5 способов принимать платежи и бить чеки на выезде: от привычных до неочевидных

Если принимаете оплату при доставке или оказании услуг на выезде, значит, вам нужно пробивать чек клиентам на месте. Есть несколько способов сделать это. В статье разбираем плюсы и минусы разных вариантов.

Выдать чек клиенту, если принимаете наличные или оплату картой, нужно ни раньше не позже, а именно в момент оплаты (письмо ФНС России от 10.07.2013 г. № АС-4-2/12406). Допустимое отклонение ― только 5 минут.

Расхождение во времени на чеках является нарушением 54-ФЗ (ст. 2,4 и 5), за которое ст.14.5 ч.2 КоАП РФ предусмотрен штраф (на должностных лиц ― от 1/4 до 1/2 от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей; на ЮЛ - от 3/4 до всей суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.)

Рассмотрим разные способы, с помощью которых можно принимать платеж и бить чеки на выезде.

Этот способ подходит тем, у кого есть собственный сайт с подключенным модулем платежной системы и облачной кассой. В этом случае клиент оплачивает товар или услугу на сайте и сразу получает электронный чек на email или в смс.

Плюсы

Не нужно покупать какое-то дополнительное оборудование для сотрудников.

Минусы

Нельзя принимать оплату наличкой. Кроме расходов на аренду облачной кассы (1500 рублей в месяц) вы платите комиссию за каждую транзакцию платежным сервисам ― в среднем это 3-4% от суммы перевода, что заметно выше, чем торговый эквайринг.

Можно принимать оплаты переводами на расчётный счёт. В этом случае вы используете облачную кассу. В личном кабинете кассы создаете счет на оплату и направляете клиенту на email, в смс или в мессенджерах — в виде ссылки или QR-кода. Клиент переходит по ссылке, переводит деньги на ваш расчётный счёт.

После чего в личный кабинет облачной кассы можно сформировать чек и отправить его клиенту на email или в смс.

Плюсы

Облачная касса стоит от 1500 ₽ в месяц. Договор с ОФД, как правило, включён в стоимость. Но дополнительно нужно купить фискальный накопитель.

Как правило, настройка кассы и помощь с регистрацией в ФНС и техподдержка включены в стоимость сервис.

Сотрудникам вообще не нужно никакое дополнительное оборудование

Минусы

Нельзя принять оплату наличными или по карте на месте и далеко не всем клиентам будет удобна такая оплата.

Плюсы:

Мобильные кассы обычно компактные, долго работают от аккумуляторов и оснащены встроенным модулем эквайринга, так что позволяют принимать оплату картой или по QR-коду. Можно выдать бумажный чек клиенту или отправить электронный, по выбору клиента.

Минусы

Самый большой минус ― это стоимость. Касса со встроенным эквайрингом стоит 23000-35000 рублей, плюс обязательный фискальный накопитель (на 15 месяцев 9000 ― 10000 рублей, а на 36 месяцев ― 14000-15000 рублей). Каждую кассу нужно зарегистрировать в налоговой, указав, что она будет использоваться для приема платежей на выезде. Плюс нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), ― около 3000 рублей. Включите также расходы на подключение к интернету ― от 100 рублей в месяц. Чтобы принимать оплату по карте, нужно подключить торговый эквайринг ― 1,8-3% с каждой транзакции.

Плюсы

Арендодатель помогает с регистрацией кассы в ФНС и несете ответственность за ремонт.

Нет необходимости выкладывать сразу большую сумму за покупку нескольких касс. Аренда кассы с ФН обойдется 2000–3000 рублей в месяц, а без ФН (но покупать его все равно придется отдельно) - от 1000 рублей в месяц. В эту стоимость, как правило, уже входит договор с ОФД.

Минусы

При долгосрочном, более года использовании арендованных касс расходы будут выше, чем при покупке.

Вместо кассы можно использовать и обычный смартфон, на который устанавливается специальное мобильное приложение для приема платежей и фискализации. Пока это не самый известный метод, хотя его уже предлагают несколько компаний в России.

Но чтобы фискализировать платеж по закону, касса ― облачная или физическая ― все равно понадобится.

Плюсы

С помощью мобильного приложения на смартфоне можно принимать любые виды платежей: наличные, по карте и по QR-коду. Для приема бесконтактной оплаты можно использовать только смартфоны на Android с чипом NFC ― но таких большинство на рынке.

При продаже покупатель получает электронный чек на email или в sms ― цифровой чек приравнивается ФНС к бумажному. (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Стоимость варьируется от 200 рублей до 1600 рублей в месяц на устройство. Есть сервисы с фиксированной ценой и с “плавающей”, в зависимости от числа устройств.

В принципе, любое количество смартфонов можно подключить к одной кассе. Данные о продажах с телефона будут уходить сначала на кассу, а затем в налоговую.

Такие сервисы, например “Мобильный кассир” Эвотора, также можно использовать для доставки маркированного товара. При продаже курьер сканирует код маркировки, а в чеке указывается код товара.

Если работаете по агентской схеме, то через мобильное приложение также можно вести расчеты с агентами и добавлять нужные реквизиты в чек.

Минусы

Касса, к которой вы подключаете смартфоны, должна была зарегистрирована в налоговой как “для выездной торговли”, а не стационарной. Если у вас уже есть одна касса для стационарной торговли, то по закону нужно будет взять еще одну ― для выездной.

С помощью мобильного приложения можно выпустить только электронный чек, но теоретически клиент может потребовать бумажный чек. В этом случае нужно сначала отправить клиенту электронный чек, а затем распечатать чек на кассе и привезти к клиенту. Если используете облачную кассу, чек можно распечатать через личный кабинет компании, у которой вы арендуете кассу. Можно также сделать интеграцию по API c мини-принтером чеков (стоимость 1500-4000 рублей) и оснастить ими курьеров. Но лучше заранее предупреждать покупателей, что вы отправите ему чек на почту или смской.

Для разных бизнесов подходят разные способы. Главное же ― учитывать требования закона и возможности ваших клиентов.