Как выставить счет самозанятому: полное руководство для юридических лиц и самозанятых в 2025 году

Выставление счета самозанятому — процедура, которая ставит в тупик и бухгалтеров крупных компаний, и новоиспечённых плательщиков НПД, только разобравшихся с приложением «Мой налог». Парадокс в том, что законодательство вообще не обязывает самозанятых формировать счета на оплату — единственный обязательный документ это чек после получения денег. Но реальность бизнес-процессов диктует другие правила: бухгалтерия юридических лиц физически не может провести платёж без счёта, банки требуют основание для перевода, а сами самозанятые нуждаются в структурированном документообороте для контроля доходов.

Проблема усугубляется отсутствием единой утверждённой формы счёта для самозанятых и путаницей в терминологии. Многие ошибочно считают, что счёт на оплату и чек — взаимозаменяемые документы, хотя у них принципиально разные функции и моменты формирования. Юристы компаний требуют одни реквизиты, бухгалтеры — другие, а самозанятые мечутся между приложением «Мой налог», бумажными бланками и Excel-шаблонами из интернета. В этом материале разбираем все способы правильно выставить счёт самозанятому от организации, даём пошаговые инструкции для каждого метода и объясняем юридические тонкости сотрудничества с плательщиками НПД.

Федеральный закон от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима» не содержит ни слова об обязанности самозанятых формировать счета на оплату. Единственный документ, который плательщик НПД обязан передать клиенту согласно части 1 статьи 14 этого закона — чек из приложения «Мой налог» после фактического получения оплаты. Этот чек одновременно служит подтверждением сделки для заказчика, основанием для налогообложения для самозанятого и фискальным документом для ФНС. Казалось бы, зачем тогда вообще нужен счёт, если законом он не предусмотрен?

Реальность делового оборота устроена иначе. Для юридического лица счёт на оплату — критически важный первичный документ, обосновывающий расходование средств с расчётного счёта перед налоговой и внутренним финансовым контролем. Бухгалтерия компании не может провести платёж по устной договорённости или переписке в мессенджере — нужен формализованный документ с реквизитами получателя, описанием услуги и суммой. Банки при проверке операций также запрашивают основание перевода, и счёт идеально закрывает эту потребность. Поэтому на практике 99% юридических лиц при работе с самозанятыми требуют предварительного выставления счёта, несмотря на отсутствие законодательной обязанности.

Для самого самозанятого счёт тоже несёт практическую пользу, хотя формально не является обязательным. Он помогает структурировать документооборот с несколькими заказчиками, контролировать дебиторскую задолженность и планировать налоговую нагрузку — видя выставленные счета, легко спрогнозировать доход и размер НПД к уплате. Счёт фиксирует договорённости по стоимости услуг до момента оплаты, что защищает от споров при изменении цен или недопониманий по объёму работ. Наконец, наличие профессионально оформленных счетов повышает статус самозанятого в глазах крупных клиентов, демонстрируя серьёзный подход к бизнесу.

Критически важно понимать фундаментальную разницу между счётом на оплату и чеком — эти документы часто путают даже опытные самозанятые, что приводит к штрафам и конфликтам с заказчиками. Счёт на оплату выставляется до получения денег и служит основанием для перечисления средств — это коммерческое предложение с реквизитами, по которым клиент должен совершить платёж. Он не является фискальным документом и не учитывается налоговой при расчёте НПД. Чек из приложения «Мой налог» формируется строго после фактического поступления оплаты на счёт или в руки самозанятому и подтверждает получение дохода — именно на основании чека рассчитывается налог.

Временная последовательность критична: сначала самозанятый выставляет счёт с указанием суммы и реквизитов, затем клиент переводит деньги по этим реквизитам, и только после зачисления средств самозанятый обязан в течение девяти дней создать чек в «Моём налоге» и передать его заказчику. Попытка поменять местами эти этапы — например, выдать чек до получения денег — создаёт проблемы: налоговая зафиксирует доход, который фактически ещё не поступил, а при отмене сделки придётся аннулировать чек и разбираться с перерасчётом НПД. За несвоевременное формирование чека предусмотрен штраф 20% от суммы сделки при первом нарушении и 100% при повторном.

