7 жизненных случаев, когда товарный учет спасает деньги, время и нервы

Если у вас 1000+ позиций в ассортименте, 5+ офлайн торговых точек, 10+ поставщиков и регулярно не вовремя заканчивается товар, и вы все еще ведете учёт руками и живы, поздравляю, вы познали дзен, открыли третий глаз и достигли просветления. Для тех, кто еще нет, вот статья о том, как с помощью товароучетных программ сберечь деньги, время и нервные клетки.

Когда большой ассортимент

Актуальная ситуация в продажах ювелирных товаров, канцелярии, стройматериалов и комплектующих. Множество схожих позиций и просчитать на коленке, что продано, что нужно заказать, подвезти со склада, сделать приемку, даже вбить вручную товар в кассу ― настоящий ад для владельца бизнеса, даже если у него всего 1-2 магазина.

Быстро создать номенклатуру и обновлять остатки можно импортом из накладной поставщика в Excel. Вообще в идеале ― из электронной накладной, если с поставщиком налажен электронный документооборот. Сейчас можно получать УПД прямо на кассу и обновлять все остатки автоматически, без ручной работы.

Здесь есть свои нюансы. Если поставщиков товара много и на товар не нанесен заводской штрих-код - велика вероятность дублирования позиций в справочнике. Некоторые наши клиенты, например, сеть магазинов автозапчастей, создают внутренние системы кодирования товаров, задавая товару штрих-код и описывая характеристики. Такая работа, с одной стороны, требует времени, но, с другой, ― помогает продавцам легче ориентироваться в справочнике, быстро находить аналоги. Артикулы и коды помогают группировать товары и делать анализ продаж более прозрачным.

Чтобы свести ошибки кассира и пересорт к нулю, используйте проверочные отчеты. По ним легко найти ошибки даже в больших справочниках. Самые распространенные ― товар без цены, отрицательная наценка (перепутали себестоимость и розничную цену), минусовые остатки, дубликаты наименований, артикулов и штрих-кодов.

Чем меньше ошибок в базе ― тем меньше шанса у кассира ошибиться при продаже товара.

Когда открываете новые магазины

“Когда у нас было несколько магазинов, владельцы сами ездили по точкам, когда стали расширяться, то поставили товарный учёт” ― типичный опыт наших клиентов.

В товароучетных программах в режиме онлайн можно отслеживать остатки и сразу же решить ― нужно ли оформить заказ поставщику или переместить товар между точками. И для этого не нужно ездить по офлайн-точкам.

Когда закупаете товар

Позиции, которые плохо разбираются, конечно, лучше больше не заказывать. Когда у вас 50 позиций и 1 магазин ― такую аналитику несложно делать “на глазок”, но если 500 товаров и 20 магазинчиков, то уже сложнее.

На практике часто задача по контролю остатков и заказу ложится на продавцов, которые должны отслеживать сколько товара у них раскупили, что заканчивается, что заказать.

Для анализа продаж можно смотреть ABC/XYZ отчет. Он покажет те позиции, которые приносят вам больше всего выручки. Товары с категорией А обеспечивают 80% всей выручки за выбранный период, товары с категорией В - 15% всей выручки, а товары с категорией С – 5% соответственно.

Отчет дает ответы на самые популярные вопросы: Какая выручка была в прошлом месяце? Сколько я заработал? Каких товаров нужно закупать больше, а от каких стоит отказаться? В нём также рассчитывается товарный запас – на сколько дней хватит той или иной продукции исходя из объемов продаж. Из этого отчета можно сформировать заказ поставщику.

За стабильную выручку отвечает блок XYZ. На скриншоте видно, что у этих двух позиций показатель X – он отвечает за предсказуемость и стабильность спроса, колебания ― не выше 10%. Видно, что конфеты “Коровка” и “Дюшес” самые популярные и приносят магазину стабильную выручку. А значит, их надо постоянно держать в ассортименте.

Когда выставляете цену или делаете скидки

Нередко цену на товар и возможность сделать скидку определяет собственник, ориентируясь на профессиональное чутье.

