Учет автотранспорта для управляющей компании

Иногда даже самые современные решения оказываются бесполезными, если упускается одна важная деталь. В бизнес-центре с платным въездом управляющая компания столкнулась именно с такой ситуацией. Стоимость парковки зависит от времени пребывания и типа транспортного средства. 21 век и управляющая компания решила внедрить систему, которая должна была автоматически считывать номера автомобилей и формировать отчеты о посещениях.

Однако именно тут и возникло тонкое место — считывание номеров. Для корректной работы системе требовались практически идеальные условия: отличное освещение, идеально чистые номера и прочие нюансы. Даже в таких условиях отчеты получались несовершенными, их приходилось выгружать в Excel, вручную дорабатывать и затем переносить в 1С для выставления счетов арендаторам. Попытки доработать систему натолкнулись на высокую стоимость и дополнительные сложности.

Попытка внедрения автоматической системы учета въезда транспорта не увенчалась успехом. Управляющей компании пришлось вернуться к ручному учету, который оказался не только трудоемким, но и не самым удобным. Процесс выглядел следующим образом:

Сотрудник охраны записывал в журнал номер автомобиля, время въезда и выезда, арендатора к которому приезжал посетитель.
В конце месяца журнал передавался в управляющую компанию для переноса данных в Excel.
Данные в Excel обрабатывались (расчет стоимости за парковку).
Перенос данных из Excel в 1С.

Такой подход требовал больших временных затрат, повышал риск ошибок и усложнял контроль текущей ситуации с автотранспортом на территории БЦ. Чтобы упростить этот процесс, было предложено использовать Telegram-бота. Новое решение позволило автоматизировать основные этапы учета транспорта:

Регистрация автомобиля при въезде на территорию БЦ. Сотрудник охраны фиксирует данные в боте через WebApp, что быстрее и удобнее, чем запись вручную.
Отметка о выезде. Точно так же через бота фиксируется выезд автомобиля.
Просмотр текущей ситуации. Бот предоставляет актуальный список автомобилей, находящихся на территории БЦ.

Все данные, зафиксированные в боте, автоматически загружаются в 1С, исключая необходимость ручного переноса информации и снижая вероятность ошибок. Такое решение заметно упростило работу сотрудников и сделало процесс учета прозрачным и оперативным. Для внесения данных при въезде автомобиля используется WebApp, который значительно упрощает процесс по сравнению со стандартным диалоговым режимом бота, делая его быстрее и удобнее.

Для регистрации выезда с территории БЦ сотруднику охраны достаточно ввести только цифры номера автомобиля. На скриншоте ниже показан этот сценарий, а так же вывод списка автомобилей, которые в данный момент находятся на территории БЦ.

В боте также реализованы дополнительные функции, такие как отметка о парковке более суток и возможность зафиксировать разрешение арендатора на выезд автомобиля. Таким образом, разработанный Telegram-бот эффективно решил задачу учета автотранспорта без необходимости капитальных вложений в дорогостоящее оборудование и специализированное программное обеспечение. Работа над ботом продолжается, и в него постепенно внедряются новые требования заказчика для еще большего соответствия их потребностям.