Юридическое значение документов тоже различается. Для самозанятого чек — это обязательство перед государством, подтверждающее получение дохода и уплату налога с него. Для заказчика чек служит документом, обосновывающим расходы при расчёте налогооблагаемой базы — компании на УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН включают оплату самозанятому в состав затрат, уменьшающих налог. Счёт же не имеет строгой юридической силы и служит скорее для внутреннего учёта компании и обоснования платёжных поручений перед банком. Поэтому недопустимо заменять чек счётом при закрытии сделки — оба документа выполняют свои функции на разных этапах.

Самый простой и быстрый способ сформировать счёт на оплату — использовать встроенный инструмент в приложении «Мой налог», разработанном ФНС специально для плательщиков НПД. Процесс занимает буквально две-три минуты даже у новичков и автоматически подставляет все обязательные реквизиты, исключая ошибки при ручном заполнении. Первый шаг — откройте приложение и авторизуйтесь через учётные данные, затем на главном экране найдите кнопку «Новая продажа» в нижней части интерфейса. Не путайте эту опцию с формированием чека — система предложит выбор между чеком и счётом на следующем этапе.

После нажатия «Новая продажа» откроется форма заполнения, где нужно указать наименование товара или услуги максимально конкретно — избегайте размытых формулировок типа «консультация» или «работы», лучше напишите «разработка логотипа для сайта компании» или «копирайтинг текстов для интернет-магазина за октябрь 2025». Конкретика критична, потому что бухгалтерия заказчика будет отражать эту формулировку в расходах, а налоговая при проверке смотрит на соответствие описания услуги реальной деятельности самозанятого. В поле «Стоимость» укажите точную сумму к оплате — приложение автоматически проставит текущую дату, но её можно изменить вручную, если счёт выставляется задним числом по договорённости с клиентом.

Следующий критичный момент — выбор типа покупателя. Если работаете с юридическим лицом или ИП, обязательно нажмите «Юридическому лицу или ИП» и заполните ИНН компании — приложение автоматически подтянет полное название организации из базы ЕГРЮЛ. Эта информация принципиально важна для бухгалтерии заказчика, без неё платёж могут не провести. Если клиент — обычное физлицо, можно оставить поле пустым или указать ФИО для собственного учёта. После проверки всех данных нажмите «Выдать счёт» — система сформирует документ в формате PDF, который можно скачать на устройство или сразу отправить заказчику через мессенджер, почту или облачное хранилище.

Альтернативный способ выставить счёт самозанятому — веб-версия личного кабинета налогоплательщика НПД на официальном сайте ФНС, что удобнее при работе за компьютером с большим экраном. Процесс практически идентичен мобильному приложению, но интерфейс адаптирован для десктопного использования. Зайдите на сайт nalog.ru в раздел для самозанятых и авторизуйтесь через учётную запись Госуслуг, ИНН с паролем или по номеру телефона — все способы входа равнозначны и ведут в один личный кабинет с синхронизацией данных с мобильным приложением.

После входа в правом верхнем углу найдите раздел «Настройки», где расположена вкладка «Счёт» — это менее очевидное расположение по сравнению с приложением, поэтому новички часто ищут эту функцию в других разделах. Нажмите «Создать счёт» и заполните аналогичную форму: наименование услуги или товара, стоимость, данные покупателя с обязательным ИНН для юрлиц. Веб-версия имеет одно преимущество — удобнее работать с множественными позициями в одном счёте, добавляя несколько услуг через кнопку «Добавить строку». Это актуально, когда выставляете итоговый счёт за месяц работы с детализацией по разным задачам.

