Как подписывать электронные документы в условиях карантина на Legium.io

В закладки
Аудио

Крупные и не очень компании закрывают офисы, ограничивают встречи, переводят сотрудников на удаленно работу. Первая проблема в сложившейся ситуации — коммуникация, достаточно успешно решается. Вторая проблема — подписание документов. И здесь решений не так много. Давайте разберем.

Бесконтактная доставка

Службы доставки продуктов и товаров массово переходят на доставку до двери. Курьерская доставка документов не исключение.

«Звонишь в офис, сообщаешь о доставке, оставляешь конверт и уходишь»

По пути в офис слышу я инструкции курьеру от менеджера по доставке.

У меня, как у юриста моментально появляются вопросы:

«Как подтвердить, что документы действительно доставлены, если курьер не проверяет данные получателя?»

«Может ли конверт потеряться, если таких бесконтактных доставок будет несколько и кто-то возьмет чужую посылку?»

Стоит ли говорить, что в условиях кризиса нести дополнительные расходы на курьеров — это роскошь, которую могут позволить себе лишь немногие. Какие есть альтернативы?

Электронный документооборот

По экспертным оценкам участников рынка, электронный документооборот реализован в среднем только у 10% компаний.

Когда мы проводим презентацию Legium.io нам очень часто говорят: “У нас уже есть электронный документооборот”.

Тогда мы спрашиваем: “Какой процент контрагентов подписывает документы электронно?”

В среднем "электронных" контрагентов около 15%, все остальное — бумага.

Получается парадоксальная ситуация: у большинства компаний уже есть электронная подпись для сдачи отчетности, но документы все равно подписывают на бумаге.

Почему?

Основная причина — не удобно. Нужно получить сертификат на сотрудника, который отвечает за подписание документов. Нужно настроить ключ электронной подписи. Нужно выбрать оператора электронного документооборота. Нужно разобраться с роумингом, если у контрагента другая система ЭДО.

Более подробно о том, почему до сих пор используют бумажные документы — точка зрения бухгалтера.

В условиях карантина получение электронной подписи в офисе удостоверяющего центра с обязательной идентификацией по паспорту — уже серьезный барьер. Неизбежно? Вовсе нет.

Когда мы проектировали систему электронного документооборота будущего, мы даже не догадывались, какие испытания ждут бизнес будущего.

Перед нами стояли две задачи:

- Полностью дистанционное получение электронной подписи;

- Полностью законное подписание документов.

Подписать можно любой pdf документ.​

Для каждого документа формируется уникальная страничка.

Ссылку на подписание документа можно отправить другой стороне любым удобном способом — в мессенджере или электронной почте. Контрагент обязательно увидит и подпишет.

Затем достаточно ввести номер телефона и Legium.io пришлет одноразовый пароль для подписания документа.

Удаленная идентификация

Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц Legium.io просит сделать оплату со счета в размере 1 руб. Таким образом и происходит идентификация.

Когда был открыт счет, сотрудник банка установил и подтвердил личность руководителя организации. Теперь любой платеж со счета означает, что это сделал лично руководитель.

Оплата комиссии за регистрацию в Legium.io = подтверждение личности.

Что касается физических лиц, Legium.io просит прислать видео-селфи с паспортом. Нейронная сеть проверяет фотографии на соответствие и наличие подделок. Кроме того, проверку проходят данные паспорта и принадлежность номера телефона пользователю. Одним словом, идентификация как в каршеринге.

После подписания документа обеими сторонами Legium.io автоматически формирует сертификат онлайн-подписи, который вы можете распечатать.

Кроме того, всем сторонам сделки приходит «поздравительное» сообщение.

Желаем всем крепкого здоровья, сил, терпения и не утратить стремления меняться. Это позволит всем нам преодолеть любые кризисы, эпидемии и депрессии. Все будет хорошо!

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Иван Хаустов", "author_type": "self", "tags": ["\u043a\u043e\u0440\u043e\u043d\u0430\u0432\u0438\u0440\u0443\u0441"], "comments": 11, "likes": 18, "favorites": 27, "is_advertisement": false, "subsite_label": "tribuna", "id": 113143, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 18 Mar 2020 16:59:33 +0300", "is_special": false }
0
11 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Можете пояснить за законность? Налоговая примет?

Ответить
1

"При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться все виды электронных подписей" - ПИСЬМО ФНС ОТ 20 ФЕВРАЛЯ 2018 Г. № ЕД-4-15/3372

Более подробно:

Ответить
0

а сч-ф можно?

Ответить
2

Как юрист юристу:

Согласно а.2 п.1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. 

В силу п. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением между участниками электронного взаимодействия". 

Согласно п. 3 ст. 4 Закона об электронной подписи «к принципам использования электронной подписи относится: недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа на имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе". 

Таким образом, при наличии соглашения между сторонами (об этом в комментарии ниже), счет-фактура, подписанный неквалифицированной электронной подписью, признается документом, выставленным на бумажном носителе.

Ответить
0

Круто! надо пробовать)

Ответить
0

В налоговую можно отправить с вашей подписью? Или это только обмен документов между юр лицами? 

Ответить
0

Для отчетности свои сервисы. Через Legium.io можно подписывать документы между контрагентами и при запросах налоговой - легко и быстро их предоставить.

Ответить
0

"Когда был открыт счет, сотрудник банка установил и подтвердил личность руководителя организации. Теперь любой платеж со счета означает, что это сделал лично руководитель."

..а если оплачивал вашу платёжку ГБ например, вы также будете считать, что это сделал лично руководитель?

Ответить
2

Многочисленная и многолетняя судебная практика выработала простое правило: "Если счет оплачен - договор заключен." Даже если нет единого документа, на бумаге, с живыми подписями. 
Следовательно, если платеж от имени юридического лица совершен с собственноручным назначением платежа "Присоединение к Legium.io для обмена электронными документами" - это воля юридического лица, не важно, кто именно платеж совершал. 
Когда мы говорим о токене с квалифицированной подписью ГД - мы презюмируем, что это ГД подписывает, но на практике это далеко не всегда так. Так и с платежкой.

Ответить
0

Из статьи не понял, как используется электронная подпись в вашем сервисе ..
Юридическая значимость достигается за счёт живой подписи, либо за счёт ЭП.
Вы для своих клиентов используете ЭП?

Ответить
1

Собственноручных подписей нигде нет, только электронные. 

В силу а. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. 

П. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. 

Обращаем внимание, что упоминание электронной подписи исключено из п. 2 ст. 160 ГК РФ, из чего можно сделать вывод, что теперь для использования электронной подписи не требуется, чтобы ее использование было предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон.

Что касается соглашение - каждый пользователь при регистрации присоединятся к коллективному соглашению об обмене электронными документами через Legium.io - это соглашение заключено в письменной, но электронной форме в силу п. 1. ст. 160 ГК РФ.  

Ответить

Прямой эфир