

Все ненужные и неактуальные файлы можно сразу удалять в процессе группировки.

Вы можете придумать свою систему наименования файлов. Например, в название можно включить: дату (начиная с года), жанр документа (договор, ТЗ, статья), ключевые слова (имя контрагента, название проекта, тему или что-то другое), статус документа (final, утверждено, черновик и т.д.): например, «2025.04.12_Договор_Лютик_final.doc». Если найти удобный способ называния, то можно использовать его во всех файлах.

Скорее всего, у вас есть несколько мест, куда вы складываете важную информацию или напоминания себе на будущее. Полезно и там провести ревизию.

Если напоминания себе вы пишете в заметках, полезно проверить их: актуальное — выполнить, неактуальное — удалить.

Загляните в списки, которые вы когда-то себе составляли. Во-первых, сможете убедиться, что ничего не забыли; во-вторых, получите удовольствие от вычёркивания выполненного; в-третьих, актуализируете ближайшие задачи и желания.

Если вы сохраняете материалы, которые планируете изучить в будущем, то проверьте, все ли материалы актуальны. Возможно, пока они ждали вашего внимания, они потеряли свою ценность для вас, и их уже можно удалить.

Если у вас есть свои цифровые кладовки, в которых лежат ценные архивы вперемешку с информационным мусором, то вы уже знаете, что делать.

После того, как уборка проведена, самое главное — сохранять порядок как можно дольше. Для этого введите свои собственные правила, например:

Если вы дочитали текст до конца, то я предлагаю вам прямо сейчас потратить несколько минут на то, чтобы сразу что-то удалить (я бы начала с ненужных приложений на телефоне — жаль, у меня уже нет лишних). Увидеть, как из хаоса появляется порядок, — бесценно.

А еще больше принципов цифровой гигиены, которые помогают не возвращаться к хаосу — в Telegram-канале «Цифровой этикет».