После формирования счёт автоматически сохраняется в разделе «Счета» личного кабинета, откуда его можно скачать повторно в любой момент или аннулировать при необходимости. Аннулирование счёта не влечёт никаких последствий для самозанятого, в отличие от аннулирования чека — это просто удаление коммерческого документа из системы. Веб-версия также позволяет настроить автоматическое заполнение платёжных реквизитов в разделе «Платежи», где нужно один раз указать номер расчётного счёта, БИК банка и корреспондентский счёт — эти данные будут автоматически подставляться во все последующие счета.

Несмотря на цифровизацию и удобство приложения «Мой налог», сохраняется небольшой процент случаев, когда самозанятому приходится формировать счёт вручную на бумажном бланке или в текстовом редакторе. Такая необходимость возникает при работе с консервативными госучреждениями, требующими оригиналы документов на фирменных бланках, или в регионах с нестабильным интернетом, где доступ к приложению затруднён. Главное преимущество ручного способа — полная свобода в оформлении и возможность адаптировать форму под требования конкретного заказчика, который может предоставить собственный шаблон с дополнительными полями.

Поскольку унифицированная форма счёта для самозанятых законодательно не установлена, можно использовать произвольный бланк с обязательными реквизитами. В шапке документа укажите: «Счёт на оплату №___ от ___» с порядковым номером и датой составления — нумерацию рекомендуется вести сквозную с начала года для удобства учёта. Ниже разместите данные исполнителя: полные ФИО самозанятого, ИНН, контактный телефон и адрес регистрации. Обязательно добавьте пометку «Плательщик НПД» или «Применяется специальный налоговый режим — Налог на профессиональный доход», чтобы бухгалтерия заказчика сразу понимала особенности документооборота.

В табличной части счёта создайте столбцы: наименование товара/услуги, единица измерения (штуки, часы, проект), количество, цена за единицу и общая стоимость. Для услуг чаще всего единицей измерения указывают «услуга» с количеством «1» и общей стоимостью проекта. Ниже таблицы продублируйте итоговую сумму прописью — это стандартное требование бухгалтерского учёта для исключения споров. Обязательно укажите банковские реквизиты: название банка, БИК, корреспондентский счёт банка и номер личного счёта самозанятого, на который должны прийти деньги. В примечании можно добавить срок оплаты счёта, после которого он считается недействительным.

При работе с организациями и ИП критически важно включить в счёт все реквизиты, без которых бухгалтерия откажется проводить платёж или банк заблокирует транзакцию как подозрительную. Первый блок — данные самозанятого исполнителя: полные фамилия, имя и отчество без сокращений точно как в паспорте, десятизначный ИНН физического лица, контактный телефон в федеральном формате и адрес регистрации по прописке. Некоторые компании дополнительно требуют указать паспортные данные — серию, номер и кем выдан документ — хотя это не обязательное требование для счёта, лучше уточнить у конкретного заказчика их внутренний регламент.

Второй критичный блок — данные покупателя, которые нужно заполнять максимально точно, запросив официальную карточку предприятия. Укажите полное юридическое наименование организации точно как в ЕГРЮЛ, включая организационно-правовую форму — «Общество с ограниченной ответственностью», а не просто «ООО» или бытовое название компании. Обязателен ИНН покупателя из десяти цифр для организаций или двенадцати для ИП — ошибка даже в одной цифре сделает счёт недействительным. Желательно также указать КПП организации при его наличии и юридический адрес — эти данные помогают бухгалтерии однозначно идентифицировать контрагента в учётной системе.

Третий обязательный элемент — банковские реквизиты получателя средств для безналичного перевода. Укажите полное название банка, в котором открыт ваш счёт, девятизначный БИК банка и двадцатизначный корреспондентский счёт — эти данные банк предоставляет в справке о реквизитах через мобильное приложение или отделение. Главное — номер личного лицевого счёта самозанятого из двадцати цифр, на который должны поступить деньги — это обычный счёт физлица, привязанный к дебетовой карте, специальный расчётный счёт самозанятому не требуется. Проверьте номер счёта трижды перед отправкой — ошибка приведёт к зависанию платежа и длительному возврату средств через банк.

