Не так страшен КЭДО, как его малюют
Если вы до сих пор считаете, что КЭДО слишком сложный, а сотрудники не будут подписывать документы этот материал для вас.
В интервью Анна Колонтаева, руководитель кадровой службы с 20-летним опытом ответила на частые вопросы и поделилась мнением, что делать, чтобы сотрудники не боялись присоединяться к системе КЭДО и подписывали документы вовремя.
В 2026 году КЭДО в России — это добровольная инициатива работодателя?
Переход на КЭДО в 2026 году остаётся добровольным правом работодателя, а не обязанностью. Это закреплено в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, введённых Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021
Какие документы на сегодняшний день нельзя вести только в электронном виде?
Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, четыре категории документов остаются бумажными:
-трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (регулируются отдельно);
-акт о несчастном случае на производстве;
-приказ (распоряжение) об увольнении;
-документы о прохождении инструктажей по охране труда с личной подписью работника.
Требуется ли согласие сотрудника и что делать, если часть сотрудников отказалась от перехода на КЭДО?
Да, переход на электронный документооборот возможен только с письменно оформленного согласия работника (ч. 5. ст. 22.2 ТК РФ). Без собственноручной подписи сотрудника такой обмен документами не будет юридически значимым.
Для новых сотрудников, не имевших трудового стажа на 31.12.2021, согласие на КЭДО не требуется - работодатель может сразу вводить для них электронный формат.
Работник вправе отказаться от перехода на электронный документооборот. При этом отказ не может служить основанием для увольнения или ухудшения условий труда.Для таких сотрудников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.
Почему сотрудники отказываются от КЭДО? Из-за чего доля отказов может быть выше?
Отказ чаще связан не с самим КЭДО, а с тревогами: за безопасность данных, из-за непривычного формата или страха не справиться.
Доля отказов может расти в зависимости от количества сотрудников, разрозненности рабочих мест, а также низкого уровня цифровой грамотности. Например, на производстве доля отказов может быть выше из-за недоверия к новым технологиям или нежелания осваивать новые инструменты.
Я рекомендую проводить обучающие мероприятия совместно с ит- службой, экспертами по информационной безопасности, а также юридическим отделом, разобрать частые причины и предложить понятные шаги.
В чем важность подписания документов сотрудником?
Своевременное подписание документов в КЭДО - это гарантия юридической чистоты кадровых процессов. Работодатель должен обеспечить условия для ознакомления и подписания, а сотрудник- соблюдать установленные сроки подписания.
В какие сроки сотрудник обязан ознакомиться и подписать документ в КЭДО?
В 2026 году сроки подписания документов в КЭДО остаются на усмотрение работодателя и должны быть закреплены во внутренних документах компании. Работодатель обязан установить и довести до сведения всех сотрудников чёткие сроки подписания документов в системе КЭДО, например, 1-3 рабочих дня с момента получения.
Что делать, если срок подписания сотрудником нарушен? Можно ли привлекать к дисциплинарной ответственности?
Проблема несвоевременного подписания документов - одна из самых частых при внедрении электронного кадрового документооборота. Электронная подпись придаёт документу ту же силу, что и собственноручная подпись на бумаге. Своевременное подписание подтверждает, что работник ознакомлен с содержанием документа, согласен с ним и предупреждён о своих правах и обязанностях. Работодатель может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, если такие последствия прописаны в ЛНА.
Также хочу отметить, что если сотрудник не подписал документ в установленный срок, но система зафиксировала доставку, ознакомление может считаться подтверждённым, важно это предусмотреть в ЛНА.
Что делать,чтобы сотрудники подписывали документы вовремя?
По опыту важнее использовать комплексные меры - от повышения мотивации до строгого контроля соблюдения сроков. Лучше стремиться к постепенному формированию культуры подписания: использовать автоматизацию напоминаний, регулярно проводить обучающие мероприятия или индивидуальные консультации по работе с системой КЭДО.
Как организовать работу в КЭДО для сотрудников, которые не имеют постоянного доступа к компьютеру или интернету? Например, для сотрудников производственных компаний?
На производстве часто работают сотни и тысячи сотрудников, многие из которых не имеют постоянного доступа к компьютеру или интернету. Рабочие места могут быть распределены по цехам, сменам, филиалам, что затрудняет переход в систему КЭДО. Значительная часть производственного персонала не привыкла работать с электронными системами, ЭП (электронной подписью) и мобильными приложениями.
Для внедрения КЭДО нужно организовать рабочие места с доступом к информационной системе, например, установить терминалы, планшеты, компьютеры в зонах отдыха или на проходных.
Организовать обучение и постоянную поддержку при работе в системе. Важно обеспечить поэтапное внедрение КЭДО, это поможет снизить уровень тревоги и страха перед новым инструментом, а в результате получить ряд преимуществ: ускорение процессов, снижение затрат на бумагу и хранение, повышение прозрачности и управляемости кадровых процессов.
По вашему мнению лучше внедрять систему КЭДО поэтапно?
Да, по опыту внедрения могу сказать, что поэтапное внедрение - это наиболее экологичный способ. Сначала внедряется подписание одного документа, запускается пилот на фокус-группе сотрудников, получается обратная связь. Затем, при необходимости, вносятся изменения в процесс, он ещё раз тестируется, и только после этого происходит масштабирование.