В качестве дополнительного ориентира можно сравнивать свои цены с рыночными. В товароучетных программах это можно делать автоматически для тех товаров, которые продаются по штрихкоду. В “Управлении ассортиментом” можно посмотреть, например, блок "Анализ рыночных цен" – он покажет наиболее часто встречающуюся цену. Если товар плохо продается, может быть, выставлена слишком большая наценка и можно сделать скидку, чтобы он не залежался? Но при этом, конечно, надо учитывать и свою цену закупки и маржинальность товара.

Если повысили цену ― не забудьте распечатать новые ценники! Ведь требований никто не отменял - клиент имеет право купить товар по ценнику, указанному в торговом зале и Роспотребнадзор будет на его стороне. Хотите привлечь дополнительное внимание к скидкам? Используйте лучшие практики крупных сетей - печатайте ценники с перечеркнутой старой и подсвеченной новой ценой. Клиенты непроизвольно реагируют на товары со скидкой. Каждый из нас покупал что-то "очень полезное" со скидкой :))

Когда нужно контролировать сотрудников

В товароучетке легко стать “Большим братом” и удаленно следить за тем, кто, сколько и на какую сумму продаёт, чтобы оценивать эффективность персонала. Сразу видно, кто делает хорошие продажи, вовремя открывает смену, а в чьи смены проседает выручка, много возвратов и поздних открытий.

Если у кассира возвратов и списаний больше, чем продаж, это повод задуматься о дополнительной проверке. Возможно, этот сотрудник может часть денег забирать себе.

Когда у вас точка общепита

В общепите ведение технологических карт обязательно.

Если вести их в товароучетном сервисе, то можно отслеживать затраты на закупаемые ингредиенты и их расход и заранее отслеживать, когда заканчиваются продукты, чтобы блюда не попадали в стоп-листы.

Вручную рассчитать реальную себестоимость блюда почти невозможно. Мой любимый пример - овощной салат. Казалось бы, что проще. Но он состоит из 3-5 овощей, закупочная цена которых меняется каждую неделю или даже поставку. И это не считая сезонного колебания - цена на овощи зимой и летом отличается в разы! При таком непостоянстве цен важно не начать продавать себе в минус.

Выберите один из двух видов техкарт, укажите рецептуры блюд. В зависимости от выбранного типа техкарты ингредиенты будут списываться автоматически в момент продажи (например, кофе, который приготовили при вас) или в момент производства (например, хлеб, который испекли заранее).

Когда продаете составные товары или, наоборот, разбираете комплекты

Помните времена, когда сигареты можно было купить “поштучно”? Доход от продажи пачки поштучно в разы превышал розничную цену пачки. Этот опыт многие практикуют и сейчас, увеличивая свою прибыль от продаж. Например, мешок корма для животных можно перевести в весовой товар и продавать частями.

Сборка подарочных наборов, букетов, комплектов тоже помогает увеличить средний чек и продать не очень ходовой товар. Опять же, каждый из нас хотя бы однажды покупал что-то не очень полезное.

В товароучетке можно быстро и удобно учитывать продажу составных товаров. Собрать красивые подарочные наборы из косметики к 8 марта, вкусные рыбные тарелки к 23 февраля. Или, наоборот, сделать разукомплектацию мясной туши или канцелярского набора.

Бонус гайд: как наладить товароучет и освободиться от рутины:

• Создайте товарный каталог. Быстрее всего это сделать загрузив товары из excel или сканируя штрих-код
• Проведите инвентаризацию и внесите остатки в программу
• Отражайте все приемки и списания товара или поручите это ответственному сотруднику
• Делайте все продажи на кассе с указанием товара и количества. Такие продажи спишут остатки автоматически
• Настройте технологические карты, если у вас общепит или производство. Это поможет автоматически списывать ингредиенты при продаже
• Просматривайте отчеты об остатках товара и объемах продаж, делайте на основании отчетов заказы поставщику
• Контролируйте продажи по сотрудникам, это поможет оценивать их работу и грамотно рассчитывать вознаграждение

Хороших продаж!