При работе с обычными физлицами, не являющимися предпринимателями, требования к счёту существенно упрощаются, а в большинстве случаев счёт вообще не нужен. Физическое лицо может просто перевести деньги самозанятому по номеру телефона через СБП, на карту или электронный кошелёк — после получения средств самозанятый формирует чек в «Моём налоге» и отправляет его клиенту для подтверждения оплаты. Это самый быстрый и удобный сценарий для разовых услуг небольшой стоимости — парикмахерская стрижка, мелкий ремонт, репетиторство, консультация.

Счёт физлицу может понадобиться в нескольких специфических ситуациях. Первая — клиент хочет оплатить через банковское отделение или терминал по полным реквизитам, что актуально для пожилых людей, не пользующихся мобильными приложениями. Вторая — крупная сумма сделки, когда клиент опасается мошенничества и требует официальный документ с реквизитами перед переводом. Третья — необходимость подтверждения расходов для налоговой вычета, например, при оплате обучения или медицинских услуг. В таких случаях счёт для физлица оформляется упрощённо: достаточно указать ФИО самозанятого, ИНН, описание услуги, сумму и банковские реквизиты — поле «Покупатель» можно оставить пустым или вписать ФИО клиента без ИНН.

При формировании счёта физлицу через «Мой налог» процесс идентичен счёту для юрлица, только не заполняйте поле с ИНН покупателя — приложение автоматически сформирует упрощённую версию документа. Важный нюанс: даже если физлицо оплатило по счёту, самозанятый обязан выдать ему чек после зачисления денег — счёт не освобождает от этой обязанности и не заменяет фискальный документ. Срок формирования чека при безналичном расчёте — до девятого числа следующего месяца, но лучше делать это сразу после получения платежа, чтобы не забыть и не получить штраф.

Самая распространённая ошибка — опечатки в ИНН заказчика, которые делают счёт непригодным для использования бухгалтерией. Даже перепутанная одна цифра в десятизначном ИНН организации приводит к тому, что банк откажет в проведении платежа или бухгалтерская программа не сможет загрузить документ. Обязательно запрашивайте официальную карточку контрагента у заказчика и сверяйте ИНН посимвольно, а не копируйте вручную — лучше использовать функцию копирования из электронного документа. В приложении «Мой налог» можно вбить ИНН, и система автоматически подтянет название компании из ЕГРЮЛ — если название не появилось, значит ошибка в цифрах.

Вторая критическая ошибка — несовпадение данных в счёте и последующем чеке по сумме или описанию услуги. Бухгалтерия сверяет эти документы при закрытии сделки, и расхождения вызывают вопросы: если в счёте указана «разработка сайта», а в чеке появился «дизайн интерфейса» на другую сумму, это выглядит как две разные услуги. Причина расхождений обычно в том, что после выставления счёта стороны договорились изменить объём работ или стоимость, но самозанятый забыл аннулировать старый счёт и выставить новый. Правило простое: любые изменения условий после выставления счёта требуют его аннулирования и формирования нового документа с актуальными данными.

Третья ошибка — неправильное указание собственного статуса в счёте, особенно у людей, одновременно работающих как самозанятые и имеющих ИП. Если человек оказал услугу именно как плательщик НПД, а не как предприниматель, в счёте должно быть указано «физическое лицо» с пометкой о применении НПД, а не реквизиты ИП. Смешивание статусов создаёт путаницу для заказчика и может привести к неправильному налоговому учёту расходов с его стороны. При работе через «Мой налог» эта проблема исключена, потому что приложение автоматически формирует документы от физлица — плательщика НПД, но при ручном оформлении на бумаге нужно быть внимательным.

