Фрилансеры/самозанятые: как заказчику лучше организовать работу с ними
В данной статье эксперты Два ПиЭр.Консалтинг (https://2pir.org) подскажут:
- как работать с самозанятыми/фрилансерами без правовых рисков для заказчика;
- как найти или проинтегрировать платежный шлюз с подобными исполнителями.
Самозанятые – это граждане, которые выполняют работы и (или) оказывают услуги (исполнители) по гражданско-правовым договорам и получают за это вознаграждение (консультанты, юристы, айтишники и пр.). В законодательстве отсутствует нормативная дефиниция самозанятости, но существуют критерии для её определения. Для самозанятых установлены ограничения: (а) по видам деятельности (не все виды деятельности можно осуществлять в качестве самозанятого) и (б) по годовому доходу (предел в 2,4 млн рублей). Налоговая ставка фрилансера выгодна по сравнению с обычным НДФЛ и на текущий момент составляет 6% при работе с юридическими лицами/ИП (заказчиками).
Однако, при работе с фрилансерами у заказчиков могут возникнуть правовые риски. Это особенно актуально в следующих случаях:
- Заказчик взаимодействует с самозанятыми в среднем не менее 3-х месяцев;
- Количество привлеченных заказчиком самозанятых 10 и более;
- Каждый самозанятый получает среднемесячный доход свыше 20 тыс. рублей;
- Самозанятый был официально трудоустроен у заказчика предыдущие 2 года по трудовому договору;
- Ваша компания - единственный заказчик, с которым взаимодействует конкретный самозанятый.
ФНС распознает подозрительные сделки с помощью автоматизированной системы, отслеживая чеки самозанятых и инициируя выездные проверки. При наличии фактов нарушений, ФНС может передать данные привлеченных заказчиком фрилансеров в трудовые комиссии. В результате этого отношения с самозанятыми могут быть признаны судом трудовыми, а налоги и страховые взносы за время работы с ними могут быть доначислены.
Чтобы минимизировать риски, мы предлагаем организовать работу с фрилансерами поэтапно:
1. KYC
Проверяем исполнителя-самозанятого как плательщика налога на профессиональный доход на сайте https://npd.nalog.ru/check-status/ ( + убедимся, что его статус актуален, т.е. Вам не надо удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы, а чеки самозанятого нужно учитывать в расходах).
2. Документооборот
Корректно составляем гражданско-правовой договор (ГПХ) ( + убедимся, что в ГПХ отсутствуют формулировки, аналогичные трудовому договору (однотипные обязанности, подчинение внутренним правилам заказчика, чёткий график работы, установленное место работы, премия или другие компенсации (питание, предоставление оборудования компании); детально укажем предмет договора (в соответствии с видом деятельности самозанятого), согласуем конкретное (разовое) задание (с временным ограничением (окончанием) оказания услуги), учтём конечный результат (составим акт оказанных услуг, т.е. исключим длящийся характер услуги).
3. Администрирование платежей
Запрашиваем чеки самозанятого, проверяем их подлинность по QR-коду, сверяем указанное наименование услуги, выплачиваем вознаграждение за конкретную услугу ( + убедимся, что это не фиксированная стоимость, выплачиваемая на регулярной основе и в зарплатные периоды) - предпочтительно, чтобы суммы варьировались и выплачивались, например, раз в неделю, месяц или квартал (не аналогично заработной плате штатного работника).
4. Автоматизация выплат самозанятым
Выбираем техническую платформу для быстрой и безопасной интеграции ( + договариваемся с банками о подключении к подходящему сервису с оптимальными для заказчика тарифами).
Чем мы поможем помочь?
Эксперты Два ПиЭр.Консалтинг могут оказать Вам содействие при:
- Подготовке договоров с самозанятыми, проведении аудита имеющих документов с целью минимизации возможных рисков или при проверке государственных органов
- Выборе оптимального платёжного решения с автоматическим контролем и мониторингом отчётности самозанятых исполнителей