Платформа Планум: корпоративное планирование и аналитика с быстрой и простой интеграцией

Почему мы решили оставить взаимодействие пользователей с системой корпоративного планирования в Microsoft Excel, несмотря на общий тренд ухода от Excel, как от системы планирования.

Уникальность системы состоит в том, что пользователь может создавать планы и сценарные прогнозы полностью в Microsoft Excel и при этом пользоваться всеми преимуществами полноценной системы обработки и структурирования баз данных, построенной на базе OLAP-кубов.

Наша платформа для бюджетирования достаточно универсальна и может подойти всем, кто работает с большим массивом информации, который требуется как-то структурировать, а также описать формулами связи между элементами. Все преимущества Планум оценят те, кто регулярно работает со справочниками данных, и кому требуется регулярный сбор и перерасчет моделей.

Например, платформу можно использовать как для финансов, так и планирования производства, HR и маркетинга. Однако на первом этапе продвижения мы сосредоточились именно на финансовом планировании и аналитике.

Планум как самостоятельный продукт вырос органически из нашей основной деятельности по внедрению систем корпоративного планирования для крупнейших холдингов РФ.

Наши эксперты имеют более чем 10 летний опыт внедрения автоматизированные системы управления результатами бизнеса уровня IBM Planning Analytics, Oracle Hyperion, Anaplan и 1С. Это комплексные решения для бизнеса, которые помогают связать все процессы – от производства до финансов – в одну модель, будь то операционную или финансовую.

Внедрение таких систем – долгосрочный процесс и может занимать до 1 года. Он предполагает многоступенчатый подход, в рамках которого проводится анализ бизнеса, прорабатывается методология учета и пишется код.

Однако, наша практика показала, что часто в бизнесе появляются запросы на масштабирование системы, которое сложно вписать в существующую архитектуру. Например, если система заточена на определенный вид деятельности, объем информации и на определенную методику сбора данных, то ввести в периметр системы новый актив или бизнес-процесс может быть не так легко.

Помимо этого, у бизнеса может быть множество пользовательских таблиц Excel для детализированных вычислений, которые не подпадают под автоматизацию в крупных системах из-за объема дополнительных трудозатрат. При этом простота Планум позволяет автоматизировать даже такие задачи.

Еще к одной категории рисков для заказчиков можно отнести и то, что их бизнес может находиться на стадии роста, а значит, все бизнес-процессы меняются очень быстро, что долгосрочное внедрение ПО для бюджетирования может быстро потерять свою актуальность. В итоге финансы продолжают работать в Excel-файлах. Мучиться, но работать.

На профессиональных тусовках мы часто сталкиваемся с мнением, что надо полностью уходить от Excel в планировании и бюджетировании. Однако, когда мы детальнее расспрашиваем о процессах планирования в компании, расчетах, сценарном моделировании, оказывается, что многое из этого массива работ сотрудники все равно закрывают за счет использования Excel.

И мы пришли к логичному выводу, что Excel это наиболее понятный и удобный формат взаимодействия с данными в компании. А значит надо взять эти преимущества, убрать недостатки и сделать полноценное бизнес-приложение на базе устоявшихся и всем понятных принципов.

За рубежом практика использования платформ с подобной архитектурой получила широкое распространение: среди продуктов-аналогов Datarails, Cube, Vena. Наличие конкурентов может говорить о спросе на такого вида ПО и высоком потенциале ниши.

Мы выделяем три особенности, сочетание которых помогает полностью раскрыть функционал платформы для планирования.

Ключевая идея продукта – легкость адаптации. Поскольку пользователь работает через привычный интерфейс Excel, время на обучение существенно сокращается. Сейчас обучение не превышает 1 рабочий день.

Хранение всех данных компании осуществляется на сервере, что обеспечивает быстрый доступ к ним, а также обмен информацией между пользователями в реальном времени.

Полноценный обмен данными с другими бизнес системами, как 1С, IBM Planning Analytics, SAP за счет поддержки REST API.

Часто в корпоративном планировании основную сложность представляет обеспечение нужной детализации данных. Например, у конкретных проводок могут отсутствовать некоторые признаки, которые позволили бы однозначно определить ту или иную аналитику в бюджетной системе. Пользователи вынуждены делать это вручную, на что тратится очень много времени.

Планум позволяет при загрузке данных, например, из 1С, настроить очень гибкие правила мэппинга, которые автоматически определяют нужные аналитики, чтобы разнести данные по нужным сегментам. Это позволяет пользователю за пару кликов загрузить необходимый объем фактических данных в систему и провести полноценный план-факт анализ.

У растущих компаний, где каждый год добавляются новые бизнесы, появляются новые дочерние организации, есть все те же проблемы при работе с Excel-файлами, однако в автоматизацию они не идут. Причина простая: тот бизнес процесс, который автоматизировали, просто станет неактуальным через некоторое время, и систему для бюджетирования придется переделывать.