После отправки счёта заказчику начинается период ожидания оплаты, длительность которого зависит от условий договорённости — обычно от одного до пяти рабочих дней для стандартных услуг. В этот период самозанятому нужно отслеживать поступление денег на указанный в счёте банковский счёт через мобильное приложение банка или уведомления на телефон. Не стоит приступать к выполнению работы до получения предоплаты, если это было оговорено условиями — счёт не является гарантией оплаты и юридически не обязывает клиента перевести деньги, в отличие от подписанного договора с условием предоплаты.

Как только платёж поступил на счёт, у самозанятого возникает обязанность в течение девяти календарных дней сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику. Для этого откройте раздел «Счета», найдите оплаченный документ, нажмите на три точки рядом с ним и выберите «Создать чек» — система автоматически подставит данные из счёта и сформирует фискальный документ. Чек можно отправить клиенту в формате PDF по электронной почте, ссылкой через мессенджер или QR-кодом для сканирования — выбор способа зависит от предпочтений заказчика. Некоторые организации требуют бумажный чек с печатью — его можно распечатать из приложения и заверить личной печатью самозанятого при её наличии.

Если после выставления счёта условия сделки изменились — клиент попросил добавить услуги, уменьшить объём работ или изменил ИНН компании из-за реорганизации — старый счёт необходимо аннулировать и выставить новый с актуальными данными. Аннулирование в «Моём налоге» делается через раздел «Счета», выбор нужного документа и кнопку «Аннулировать» — это действие не влечёт последствий и не отражается в налоговом учёте. После аннулирования формируйте новый счёт с правильными реквизитами и отправляйте заказчику с пояснением, что предыдущий документ недействителен. Храните копии всех выставленных счетов и чеков минимум три года — это стандартный срок, в течение которого налоговая может запросить подтверждающие документы при проверке.

Нужно ли самозанятому открывать расчётный счёт для получения оплаты?

Нет, самозанятому не требуется открывать специальный расчётный счёт — можно принимать деньги на обычный лицевой счёт физического лица, привязанный к дебетовой карте. Расчётные счета открывают только юридические лица и ИП для коммерческой деятельности, а самозанятый имеет статус физлица и работает со своим личным банковским счётом. Достаточно указать в счёте реквизиты обычной карты: номер счёта из двадцати цифр, БИК банка и корреспондентский счёт — эти данные можно получить в мобильном приложении банка в разделе «Реквизиты карты». Единственное ограничение — нельзя использовать кредитные карты для получения оплаты от заказчиков, только дебетовые счета.

Можно ли указывать в счёте НДС, если я самозанятый?

Нет, самозанятые не являются плательщиками НДС согласно статье 2 закона № 422-ФЗ, поэтому не имеют права выделять этот налог в счетах и чеках. Если укажете в счёте строку «в том числе НДС 20%», это будет грубой ошибкой и может привести к претензиям со стороны налоговой инспекции и заказчика. Правильная формулировка для счёта самозанятого: «Без НДС» или «НДС не облагается» в примечании к итоговой сумме. Многие компании специально работают с самозанятыми, чтобы не платить входящий НДС и снизить расходы — это легальная оптимизация, но требует корректного оформления документов без упоминания налога на добавленную стоимость. Приложение «Мой налог» автоматически не включает НДС в формируемые документы.

Что делать, если клиент оплатил счёт частично или перевёл меньше?

Если заказчик перевёл сумму меньше указанной в счёте, нужно сформировать чек точно на ту сумму, которая фактически поступила на счёт самозанятого, а не на изначальную в документе. Приложение «Мой налог» при создании чека из оплаченного счёта позволяет изменить сумму вручную перед формированием фискального документа — просто укажите фактически полученную сумму. После этого свяжитесь с заказчиком для выяснения причины недоплаты: возможно, банк удержал комиссию за перевод, или бухгалтерия ошибочно провела частичную оплату. Если клиент доплатит оставшуюся часть позже, нужно будет сформировать второй чек на дополнительное поступление либо аннулировать первый чек и создать один на полную сумму после окончательного расчёта.