«Спасибо, Таня» — русскоязычная консьерж-служба для российских предпринимателей за рубежом

Помогает избавиться от рутинных задач и освободить время для более важной работы.

Меня зовут Борис Гончаров, мне 33 года. Вместе с Владимиром Кудиновым мы создали сервис «Спасибо, Таня».

Идея

Три года назад я уволился с работы, решил начать свое дело, открыл компанию и переехал в Калифорнию — штат предпринимателей и стартаперов. После этого количество моих ежедневных задач постоянно увеличивалось. Оформление документов, оплата налогов, поиск клиентов, работа с контентом, выплаты фрилансерам, контракты.

Рутина накапливается как снежный ком, и рабочего времени уже не хватает. Кажется, что вот-вот ты все решишь, жизнь наладится и можно будет отдохнуть. Но за одним телефонным звонком следуют второй и третий. Электронная переписка превращается в вереницу задач, требующих решения, а множество карточек в Trello напоминает гору, на которую никак не взобраться. Чеки из разных почтовых ящиков некогда собрать в Quickbooks или Xero.

За три года я превратился в машину решения проблем. Теперь я получаю удовольствие, когда мне сразу отвечают на письмо, с первого раза понимают мою просьбу или когда договор подписан, и больше не нужно его переделывать. Моя жизнь стала напоминать тетрис, где скорость падения новых фигур увеличивается после очищения очередной линии.

В поисках решения

Неужели все задумано именно так? А удовольствие и кураж от собственного дела? Где та романтика бизнеса, когда ты сосредоточен на стратегии развития компании, новых идеях и продуктах? В поисках решения я прочитал множество статей, пока не наткнулся на книгу Тима Феррисса "The 4-Hour Workweek". Она произвела на меня огромное впечатление, я начал переосмысливать все рабочие процессы и логику своей деятельности. Основной лейтмотив книги изложен в картинке ниже.

Схема деятельности из книги Тима Феррисса
Схема деятельности из книги Тима Феррисса

Решив сотрудничать с ассистентами, для отдельных задач я начал нанимать специалистов из Индии, Пакистана, Филиппин через платформы вроде Upwork и Freelancer. Это немного ускорило работу, но мелкие обязательства остались, облепив меня, как муравьи оленя.

Я решил нанять помощника на постоянную работу, чтобы объяснить ему большинство вещей, которые делал сам. Еще я хотел попробовать общаться с ним по-русски, чтобы избежать двойного эффекта испорченного телефона. Это было лучшее управленческое решение за последние годы.

Я выбрал ассистента из Украины. Первые дни ушли на обучение работе с инструментами: Google Documents, Xero, Slack, Trello, Telegram, Transferwise, Wordpress, Airtable, Evernote, YouTube и так далее. Для постановки задач я записывал пятиминутные видео с экрана, где показывал, как пользоваться тем или иным сервисом. Это оказалось полезнее текстовой инструкции или рассказа в Skype, ведь ролик можно было пересмотреть и повторить действия с экрана.

Постепенно повышая сложность задач, мы составили почти автономный график повторяющихся дел и выработали подход к решению разовых и срочных задач. В процессе работы у меня ассистент сменился, но сохранившиеся записи с экрана, инструкции и задачи в Trello помогли совершить передачу дел безболезненно.

Спустя несколько месяцев многие друзья и коллеги узнали про изменения в моей жизни. Им стало интересно узнать о моем подходе к найму ассистентов и постановке задач. Через некоторое время мы с Владимиром Кудиновым решили использовать накопленные знания. Мы хотели создать сервис, который помог бы русскоязычным предпринимателям в США освободить часть своего времени от рутины и обратить внимание на более важные вещи. Так родилась идея «Спасибо, Таня» — первого в США русскоязычного консьерж-сервиса.

Функциональность

Ассистенты помогают в:

  • Поиске и сортировке информации (переслать доверенность в другую страну, составить инструкцию, заверить документ).
  • Оформлении бухгалтерии (распределить расходы в программах вроде Quickbooks или Xero).
  • Привлечении клиентов (найти по заданным параметрам и договориться с потенциальными партнерами по заданной схеме).
  • Контент-менеджменте (наполнить информацией сайты и соцсети, принять и оплатить работу фрилансеров, расставить ссылки реферальных программ).

Тарифы

Экономия времени превращается в стиль жизни. Если можешь что-то делегировать — делай это. Потенциал роста человека и бизнеса зависит от того, можно ли передать другому проверенные методики и задачи. С каждым разом постановка задачи будет занимать все меньше и меньше времени. На некоторые вопросы ассистент сам найдет ответы и примет верное решение.

Мы подбираем помощника по заявке заказчика. От требований зависит выбор тарифа:

  • Pool — $400 в месяц. Вы получаете ассистента на два часа работы в день. В месяц так освобождается до 42 часов.
  • Personal — $800 в месяц. Выделенный персональный ассистент на шесть часов в день, который будет работать только над задачами своего заказчика.
  • Genius — $1400 в месяц. Выделенный персональный ассистент на 8 часов в день с превосходным уровнем владения английским языком.

Все ассистенты обучены правилам деловой переписки, работы с документами, владеют письменным английским языком, работают в программах Google Docs, Trello, Wunderlist, Telegram, Slack, Dropbox, Evernote, Google Drive, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest, Google Calendar.

 Вы тоже можете рассказать о своём проекте, как автор этого материала. Соберите побольше информации — и публикуйте материал в подсайте «Трибуна».
1212
24 комментария

А интересно, как решается вопрос конфиденциальности огромного количества личной информации?

8
Ответить

Вопрос с передачей кредитки решается через создание виртуальной карты, на которую кладешь нужну сумму денег. Как вариант — https://privacy.com/
Пароли передавать можно через LastPass, там есть возможность скрыть пароль от глаз ассистента — https://blog.lastpass.com/2016/01/tips-for-securely-sharing-passwords.html/

3
Ответить
Комментарий удалён модератором

Все зависит от задач, которые есть в Вашем бизнесе. Есть огромное количество тасков, которые можно делегировать не боясь за безопасность.

1
Ответить

Извиняюсь но личный ассистент 500-600$ (спб) с полным перечнем работ и личным присутствием. за 1400$ можно лучшего в мире ассистента нанять. зачем за удаленнку столько платить? на удаленке у меня помощники за 83$ в месяц работают (2 часа в день).
не совсем понял в чем смысл...

5
Ответить

А в Калифорнии тоже? У автора текста "ассистент с личным присутствием" означает человека в Калифорнии. Там я думаю меньше 3-4 штук баксов никто из кандидатов не заинтересуется.

Ответить

Интересно, есть ли подобное для российских предпринимателей?
Кроме бухгалтерии от "Кнопки" с бизнес-ассистентом, что-то ничего не припомню.

Ответить