Наше решение уже применялось для ряда компаний, с коэффициентом роста ~50% в год за счет органических и инвестиционных факторов. В компаниях группы обычно стоят собственные ERP, не связанные единой учетной политикой. Сбор фактических данных в такой ситуации становится сложной задачей: анализировать деятельность группы можно на самом верхнем уровне и с большим временным лагом. Это скрывает точечные проблемы бизнеса, а когда они обнаруживаются, то принятые решения уже не так эффективны.

Внедрение Планум позволило объединить сбор данных в одну модель, ускорить процесс сбора информации в 10 раз и добавить все необходимые аналитики в отчетность. В результате у компаний появился точный инструмент для план-фактных отчетов, который позволял отследить, как бизнес идет к целям в нужных деталях.

Прослеживаемость формул и связей помогает сделать процесс планирования прозрачным до мельчайших проводок, тем самым повысить точность анализа и планирования результатов бизнеса. Однако не всегда мощное ПО предоставляет такую возможность из коробки и компании вынуждены снова переносить работу в Excel и снова сталкиваться с проблемами низкой производительности и человеческими ошибками.

Планум позволяет анализировать любое значения с просмотром формул и возможностью в едином окне сразу увидеть, как считается каждый компонент формулы, а также с возможностью по необходимости поменять исходные данные. Также в платформе для финансов есть встроенный механизм drill-down, который позволяет прослеживать цепочку от целевого отчета до проводок 1С. При этом не требуется никакая дополнительная настройка.

В компаниях, использующих Excel для финансового планирования и аналитики, часто сталкиваются с риском человеческих ошибок, особенно когда требуется переделать модель, пересчитать какие-то показатели, изменить формулы. Все эти операции производятся вручную, поэтому риск того, что кто-то ввел не тот знак, не дотянул справочник, не убрал задвоение многократно повышается. В итоге финансовые аналитики вынуждены постоянно перепроверять данные, а также регулярно устраивать сверки со всеми центрами финансовой ответственности.

В Планум предусмотрен контроль ввода данных. Например, если кто-то из сотрудников ввел что-то неправильно, то система выдаст ошибку. Кроме того, система записывает все изменения, которые были сделаны пользователями.

После того как план или бюджет готов, может оказаться что главные вводные параметры сильно изменились. Для актуализации плана нужно иметь гибкий инструмент, который позволит и вводные поменять и увидеть, как изменились итоговые расчеты от исходных

Наша платформа для бюджетирования поддерживает сценарное моделирование, пользователь может добавлять сценарии с другими константами и видеть как все изменилось по сравнению с предыдущим сценарием.

Сейчас наша команда активно работает над разработкой веб-интерфейса, чтобы пользователи могли быть полностью защищены от возможных проблем с Excel. Кроме того, работа через веб-интерфейс позволит работать с данными с любого устройства, даже с телефона.

Опыт нашей команды в сфере разработки и внедрения информационных систем для автоматизации управленческого учета, планирования, бюджетирования и финансовой консолидации составляет более 10 лет.

Мы начали самостоятельную деятельность в 2019 года как системный интегратор Intapplex, который специализировался на внедрении и сопровождении автоматизированных систем управления результатами компании. В течение первого года работы компания стала серебряным партнером IBM.

Наш опыт автоматизации процессов планирования и бюджетирования бизнеса включает такие сферы, как Банковский сектор, Инфраструктура, Строительство, Агробизнес, Логистика, Ритейл, Финансовые услуги, Горная добыча, Транспорт.

Анна — эксперт в области внедрения систем бизнес-аналитики. Анна принимает участие в проектах по автоматизации финансовых бизнес-процессов в крупных компаниях в России и СНГ.

Анна разрабатывает архитектуру систем, проводит ИТ-аудит и консультирует по широкому спектру вопросов автоматизации.

Анна присоединилась к команде Планум в 2021 году и заняла одну из ключевых ролей в проекте. Под руководством Анны созданы и развиваются основные механизмы платформы, а также собственный OLAP-движок.

Никита более 10 лет занимается внедрением продуктов класса EPM/CPM (Enterprise/ Corporate performance management). Принимает участие в проектах по автоматизации планирования, бюджетирования и финансовой консолидации для крупнейших российских холдингов. Никита имеет международные сертификаты и научные публикации в области решений по бизнес-аналитике. Опыт Никиты включает проекты для более чем 10 отраслей, в числе которых разработка рекомендаций к учетным системам по сближению МСФО и РСБУ, формирование требований и консультирование по выбору платформ бюджетирования и производственного планирования для федеральных сетей розничной торговли и крупной нефтяной компании, разработка архитектуры и оптимизация решений на базе различных платформ.

Никита является основателем проекта Планум и стремится сделать процесс автоматизации планирования и бюджетирования простым, функциональным и доступным для всех компаний, в том числе для малого и среднего бизнеса.

Мы готовы к активному сотрудничеству с компаниями интеграторами. Поэтому, переходите по этой ссылке и оставляйте свои контактные данные. Мы будем рады обсудить все условия сотрудничества и предложить выгодные условия.