Как автоматизировать работу интернет-магазина и сократить до 80% расходов на рутинные работы

Интернет-магазины - удобный и популярный метод продажи товаров и услуг. Если интернет-магазин небольшой, не составит труда вручную обработать десяток заказов в день. Но что делать, если количество отправок перевалит за несколько сотен каждый день? С одной стороны – это прекрасно, бизнес растет. С другой - такой объем ручной работы занимает большую часть рабочего времени, замедляя развитие, и приводит к ошибкам – пресловутый «человеческий фактор» никто не отменял. Рассказываем, как можно сократить издержки от рутинных процессов и повысить прибыль от бизнеса на примере реализованного проекта.

К нам в Soft Building обратился владелец интернет-магазина, работающего в сфере красоты. Его сотрудники (как продажи, так и логистика) тратили почти полный рабочий день на ручную обработку заказов, поступающих через сайт и социальные сети. Активных продаж: «допродаж», продвижения и поиска новых клиентов - при этом не было, так как менеджеры были загружены входящим потоком заказов. Собственник бизнеса хотел развития: более качественной работы с текущей базой клиентов и привлечения новых. Встал вопрос об увеличении штата и дополнительных инвестициях, что повлекло бы за собой увеличение занимаемых площадей, усиление налоговой нагрузки, нагрузки на сотрудников, ведущих кадровый и финансовый учет, выделение отдельных сотрудников для обучения нанятых, изменение бизнес-процессов. К нам владелец магазина обратился после того, как стало очевидно: прежде чем расширять штат, необходимо исчерпать все возможности по расширению текущим составом.

Магазин работал на базе «1С: УНФ» и обрабатывал около 120 заказов в день. Заказы поступали с сайта на платформе «1С-Битрикс», а также через WhatsApp и Instagram. Для организации продаж в социальных сетях использовался сервис Taplink. Процесс обработки заказов выглядел следующим образом:

1) клиент формировал заказ на сайте, в WhatsApp или Instagram;

2) на электронную почту отдела продаж поступало уведомление с данными о заказе;

3) менеджеры отдела продаж вручную вносили заказ в 1С Предприятие, проверяли его, связывались с клиентом, контролировали поступление оплаты и меняли статус заказа;

4) логисты отслеживали вручную в 1С появление заказа со статусом «в отгрузку» и осуществляли сборку;

5) после того, как заказ был собран, логисты приступали к формированию отправки на сайтах почтовых и курьерских служб: вручную вносили все необходимы данные о грузе и грузополучателе, и так по каждому заказу.

Встроенный модуль интеграции «1С-Битрикс» с 1С не работал, так как в стандартную конфигурацию 1С были внесены изменения. Поэтому для организации автоматического процесса обмена данными в информационных системах требовался иной подход.

Мы изучили бизнес-процессы магазина и разработали подсистему автоматизации обмена данными в информационных системах на базе существующей платформы «1С: УНФ». Подсистема включала в себя 3 модуля:

1. модуль интеграции «1С-Битрикс» и «1С: УНФ». Модуль запускал автоматический обмен данными между сайтом и базой 1С, в которой работали сотрудники. Менеджерам больше не нужно было вручную переносить заказы в базу с сайта и сверять данные.

2. модуль интеграции сервиса Taplink с конфигурацией «1С: УНФ». Модуль позволил обеспечить обмен данными о заказах, полученных из социальных сетей, с 1С.

3. модуль автоматизации сервиса доставки (или, другими словами, модуль интеграции «1С: УНФ» с API почтовых служб СДЭК и Почта России, которыми пользовался магазин для доставки заказов клиентам). С его помощью все данные для отправок заказов в формах курьерских служб заполнялись автоматически прямо из 1С.

· на 80% снизились расходы и трудозатраты на рутинные работы;

· на 40% ускорился процесс обработки заказов;

· на 90% сократилось количество рекламаций по причине «человеческого фактора»;

· исчезла потребность в найме дополнительного персонала;

· в отделе продаж, вследствие освободившего времени менеджеров, удалось внедрить технику активных продаж/допродаж, что дало увеличение среднего чека на том же количестве заказов;

· владелец запустил рекламную кампанию, с помощью которой был привлечен поток новых клиентов. Текущая команда интернет-магазина с ним справляется.

Инвестиции в проект составили около 500 000 рублей (стоимость разработки подсистемы автоматизации для конкретного магазина и ее внедрения), на весь процесс ушло 3 месяца работы. Немаловажным фактором успеха стала проведенная владельцем магазина работа по внедрению новых процессов в продажи за счет высвободившегося времени. Вложения окупились уже через месяц после внедрения.

Так, с помощью автоматизации участка бизнес-процесса, стало возможным достижение поставленных задач: проработка заказчиков, привлечение новых клиентов и рост доходности предприятия, выделение ресурсов для достижения цели, сохранение эффективного управления небольшой командой.

Пишите в комментариях, понравится ли вам результат.